บันทึกและรายงาน

อธิการสอดส่องดูแลการจัดเก็บบันทึกวอร์ด

ทุกวอร์ดควรมีพนักงานที่มีคุณสมบัติและปฏิบัติหน้าที่ของตน ฝ่ายอธิการเป็นผู้เสนอชื่อ สมาชิกในฝ่ายประธานสเตคหรือสมาชิกสภาสูงที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้เรียกและวางมือมอบหน้าที่ เขาควรดำรงฐานะปุโรหิตแห่งเมลคีเซเดคและมีใบรับรองพระวิหารที่เป็นปัจจุบัน เป็นสมาชิกของสภาวอร์ด เข้าร่วมการประชุมต่างๆ ของวอร์ดตามที่ระบุไว้ใน 29.2

พนักงานวอร์ดทำงานภายใต้การกำกับดูแลของฝ่ายอธิการ อาจเรียกผู้ช่วยพนักงานวอร์ดเพื่อให้ความช่วยเหลือ

เครื่องมือจัดเก็บบันทึกศาสนจักรช่วยให้ผู้นำเข้าถึงรายชื่อสมาชิก รายชื่อเหล่านี้จะช่วยให้ผู้นำทราบว่า:

• สมาชิกคนใดยังไม่ได้รับศาสนพิธีที่ถึงเกณฑ์ได้รับ

• เยาวชนชายและเยาวชนหญิงคนใดถึงเกณฑ์รับใช้งานเผยแผ่

• เยาวชนคนใดไม่มีใบรับรองพระวิหารที่เป็นปัจจุบัน

• เยาวชนคนใดต้องทำนัดพบปะสมาชิกในฝ่ายอธิการ

ผู้นำโควรัมและผู้นำองค์การควรมีสิทธิ์เข้าถึงรายชื่อคนในโควรัมหรือองค์การของตน

ในบันทึกสมาชิกภาพและใบสำคัญศาสนพิธีควรใช้ชื่อนามสกุลของบุคคลตามที่กฎหมายหรือขนบธรรมเนียมในท้องที่กำหนด

บุคคลต่อไปนี้คือสมาชิกในบันทึก และควรมีบันทึกสมาชิกภาพ:

• คนที่รับบัพติศมาและการยืนยันแล้ว

• คนที่อายุน้อยกว่า 9 ขวบผู้ได้รับพรแล้วแต่ยังไม่ได้รับบัพติศมา

• คนที่ไม่สามารถรับผิดชอบได้เพราะความบกพร่องทางสติปัญญาไม่ว่าจะอายุเท่าใดก็ตาม

• เด็กอายุน้อยกว่า 9 ขวบที่ไม่ได้รับพรเมื่อตรงกับสองกรณีนี้:

  • บิดาหรือมารดาหรือปู่ย่าตายายอย่างน้อยหนึ่งคนเป็นสมาชิกของศาสนจักร

  • ทั้งบิดามารดาอนุญาตให้สร้างบันทึก (หากบิดาหรือมารดาเพียงคนเดียวมีสิทธิ์ดูแลบุตรตามกฎหมาย คำอนุญาตของบิดาหรือมารดาคนนั้นถือว่าเพียงพอ)

บุคคลที่อายุเกิน 9 ขวบขึ้นไปผู้มีบันทึกสมาชิกภาพแต่ยังไม่ได้รับบัพติศมาและการยืนยันถือว่าไม่เป็นสมาชิกในบันทึก อย่างไรก็ดี วอร์ดที่บุคคลนั้นอยู่จะเก็บบันทึกสมาชิกภาพไว้จนกว่าบุคคลผู้นี้อายุครบ 18 ปี ณ เวลานั้นหากบุคคลเลือกไม่รับบัพติศมา อธิการจะยกเลิกบันทึกสมาชิกภาพ ต้องได้รับอนุญาตจากประธานสเตค

ไม่ยกเลิกบันทึกสำหรับคนที่ไม่ได้รับบัพติศมาเพราะความบกพร่องทางสติปัญญาเว้นแต่บุคคลหรือผู้ปกครองตามกฎหมาย รวมทั้งบิดาหรือมารดาขอยกเลิก

