Các Hồ Sơ và Các Báo Cáo

Vị giám trợ giám sát việc lưu giữ hồ sơ của tiểu giáo khu.

Mỗi tiểu giáo khu nên có một thư ký tiểu giáo khu hội đủ điều kiện, có năng lực. Họ được đề cử bởi giám trợ đoàn và được kêu gọi cùng phong nhiệm bởi một thành viên trong chủ tịch đoàn giáo khu hoặc một ủy viên hội đồng thượng phẩm đã được chỉ định. Người này phải nắm giữ Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc và có giấy giới thiệu đi đền thờ hiện hành. Người này là thành viên của hội đồng tiểu giáo khu. Người này tham dự các buổi họp tiểu giáo khu như được cho biết trong phần 29.2.

Người thư ký tiểu giáo khu làm việc dưới sự hướng dẫn của giám trợ đoàn. Các phụ tá thư ký tiểu giáo khu có thể được kêu gọi để giúp đỡ.

Các công cụ lưu giữ hồ sơ của Giáo Hội cung cấp cho các vị lãnh đạo quyền truy cập vào danh sách tín hữu. Những danh sách này có thể giúp các vị lãnh đạo nhận ra:

• Các tín hữu nào chưa tiếp nhận các giáo lễ mà họ hội đủ điều kiện để nhận được.

• Các thanh niên và thiếu nữ nào hội đủ điều kiện để đi truyền giáo.

• Các thanh thiếu niên nào không có giấy giới thiệu đi đền thờ hiện hành.

• Các thanh thiếu niên nào cần phải được lên lịch trình để nhóm họp với một thành viên trong giám trợ đoàn.

Những người lãnh đạo nhóm túc số và tổ chức phải có quyền truy cập các danh sách của những người thuộc nhóm túc số hoặc tổ chức của họ.

Họ và tên hợp pháp của một người, như đã được quy định bởi pháp luật và phong tục địa phương, nên được sử dụng trên hồ sơ tín hữu và trên các giấy chứng nhận về giáo lễ.

Những cá nhân sau đây là tín hữu có hồ sơ và cần phải có hồ sơ tín hữu:

• Những người đã chịu phép báp têm và được làm lễ xác nhận

• Những người dưới 9 tuổi đã được ban phước nhưng chưa được báp têm

• Những người không có trách nhiệm giải trình vì bị thiểu năng trí tuệ, bất kể tuổi tác

• Trẻ em dưới 9 tuổi chưa được làm lễ ban phước khi cả hai điều kiện sau đây được áp dụng:

  • Ít nhất người cha hoặc mẹ hay người ông hoặc bà là tín hữu của Giáo Hội.

  • Cả cha và mẹ đều cho phép lập một hồ sơ. (Nếu chỉ người cha hoặc người mẹ có quyền giám hộ hợp pháp của đứa con thì sự cho phép của người cha hay mẹ đó là đủ.)

Một người 9 tuổi trở lên có một hồ sơ tín hữu nhưng chưa được báp têm và làm lễ xác nhận thì không được coi là một tín hữu có tên trong hồ sơ. Tuy nhiên, tiểu giáo khu nơi mà người đó sinh sống giữ hồ sơ tín hữu đó cho đến khi người ấy 18 tuổi. Vào thời gian đó, nếu người đó chọn không chịu phép báp têm thì vị giám trợ hủy bỏ hồ sơ tín hữu đó. Sự cho phép của chủ tịch giáo khu là bắt buộc.

Các hồ sơ không bị hủy bỏ cho những người nào đã không được báp têm vì bị thiểu năng trí tuệ, trừ khi được người ấy hoặc một người giám hộ hợp pháp yêu cầu, kể cả người cha hay mẹ.

Thư ký tiểu giáo khu hoặc một phụ tá thư ký tiểu giáo khu liên lạc với các tín hữu mới trong tiểu giáo khu ngay sau khi nhận được hồ sơ tín hữu của họ để xem xét Bản Tóm Lược Giáo Lễ của Cá Nhân cho chính xác.

Tất cả hồ sơ tín hữu sử dụng tên hợp pháp của một người, theo quy định của pháp luật hoặc phong tục địa phương. Điều này bao gồm cả con cái của cha mẹ đã ly hôn.

Trẻ em có cha mẹ ly dị thường tham dự các buổi nhóm họp của Giáo Hội trong tiểu giáo khu của cha lẫn mẹ. Mặc dù chỉ có một đơn vị có thể lưu giữ và cập nhật hồ sơ tín hữu chính thức của một đứa trẻ, nhưng một hồ sơ tín hữu ngoài đơn vị có thể được lập trong tiểu giáo khu thứ hai nơi mà em ấy tham dự. Hồ sơ này cho phép tên và thông tin liên lạc của đứa trẻ được gồm vào các danh sách của tiểu giáo khu và bản điểm danh của lớp học.

Trẻ em có hồ sơ tín hữu ngoài đơn vị có thể nhận được sự kêu gọi trong đơn vị đó.

Nếu một tín hữu dọn đi trong khi các hạn chế chính thức về vai trò tín hữu hoặc một mối quan tâm nghiêm trọng khác đang chờ giải quyết, thì vị giám trợ hoặc một thư ký được cho quyền có thể đặt vào hồ sơ tín hữu một hạn chế khi dọn đi. Ông ấy sử dụng hệ thống LCR để làm điều này.

Một hồ sơ có một hạn chế khi dọn đi sẽ không được dọn đến một đơn vị mới cho đến khi vị lãnh đạo chức tư tế là người đã đặt sự hạn chế đó cho phép loại bỏ nó.

Xin xem chương 18.

Mỗi năm, thư ký giáo khu hoặc một phụ tá thư ký giáo khu bảo đảm rằng một cuộc kiểm toán hồ sơ tín hữu phải được thực hiện trong mỗi tiểu giáo khu bằng cách sử dụng hệ thống LCR. Các cuộc kiểm toán cần phải được hoàn tất trước ngày 30 tháng Sáu mỗi năm.

Chúa đã truyền lệnh rằng “lịch sử về tất cả những điều quan trọng” liên quan đến Giáo Hội của Ngài phải được viết ra và lưu giữ (Giáo Lý và Giao Ước 69:3; xin xem thêm câu 5; An Ma 37:2).

Mỗi đơn vị trong Giáo Hội phải ghi lại tất cả các vấn đề quan trọng liên quan đến đơn vị.

Lưu giữ một bản lịch sử là một công việc thuộc linh mà sẽ củng cố đức tin cho những người viết và đọc nó.

Các vị lãnh đạo chức tư tế và tổ chức trong giáo khu và tiểu giáo khu đóng góp các câu chuyện bằng cách sử dụng Công cụ Lịch Sử Đơn Vị trên ChurchofJesusChrist.org. Các thư ký giáo khu và tiểu giáo khu có trách nhiệm chính để tổ chức và phối hợp nỗ lực này. Có thêm các chỉ dẫn trong Hướng Dẫn Bắt Đầu Nhanh của công cụ.

Tất cả các hồ sơ, báo cáo và dữ liệu của Giáo Hội phải được bảo vệ khỏi sự truy cập, thay đổi, phá hủy hoặc tiết lộ trái phép. Thông tin này nên được lưu giữ ở một nơi an toàn.

Các thiết bị hoặc phương tiện lưu trữ do Giáo Hội sở hữu bị mất hoặc bị đánh cắp phải được báo cáo ngay lập tức tại trang mạng incidents.ChurchofJesusChrist.org. Việc sử dụng sai thông tin của Giáo Hội cũng nên được báo cáo.