Các Hồ Sơ và Các Báo Cáo

Chủ tịch giáo khu giám sát việc lưu giữ hồ sơ trong giáo khu. Ông có thể ủy quyền hầu hết công việc này cho các cố vấn và thư ký của mình.

Mỗi giáo khu nên có một thư ký giáo khu hội đủ điều kiện, có năng lực. Người này được một thành viên của chủ tịch đoàn giáo khu kêu gọi và phong nhiệm. Người này phải nắm giữ Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc và có giấy giới thiệu đi đền thờ hiện hành. Người này là thành viên của hội đồng giáo khu. Người này tham dự các buổi họp giáo khu như được cho biết trong phần 29.3.

Thư ký giáo khu được chủ tịch đoàn giáo khu chỉ dẫn và làm việc dưới sự hướng dẫn của họ. Các phụ tá thư ký giáo khu có thể được kêu gọi để giúp đỡ (xin xem đoạn 33.3.3).

Chủ tịch giáo khu hoặc một cố vấn được chỉ định có thể kêu gọi và phong nhiệm một hoặc nhiều phụ tá thư ký giáo khu hơn khi cần. Các anh em này phải là những người nắm giữ Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc có giấy giới thiệu đi đền thờ hiện hành. Họ làm việc dưới sự hướng dẫn của chủ tịch đoàn giáo khu và thư ký giáo khu.

Nếu cần, một phụ tá thư ký có thể được kêu gọi vào mỗi chức vụ trong số các chức vụ sau đây:

• Phụ tá thư ký giáo khu

• Phụ tá thư ký giáo khu—tài chính (xin xem đoạn 34.1.2)

• Phụ tá thư ký giáo khu—hồ sơ tín hữu (xin xem phần 33.5 và phần 33.6)

Vị giám trợ giám sát việc lưu giữ hồ sơ của tiểu giáo khu. Ông có thể ủy quyền hầu hết công việc này cho các cố vấn và thư ký của mình.

Mỗi tiểu giáo khu nên có một thư ký tiểu giáo khu hội đủ điều kiện, có năng lực. Họ được đề cử bởi giám trợ đoàn và được kêu gọi cùng phong nhiệm bởi một thành viên trong chủ tịch đoàn giáo khu hoặc một ủy viên hội đồng thượng phẩm đã được chỉ định. Người này phải nắm giữ Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc và có giấy giới thiệu đi đền thờ hiện hành. Người này là thành viên của hội đồng tiểu giáo khu. Người này tham dự các buổi họp tiểu giáo khu như được cho biết trong phần 29.2.

Người thư ký tiểu giáo khu làm việc dưới sự hướng dẫn của giám trợ đoàn. Các phụ tá thư ký tiểu giáo khu có thể được kêu gọi để giúp đỡ (xin xem đoạn 33.4.3).

33.4.2.1

Các Trách Nhiệm Lưu Giữ Hồ Sơ

Thư ký tiểu giáo khu, hoặc một phụ tá thư ký được chỉ định, có các trách nhiệm sau đây:

• Cung cấp sự hỗ trợ hành chính cho giám trợ đoàn.

• Lưu giữ một hồ sơ về những sự chỉ định và quyết định được đưa ra trong các buổi họp giới lãnh đạo của tiểu giáo khu.

• Bảo đảm rằng các hồ sơ và các báo cáo phải được chính xác và đúng lúc.

Thư ký tiểu giáo khu nên làm quen với các công cụ lưu giữ hồ sơ của Giáo Hội (xin xem đoạn 33.0). Người ấy sử dụng những công cụ này để giúp các vị lãnh đạo nhận ra:

• Nhu cầu của các tín hữu và các tổ chức.

• Sự sẵn có của các nguồn lực, kể cả tài chính.

• Các khuynh hướng, ưu điểm và yếu điểm của tiểu giáo khu.

Khi biên soạn các bản báo cáo về sự tham gia của tín hữu, người thư ký tiểu giáo khu làm việc với các thư ký các tổ chức bổ trợ để giải quyết các vấn đề không quan trọng.

Thư ký tiểu giáo khu khuyến khích các tín hữu báo cáo bất cứ lỗi nào trong thông tin về tín hữu của họ.