พนักงานวอร์ดหรือผู้ช่วยพนักงานวอร์ดติดต่อสมาชิกวอร์ดคนใหม่ทันทีหลังจากบันทึกสมาชิกภาพของสมาชิกวอร์ดคนใหม่มาถึงเพื่อตรวจทานความถูกต้องของใบสรุปศาสนพิธีส่วนตัว

บันทึกสมาชิกภาพทั้งหมดใช้ชื่อตามกฎหมายของบุคคล ตามที่กฎหมายหรือขนบธรรมเนียมในท้องที่กำหนด ทั้งนี้รวมถึงบุตรของบิดามารดาที่หย่าร้างด้วย

เด็กที่บิดามารดาหย่าร้างมักจะเข้าร่วมการประชุมศาสนจักรในวอร์ดของทั้งบิดาและมารดา แม้จะมีเพียงหน่วยเดียวเก็บและอัปเดตบันทึกสมาชิกภาพทางการของเด็ก แต่อาจสร้างบันทึกสมาชิกนอกหน่วยในวอร์ดอื่นที่เด็กเข้าร่วม ซึ่งจะทำให้ชื่อและข้อมูลติดต่อของเด็กอยู่ในรายชื่อวอร์ดและรายชื่อผู้เข้าชั้นเรียน

เด็กที่มีบันทึกสมาชิกนอกหน่วยอาจได้รับการเรียกในหน่วยนั้น

หากสมาชิกย้ายขณะอยู่ระหว่างจำกัดสมาชิกภาพอย่างเป็นทางการหรือมีข้อกังวลร้ายแรงอื่นๆ อธิการหรือพนักงานที่เขามอบอำนาจจะใส่ข้อจำกัดการย้ายไว้ในบันทึกสมาชิกภาพ โดยใช้ LCR

บันทึกที่มีข้อจำกัดการย้ายจะไม่ถูกย้ายไปหน่วยใหม่จนกว่าผู้นำฐานะปุโรหิตที่ใส่ข้อจำกัดอนุญาตให้ลบออก

ดู บทที่ 18

แต่ละปีพนักงานสเตคหรือผู้ช่วยพนักงานสเตคต้องแน่ใจว่ามีการดำเนิน การตรวจสอบบันทึกสมาชิกภาพ ในแต่ละวอร์ดโดยใช้ LCR การตรวจสอบควรทำให้เสร็จก่อนวันที่ 30 มิถุนายนของทุกปี

พระเจ้าทรงบัญชาให้เขียนและเก็บ “ประวัติของเรื่องสำคัญทั้งปวง” เกี่ยวกับศาสนจักรของพระองค์ (หลักคำสอนและพันธสัญญา 69:3; ดู ข้อ 5; แอลมา 37:2 ด้วย)

แต่ละหน่วยในศาสนจักรต้องมีเอกสารประกอบเรื่องสำคัญๆ ทั้งหมดเกี่ยวกับหน่วย

การเก็บประวัติเป็นงานทางวิญญาณที่จะเพิ่มพลังศรัทธาของคนเขียนและคนอ่าน

ผู้นําฐานะปุโรหิตและผู้นําองค์การของวอร์ดและสเตคแบ่งปันเรื่องราวโดยใช้ เครื่องมือประวัติหน่วย บน ChurchofJesusChrist.org พนักงานสเตคและพนักงานวอร์ดมีความรับผิดชอบเบื้องต้นในการจัดระเบียบและประสานงานสำหรับงานนี้ มีคําแนะนําเพิ่มเติมอยู่ใน แนวทางเริ่มต้นอย่างง่าย ของเครื่องมือ

บันทึก รายงาน และข้อมูลทั้งหมดของศาสนจักรควรป้องกันไม่ให้คนเข้าดู เปลี่ยนแปลง ทำลาย หรือเปิดเผยโดยไม่ได้รับอนุญาต ควรเก็บข้อมูลนี้ไว้ในที่ปลอดภัย

หากอุปกรณ์หรือสื่อจัดเก็บข้อมูลของศาสนจักรสูญหายหรือถูกขโมย ควรแจ้งทันทีที่ incidents.ChurchofJesusChrist.org และรายงานการใช้ข้อมูลศาสนจักรโดยมิชอบด้วย