Tài Chính và Kiểm Toán

Vị giám trợ có các trách nhiệm sau đây về tài chính trong tiểu giáo khu. Ông ủy quyền một số công việc này cho các cố vấn và thư ký của mình.

Vị giám trợ:

• Giảng dạy và truyền cảm ứng cho các tín hữu phải đóng tiền thập phân đầy đủ và hiến tặng các của lễ một cách rộng rãi (xin xem phần 34.3).

• Bảo đảm rằng các ngân quỹ của tiểu giáo khu đã được xử lý và ghi chép kỹ (xin xem phần 34.5).

• Xem xét bản báo cáo tài chính mỗi tháng và bảo đảm rằng bất cứ vấn đề nào cũng phải được giải quyết kịp thời.

• Bảo đảm rằng các vị lãnh đạo của tổ chức và các thư ký học được trách nhiệm của họ đối với các ngân quỹ thiêng liêng của Giáo Hội.

• Chuẩn bị và quản lý ngân sách hằng năm của tiểu giáo khu (xin xem phần 34.6).

• Họp với các tín hữu trong tiểu giáo khu hằng năm để tiếp nhận lời khai báo về tiền thập phân của họ.

Vị giám trợ chỉ định cho thư ký tiểu giáo khu hoặc một phụ tá thư ký tiểu giáo khu để giúp lưu giữ hồ sơ tài chính của tiểu giáo khu. Các thư ký nên tuân theo kỹ các chính sách hiện hành để bảo vệ các ngân quỹ của Giáo Hội và bảo đảm rằng các hồ sơ của Giáo Hội là chính xác.

Người thư ký có các trách nhiệm sau đây:

• Ghi lại và ký thác bất cứ khoản tiền nào nhận được với một thành viên của giám trợ đoàn.

• Xem xét bản báo cáo tài chính mỗi tháng và bảo đảm rằng bất cứ vấn đề nào cũng phải được giải quyết kịp thời.

• Giúp giám trợ đoàn chuẩn bị ngân sách hằng năm của tiểu giáo khu (xin xem các đoạn 34.6.1 và 34.6.2).

• Bảo đảm rằng các tín hữu có quyền truy cập vào các bản báo cáo đóng góp của họ và phụ giúp nếu cần.

Các thư ký phải nắm giữ Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc và có giấy giới thiệu đi đền thờ hiện hành.

Tiền thập phân là hiến tặng một phần mười thu nhập của một người cho Giáo Hội của Thượng Đế (xin xem Giáo Lý và Giao Ước 119:3–4; lợi tức được hiểu là thu nhập). Tất cả các tín hữu có thu nhập đều nên đóng tiền thập phân.

Các vị lãnh đạo Giáo Hội khuyến khích các tín hữu sống theo luật nhịn ăn. Điều này bao gồm việc hiến tặng của lễ nhịn ăn một cách rộng rãi (xin xem đoạn 22.2.2).

Những chỉ dẫn để sử dụng quỹ của lễ nhịn ăn được cung cấp trong đoạn 22.5.2.

Những khoản đóng góp vào quỹ truyền giáo của tiểu giáo khu được chủ yếu sử dụng để đáp ứng các cam kết đóng góp của những người truyền giáo toàn thời gian từ tiểu giáo khu.

Những khoản đóng góp cho Quỹ Truyền Giáo Trung Ương được Giáo Hội sử dụng trong các nỗ lực truyền giáo chung của Giáo Hội.

Khi được hiến tặng cho Giáo Hội, thì tiền thập phân và các của lễ khác đều thuộc về Chúa. Chúng được hiến dâng lên Ngài.

Các chủ tịch giáo khu và giám trợ nên thông báo cho những người đóng tiền thập phân và các của lễ biết rằng những khoản đóng góp này không thể được hoàn trả lại.

Nguyên tắc làm việc chung đòi hỏi hai người—một thành viên trong giám trợ đoàn và một thư ký, hoặc hai thành viên trong giám trợ đoàn—phải tích cực tham gia khi ghi chép và chi tiêu ngân quỹ của Giáo Hội.

Các vị lãnh đạo nên bảo vệ và không bao giờ chia sẻ mật khẩu của họ (xin xem mục 33.9.1.1).

Chúa đã ban cho các giám trợ sự tin cậy thiêng liêng để tiếp nhận và ghi chép tiền thập phân và các của lễ khác của Các Thánh Hữu (xin xem Giáo Lý và Giao Ước 42:30–33; 119). Chỉ có giám trợ và các cố vấn của ông mới có thể nhận tiền thập phân và các của lễ khác. Trong mọi trường hợp, những người vợ của họ, những người khác trong gia đình họ, các thư ký, hoặc các tín hữu khác trong tiểu giáo khu không được nhận những khoản đóng góp này.

Những khoản đóng góp cần phải được kiểm chứng và ghi chép vào ngày Chủ Nhật mà các khoản đó được nhận. Một thành viên trong giám trợ đoàn và một thư ký, hoặc hai thành viên của giám trợ đoàn, cùng mở mỗi phong bì. Họ kiểm chứng rằng khoản tiền được kèm vào trong phong bì phải giống với số tiền được viết trên mẫu Tiền Thập Phân và Các Của Lễ Khác. Họ ghi chép từng khoản hiến tặng một cách hợp lý. Nếu khoản tiền này và số tiền được viết xuống khác nhau, thì họ liên lạc với người hiến tặng càng sớm càng tốt để giải quyết sự khác biệt.