Các nhiệm vụ lưu giữ hồ sơ khác có thể gồm có:

• Bảo đảm rằng các giáo lễ được ghi chép đúng cách và nhanh chóng.

• Chuẩn bị mẫu Các Chức Sắc Được Tán Trợ cho đại hội tiểu giáo khu.

• Ghi lại thông tin cho các hội đồng xem xét tư cách tín hữu trong tiểu giáo khu (xin xem phần 32.9.6).

• Duy trì các hồ sơ tài chính (xin xem đoạn 34.2.2).

Các phụ tá thư ký tiểu giáo khu có thể được kêu gọi nếu cần. Họ được đề cử bởi giám trợ đoàn và được kêu gọi và phong nhiệm bởi một thành viên của chủ tịch đoàn giáo khu hoặc một ủy viên hội đồng thượng phẩm đã được chỉ định. Các anh em này phải nắm giữ Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc hoặc A Rôn. Họ cũng cần phải có giấy giới thiệu đi đền thờ hiện hành. Nếu một phụ tá thư ký tiểu giáo khu được chỉ định về tài chính, thì người này phải nắm giữ Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc. Các phụ tá thư ký tiểu giáo khu làm việc dưới sự hướng dẫn của giám trợ đoàn và thư ký tiểu giáo khu.

Nếu cần, một phụ tá thư ký có thể được kêu gọi vào mỗi chức vụ trong số các chức vụ sau đây:

• Phụ tá thư ký tiểu giáo khu

• Phụ tá thư ký tiểu giáo khu—tài chính (xin xem đoạn 34.2.2)

• Phụ tá thư ký tiểu giáo khu—hồ sơ tín hữu (xin xem phần 33.5 và phần 33.6)

Những người lãnh đạo nhóm túc số và tổ chức bổ trợ giám sát việc lưu giữ hồ sơ trong các tổ chức của họ. Họ có thể chỉ định các thư ký tổ chức bổ trợ làm hầu hết công việc này. Họ bảo đảm rằng các hồ sơ và các báo cáo phải được chính xác và đúng lúc.

Các công cụ lưu giữ hồ sơ của Giáo Hội cung cấp cho các vị lãnh đạo quyền truy cập vào danh sách tín hữu. Những danh sách này có thể giúp các vị lãnh đạo nhận ra:

• Các tín hữu nào chưa tiếp nhận các giáo lễ mà họ hội đủ điều kiện để nhận được.

• Các thanh niên và thiếu nữ nào hội đủ điều kiện để đi truyền giáo.

• Các thanh thiếu niên nào không có giấy giới thiệu đi đền thờ hiện hành.

• Các thanh thiếu niên nào cần phải được lên lịch trình để nhóm họp với một thành viên trong giám trợ đoàn.

Những người lãnh đạo nhóm túc số và tổ chức phải có quyền truy cập các danh sách của những người thuộc nhóm túc số hoặc tổ chức của họ.

Họ và tên hợp pháp của một người, như đã được quy định bởi pháp luật và phong tục địa phương, nên được sử dụng trên hồ sơ tín hữu và trên các giấy chứng nhận về giáo lễ.

Những cá nhân sau đây là tín hữu có hồ sơ và cần phải có hồ sơ tín hữu:

• Những người đã chịu phép báp têm và được làm lễ xác nhận

• Những người dưới 9 tuổi đã được ban phước nhưng chưa được báp têm

• Những người không có trách nhiệm giải trình vì bị thiểu năng trí tuệ, bất kể tuổi tác

• Trẻ em dưới 9 tuổi chưa được làm lễ ban phước khi cả hai điều kiện sau đây được áp dụng:

  • Ít nhất người cha hoặc mẹ hay người ông hoặc bà là tín hữu của Giáo Hội.

  • Cả cha và mẹ đều cho phép lập một hồ sơ. (Nếu chỉ người cha hoặc người mẹ có quyền giám hộ hợp pháp của đứa con thì sự cho phép của người cha hay mẹ đó là đủ.)

Một người 9 tuổi trở lên có một hồ sơ tín hữu nhưng chưa được báp têm và làm lễ xác nhận thì không được coi là một tín hữu có tên trong hồ sơ. Tuy nhiên, tiểu giáo khu nơi mà người đó sinh sống giữ hồ sơ tín hữu đó cho đến khi người ấy 18 tuổi. Vào thời gian đó, nếu người đó chọn không chịu phép báp têm thì vị giám trợ hủy bỏ hồ sơ tín hữu đó. Sự cho phép của chủ tịch giáo khu là bắt buộc.