Cần chuẩn bị ký thác số tiền sau khi bảo đảm rằng số tiền này được ghi chép giống với số tiền nhận được.

Nơi nào có ngân hàng cho ký thác suốt 24 tiếng đồng hồ, người thành viên trong giám trợ đoàn và một người khác đang nắm giữ Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc cùng đi ký thác tiền vào ngân hàng vào cùng ngày tiền được mở ra và kiểm chứng.

Nếu không có ngân hàng cho ký thác suốt 24 tiếng đồng hồ và ngân hàng đóng cửa vào ngày Chủ Nhật, vị giám trợ chỉ định một người nắm giữ Chức Tư Tế Mên Chi Xê Đéc để ký thác tiền tại ngân hàng vào ngày làm việc hôm sau. Người này nên:

• Bảo đảm rằng các khoản này được giữ an toàn cho đến khi được ký thác tại ngân hàng.

• Nhận một biên lai chứng nhận số tiền ký thác tại ngân hàng cho thấy ngày và số tiền ký thác.

Các tín hữu nào chịu trách nhiệm cho các ngân quỹ của Giáo Hội thì không bao giờ được bỏ các ngân quỹ qua đêm trong nhà hội hoặc lơ là với chúng, chẳng hạn như trong lúc họp và sinh hoạt.

Không có khoản chi tiêu nào của giáo khu hay tiểu giáo khu mà có thể được chi trả hay thanh toán nếu không có sự cho phép của vị chức sắc chủ tọa.

Hai vị lãnh đạo được cho phép phải chấp thuận mỗi khoản tiền thanh toán. Một trong số họ phải là thành viên trong chủ tịch đoàn giáo khu hoặc giám trợ đoàn. Mặc dù các cố vấn có thể được cho phép để chấp thuận các khoản tiền thanh toán, nhưng chủ tịch giáo khu hoặc vị giám trợ cũng phải xem xét từng khoản tiền thanh toán. Các vị lãnh đạo không được chấp thuận một khoản tiền thanh toán cho chính họ.

Cần có sự chấp thuận bằng văn bản của chủ tịch giáo khu trước khi một giám trợ có thể sử dụng quỹ của lễ nhịn ăn hoặc chấp thuận đơn đặt hàng của giám trợ cho bản thân hoặc gia đình của ông. Cần có sự chấp thuận bằng văn bản của một thành viên trong Chủ Tịch Đoàn Giáo Vùng trước khi một vị giám trợ có thể sử dụng các của lễ nhịn ăn hoặc chấp thuận một đơn đặt hàng của vị giám trợ cho chủ tịch giáo khu hoặc gia đình của ông ấy. Xin xem mục 22.5.1.2 để có những hướng dẫn.

Một tín hữu yêu cầu hoàn trả tiền phải cung cấp bản sao bằng giấy hoặc điện tử của bất cứ biên lai hoặc hóa đơn nào. Người tín hữu đó cũng ghi vào mục đích, số tiền và ngày mua.

Nếu các khoản tiền được ứng trước, thì người tín hữu sẽ nộp một mẫu yêu cầu thanh toán, ghi rõ mục đích, số tiền và ngày tháng. Sau khi khoản chi phí đã được thanh toán rồi thì sau đó người tín hữu đó (1) cung cấp biên lai hoặc hóa đơn cho số tiền đã chi và (2) trả lại bất cứ khoản tiền nào chưa tiêu. Các khoản tiền được hoàn trả lại nên được ký thác lại vào ngân hàng.

Mỗi giáo khu và tiểu giáo khu nên lưu giữ các hồ sơ tài chính hiện hành và chính xác.

Để biết thông tin về cách sử dụng và giữ lại các hồ sơ và các báo cáo, các thư ký nên tham khảo những chỉ dẫn từ trụ sở Giáo Hội hoặc văn phòng giáo vùng. Các hồ sơ tài chính nên được lưu giữ ít nhất là ba năm cộng với năm hiện hành.

Mỗi giáo khu và tiểu giáo khu chuẩn bị và điều hành theo một ngân sách hằng năm. Chủ tịch giáo khu quản lý ngân sách giáo khu, và vị giám trợ quản lý ngân sách tiểu giáo khu.

Những hướng dẫn được liệt kê dưới đây:

• Duyệt xem lại số chi tiêu trong năm trước đó để chắc chắn rằng các khoản chi phí định kỳ đã được xem xét.

• Yêu cầu các tổ chức ước tính chi tiết ngân sách mà họ cần.

• Soạn thảo ngân sách bằng cách thực hành lập ngân sách đã được chấp thuận.

Chủ tịch giáo khu bổ nhiệm một ủy ban kiểm toán của giáo khu. Ủy ban này bảo đảm rằng tài chính của giáo khu và tiểu giáo khu được xử lý theo chính sách của Giáo Hội.

Các kiểm toán viên giáo khu kiểm toán các hồ sơ tài chính của giáo khu, tiểu giáo khu, và các trung tâm FamilySearch hai lần mỗi năm.

Vị chức sắc chủ tọa của đơn vị và thư ký được chỉ định về tài chính nên sẵn sàng trả lời câu hỏi trong lúc kiểm toán.

Chủ tịch giáo khu hoặc chủ tịch ủy ban kiểm toán giáo khu phải được thông báo nhanh chóng nếu:

• Các quỹ của Giáo Hội đã bị thất thoát hoặc bị đánh cắp.

• Một vị lãnh đạo đã biển thủ hoặc lạm tiêu ngân quỹ của Giáo Hội.