Các hồ sơ không bị hủy bỏ cho những người nào đã không được báp têm vì bị thiểu năng trí tuệ, trừ khi được người ấy hoặc một người giám hộ hợp pháp yêu cầu, kể cả người cha hay mẹ.

Thư ký tiểu giáo khu hoặc một phụ tá thư ký tiểu giáo khu liên lạc với các tín hữu mới trong tiểu giáo khu ngay sau khi nhận được hồ sơ tín hữu của họ để xem xét Bản Tóm Lược Giáo Lễ của Cá Nhân cho chính xác.

Để có những chỉ dẫn về việc giới thiệu các tín hữu mới sau khi đã nhận được hồ sơ của họ hoặc sau khi họ đã chịu phép báp têm và được làm lễ xác nhận, xin xem mục 29.2.1.1.

Các vị lãnh đạo tiểu giáo khu, các anh em và các chị em phục sự và các thư ký có được những địa chỉ mới của các tín hữu ngay sau khi họ biết được rằng các tín hữu có ý định dọn ra khỏi tiểu giáo khu. Người thư ký chuyển các hồ sơ đến tiểu giáo khu mới khi các tín hữu này thực sự dọn đi. Người thư ký cũng có thể yêu cầu các hồ sơ của các tín hữu chuyển đến tiểu giáo khu của họ khi các hồ sơ đó chưa được tiểu giáo khu trước gửi đến.

Nếu người thư ký không thể tìm ra nơi nào các tín hữu đã dọn đi thì hồ sơ sẽ được chuyển đến danh sách Tìm Tín Hữu Bị Thất Lạc trong hệ thống LCR. Các vị lãnh đạo nhóm túc số Các Anh Cả và Hội Phụ Nữ xem xét bản báo cáo này thường xuyên và sử dụng các phương tiện sẵn có để tìm ra các tín hữu này. Các tín hữu khác trong hội đồng tiểu giáo khu hoặc những người truyền giáo có thể phụ giúp.

Nếu tìm thấy địa điểm của tín hữu, thư ký chuyển hồ sơ đến đó. Nếu không tìm thấy địa điểm của tín hữu sau khi sử dụng tất cả các nguồn lực tìm kiếm thì người thư ký sẽ nhận được sự chấp thuận của vị giám trợ để gửi hồ sơ về lại trụ sở của Giáo Hội.

Các hồ sơ trong danh sách Tìm Tín Hữu Bị Thất Lạc vẫn được chỉ định cho tiểu giáo khu, nhưng chúng không nằm trong danh sách tín hữu và các báo cáo, và chúng không được gồm vào thống kê của tiểu giáo khu.

Khi một người dọn ra khỏi một tiểu giáo khu được hơn ba tháng, người thư ký sẽ chuyển hồ sơ tín hữu đến tiểu giáo khu mới trừ khi người tín hữu đó có ý định quay trở lại sau khi rời đi để làm công việc tạm thời hoặc theo mùa hay đi học mà có thể kéo dài hơn ba tháng.

Khi một người dọn ra khỏi tiểu giáo khu không tới ba tháng và dự định sẽ trở lại thì hồ sơ tín hữu phải được lưu giữ trong tiểu giáo khu.

Khi các vị lãnh đạo không chắc là một người sẽ vắng mặt trong bao lâu thì họ sẽ lưu giữ hồ sơ trong tiểu giáo khu để có thể đáp ứng hữu hiệu nhất cho các nhu cầu của tín hữu.

Hồ sơ tín hữu của một người chỉ có thể được lưu giữ tại một tiểu giáo khu mà thôi. Chỉ có vị giám trợ của tiểu giáo khu đó mới có thể giám sát việc cập nhật hồ sơ tín hữu, thực hiện các giáo lễ và tiến hành các cuộc phỏng vấn cho người tín hữu đó.

Một số trường hợp đòi hỏi rằng tên và thông tin liên lạc của một tín hữu phải được ghi lại trong một tiểu giáo khu phụ (xin xem đoạn 33.6.11 và đoạn 33.6.13 để biết ví dụ). Trong những trường hợp này, thư ký của tiểu giáo khu phụ lập một hồ sơ tín hữu ngoài đơn vị. Người ấy sử dụng hệ thống LCR để lập hồ sơ này.

Các tín hữu có hồ sơ tín hữu ngoài đơn vị có thể nhận được một sự kêu gọi trong tiểu giáo khu đó. Họ cũng được gồm vào danh bạ và bản điểm danh của tiểu giáo khu.

Những người thành niên trẻ tuổi độc thân từ 18 đến 30 tuổi có thể chọn trở thành tín hữu của tiểu giáo khu ở địa phương của họ hoặc một tiểu giáo khu người thành niên trẻ tuổi độc thân nếu có một tiểu giáo khu được chỉ định cho ranh giới nơi họ sống. Hồ sơ tín hữu được lưu giữ tại tiểu giáo khu mà họ tham dự.

Những nguyên tắc này cũng áp dụng cho những người thành niên trẻ tuổi độc thân từ 31 đến 45 tuổi đã chọn trở thành tín hữu của một tiểu giáo khu thành niên trẻ tuổi độc thân.

Nếu một người thành niên trẻ tuổi độc thân dự định tham dự tạm thời một tiểu giáo khu (ví dụ, trong khi đang đi học), thì hồ sơ tín hữu được lưu giữ trong tiểu giáo khu mà người ấy tham dự. Với sự cho phép của người tín hữu này, người thư ký của tiểu giáo khu nơi gia đình của tín hữu đó hiện đang sống có thể lập một hồ sơ ngoài đơn vị cho người ấy (xin xem đoạn 33.6.5).

Hồ sơ của các tín hữu sống trong bệnh viện hoặc cơ sở chăm sóc nên được lưu giữ trong tiểu giáo khu nào mà có thể phục vụ họ hữu hiệu nhất. Trong hầu hết các trường hợp, đó là tiểu giáo khu nơi có bệnh viện hoặc cơ sở y tế ở đó.

Khi một tín hữu nhập ngũ để theo khóa huấn luyện, thì hồ sơ tín hữu của người ấy được lưu giữ trong tiểu giáo khu ở địa phương cho đến khi người tín hữu đó được chỉ định đến một trạm đóng quân lâu dài hơn. Khi đó, người tín hữu ấy nên liên lạc với tiểu giáo khu ở địa phương và cung cấp tên và địa chỉ của tiểu giáo khu mới.

Một người từ 8 tuổi trở lên bị thiểu năng trí tuệ, cha mẹ của họ (nếu có), và vị giám trợ cùng hội ý với nhau để xác định xem người đó có chịu trách nhiệm giải trình hay không. Nếu người đó được xác định là không phải chịu trách nhiệm giải trình thì vị giám trợ hoặc thư ký ghi là “Không Phải Chịu Trách Nhiệm” trong phần lễ báp têm của hồ sơ tín hữu của người đó trong hệ thống LCR. Hồ sơ tín hữu này không bị hủy bỏ. Các giáo lễ không cần thiết đối với một người có hồ sơ cho thấy rằng người đó không phải chịu trách nhiệm.

Đôi khi một cá nhân, cha mẹ của người đó và vị giám trợ về sau cùng nhau hội ý và xác định rằng một người phải chịu trách nhiệm sau khi hồ sơ được ghi là “Không Phải Chịu Trách Nhiệm.” Trong trường hợp đó, vị giám trợ hoặc thư ký (với sự chấp thuận của vị giám trợ) có thể xóa phần ghi chú “Không Phải Chịu Trách Nhiệm”. Để có thêm thông tin, xin xem đoạn 38.2.4.

Các tín hữu nào sử dụng ngôn ngữ ký hiệu và các thân quyến của họ hoặc những người giám hộ hợp pháp của họ đều có thể chọn lập hồ sơ tín hữu Giáo Hội của họ ở bất cứ nơi nào sau đây:

• Tiểu giáo khu thông thường của họ

• Một tiểu giáo khu dành cho các tín hữu bị điếc hoặc bị lãng tai đang sống bên trong ranh giới của tiểu giáo khu đó

• Một tiểu giáo khu đăng cai tổ chức một nhóm tín hữu bị điếc hoặc bị lãng tai đang sống bên trong một khu vực thông thường do chủ tịch giáo khu hoặc Chủ Tịch Giáo Vùng đã định

Trong trường hợp này, hồ sơ của một cá nhân hoặc gia đình có thể nằm trong một đơn vị và họ có thể là các tín hữu ngoài đơn vị trong một đơn vị khác. (Xin xem đoạn 33.6.5.)

Các tín hữu bị điếc hoặc bị lãng tai có thể tham dự trực tuyến các tiểu giáo khu hoặc nhóm được tổ chức cho những người bị điếc hoặc bị lãng tai ở bên ngoài khu vực địa lý của các tín hữu.

Hồ sơ của trẻ em được nhận nuôi có thể được lập ra hoặc cập nhật chỉ sau khi thủ tục nhận con nuôi đã hoàn tất. Tên trên hồ sơ phải phù hợp với lệnh tòa về việc nhận con nuôi. Hồ sơ của cha mẹ nuôi có thể được cập nhật chỉ sau khi thủ tục nhận con nuôi đã hoàn tất.

Tất cả hồ sơ tín hữu sử dụng tên hợp pháp của một người, theo quy định của pháp luật hoặc phong tục địa phương. Điều này bao gồm cả con cái của cha mẹ đã ly hôn. Tên hợp pháp trên hồ sơ tín hữu cũng phải được ghi trên giấy chứng nhận ban phước lành và các giáo lễ của chức tư tế.

Trẻ em có cha mẹ ly dị thường tham dự các buổi nhóm họp của Giáo Hội trong tiểu giáo khu của cha lẫn mẹ. Mặc dù chỉ có một đơn vị có thể lưu giữ và cập nhật hồ sơ tín hữu chính thức của một đứa trẻ, nhưng một hồ sơ tín hữu ngoài đơn vị cũng có thể được lập trong tiểu giáo khu khác nơi mà em ấy tham dự (xin xem đoạn 33.6.5). Hồ sơ này cho phép tên và thông tin liên lạc của đứa trẻ được gồm vào các danh sách của tiểu giáo khu và bản điểm danh của lớp học.

Trẻ em có hồ sơ tín hữu ngoài đơn vị có thể nhận được sự kêu gọi trong đơn vị đó.

Xin xem đoạn 32.14.5.

Nếu một tín hữu dọn đi trong khi các hạn chế chính thức về vai trò tín hữu hoặc một mối quan tâm nghiêm trọng khác đang chờ giải quyết, thì vị giám trợ hoặc một thư ký được cho quyền có thể đặt vào hồ sơ tín hữu một hạn chế khi dọn đi. Ông ấy sử dụng hệ thống LCR để làm điều này.

Một hồ sơ có một hạn chế khi dọn đi sẽ không được dọn đến một đơn vị mới cho đến khi vị lãnh đạo chức tư tế là người đã đặt sự hạn chế đó cho phép loại bỏ nó.

Đôi khi, một tín hữu được tìm thấy sau khi hồ sơ của họ nằm trong “hồ sơ không biết địa chỉ” tại trụ sở Giáo Hội. Hồ sơ sẽ gồm có một sứ điệp khuyến khích các vị lãnh đạo giám trợ đoàn, nhóm túc số và tổ chức đến thăm người đó càng sớm càng tốt và kết tình thân hữu.

Xin xem chương 18.

Xin xem phần 33.6.

Mỗi năm hai lần thư ký giáo khu hoặc một phụ tá thư ký giáo khu bảo đảm rằng một cuộc kiểm toán các hồ sơ tín hữu phải được thực hiện trong mỗi tiểu giáo khu bằng cách sử dụng hệ thống LCR. Chủ tịch giáo khu có thể kêu gọi những người khác có kinh nghiệm trong việc lưu giữ hồ sơ tín hữu để phụ giúp trong những cuộc kiểm toán này. Các cuộc kiểm toán cần phải được hoàn tất trước ngày 15 tháng Sáu và ngày 15 tháng Mười Hai mỗi năm.

Chúa đã truyền lệnh rằng “lịch sử về tất cả những điều quan trọng” liên quan đến Giáo Hội của Ngài phải được viết ra và lưu giữ (Giáo Lý và Giao Ước 69:3; xin xem thêm câu 5; An Ma 37:2).

Mỗi đơn vị trong Giáo Hội phải lưu lại làm tư liệu tất cả các vấn đề quan trọng liên quan đến đơn vị. Những vấn đề này gồm có những câu chuyện lịch sử của các vị lãnh đạo đơn vị.

Lưu giữ một bản lịch sử là một công việc thuộc linh mà sẽ củng cố đức tin cho những người viết và đọc nó. Việc ghi lại những câu chuyện trong suốt cả năm sẽ cải thiện chất lượng của lịch sử.

Các vị lãnh đạo chức tư tế và tổ chức trong giáo khu và tiểu giáo khu đóng góp các câu chuyện bằng cách sử dụng Công cụ Lịch Sử Đơn Vị trên ChurchofJesusChrist.org. Các thư ký giáo khu và tiểu giáo khu có trách nhiệm chính để tổ chức và phối hợp nỗ lực này. Chủ tịch đoàn giáo khu và giám trợ đoàn có thể kêu gọi một chuyên gia lịch sử giáo khu hoặc tiểu giáo khu đến giúp đỡ. Có thêm các chỉ dẫn trong Hướng Dẫn Bắt Đầu Nhanh của công cụ.

Các tín hữu có thể sử dụng công cụ Lịch Sử Đơn Vị để xem các câu chuyện đã được xuất bản bởi các vị lãnh đạo tiểu giáo khu và giáo khu của họ. Các câu chuyện đã xuất bản đều được Giáo Hội tự động lưu giữ.

Sở Lịch Sử Giáo Hội chọn lọc và thu thập các hồ sơ về những sự kiện lịch sử, kể cả thành tích cá nhân, nghệ thuật và đồ tạo tác “mà sẽ có lợi cho Giáo Hội, và cho những thế hệ tương lai mà sẽ lớn lên” (Giáo Lý và Giao Ước 69:8). Có thể gửi các thắc mắc về giá trị lịch sử của các hồ sơ đến:

Church History Library

15 East North Temple Street

Salt Lake City UT 84150-1600

Số điện thoại: 1-801-240-5696

Email: history@ChurchofJesusChrist.org

Tất cả các hồ sơ, báo cáo và dữ liệu của Giáo Hội phải được bảo vệ khỏi sự truy cập, thay đổi, phá hủy hoặc tiết lộ trái phép. Thông tin này nên được lưu giữ ở một nơi an toàn. Các hồ sơ vô cùng kín mật, kể cả các bản in trên máy vi tính, phải được giữ trong ngăn kéo hoặc tủ có khóa trong văn phòng của vị lãnh đạo khi chúng không được sử dụng.

Nếu có thể được, các bản sao điện tử của các hồ sơ, các báo cáo và dữ liệu phải được mã hóa và bảo vệ bằng mật khẩu. Nếu các thiết bị hoặc phương tiện lưu trữ do Giáo Hội sở hữu bị mất hoặc bị đánh cắp thì phải báo cáo ngay lập tức tại trang mạng incidents.ChurchofJesusChrist.org. Việc sử dụng sai thông tin của Giáo Hội cũng nên được báo cáo.

Hồ sơ chỉ phải được lưu giữ nếu còn cần thiết cho các mục đích hành chính, luật pháp và lịch sử. Các hồ sơ tài chính nên được lưu giữ ít nhất là ba năm cộng với năm hiện hành. Các vị lãnh đạo nào có thắc mắc về việc lưu giữ các hồ sơ trong bao lâu đều nên liên lạc với Phòng Dịch Vụ Toàn Cầu hoặc văn phòng giáo vùng.

Những hồ sơ đã quá hạn hoặc không còn cần thiết nữa nên được hủy bỏ theo cách mà thông tin không thể được lấy ra hoặc khôi phục lại.

Các hồ sơ có giá trị lịch sử tiềm tàng không nên bị bỏ đi, bị hủy bỏ hoặc được giữ trong phòng tài liệu của tiểu giáo khu (thư viện). Những thắc mắc về giá trị lịch sử của các hồ sơ có thể được gửi đến Thư Viện Lịch Sử của Giáo Hội (xin xem thông tin để liên lạc trong đoạn 33.7.2).