การเงินและการตรวจสอบบัญชี

อธิการมีหน้าที่รับผิดชอบต่อการเงินวอร์ดดังนี้ เขามอบหมายงานบางส่วนนี้ให้ที่ปรึกษาและพนักงาน

อธิการ:

• สอนและสร้างแรงบันดาลใจให้สมาชิกจ่ายส่วนสิบเต็มและถวายเงินบริจาคด้วยความเอื้อเฟื้อ (ดู 34.3)

• ต้องแน่ใจว่าวอร์ดจัดการและทำบัญชีเงินทุนอย่างถูกต้อง (ดู 34.5)

• ตรวจทานงบการเงินแต่ละเดือนและต้องแน่ใจว่าแก้ไขปัญหาทันที

• ต้องแน่ใจว่าผู้นำองค์การและพนักงานเรียนรู้หน้าที่รับผิดชอบของตนต่อเงินทุนศักดิ์สิทธิ์ของศาสนจักร

• เตรียมและบริหารจัดการงบประมาณวอร์ดประจำปี (ดู 34.6)

• พบกับสมาชิกวอร์ดทุกปีเพื่อรับการแถลงส่วนสิบของพวกเขา

อธิการมอบหมายให้พนักงานวอร์ดหรือผู้ช่วยพนักงานวอร์ดช่วยเรื่องการจัดเก็บบันทึกการเงินวอร์ด พนักงานทำตามนโยบายปัจจุบันอย่างรอบคอบเพื่อพิทักษ์เงินทุนศาสนจักรและต้องแน่ใจว่าบันทึกศาสนจักรถูกต้อง

พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบดังนี้:

• ลงบันทึกและนำฝากเงินที่ได้รับกับสมาชิกคนหนึ่งในฝ่ายอธิการ

• ตรวจทานงบการเงินแต่ละเดือนและต้องแน่ใจว่ามีการแก้ไขปัญหาทันที

• ช่วยฝ่ายอธิการเตรียมงบประมาณวอร์ดประจำปี (ดู 34.6.1 และ 34.6.2)

• ต้องแน่ใจว่าสมาชิกเข้ามาดูยอดบริจาคของตนได้และช่วยเหลือเมื่อจำเป็น

พนักงานควรดำรงฐานะปุโรหิตแห่งเมลคีเซเดคและมีใบรับรองพระวิหารที่เป็นปัจจุบัน

ส่วนสิบคือการบริจาคหนึ่งในสิบของรายได้ให้ศาสนจักรของพระผู้เป็นเจ้า (ดู หลักคำสอนและพันธสัญญา 119:3–4; ผลประโยชน์ เข้าใจว่าหมายถึงรายได้) สมาชิกทุกคนที่มีรายได้ควรจ่ายส่วนสิบ

ผู้นำศาสนจักรกระตุ้นให้สมาชิกดำเนินชีวิตตามกฎแห่งการอดอาหาร ทั้งนี้รวมถึงการบริจาคเงินอดอาหารด้วยความเอื้อเฟื้อด้วย (ดู 22.2.2)

แนวทางการใช้เงินทุนบริจาคอดอาหารอยู่ใน 22.5.2

เงินบริจาคสมทบทุนผู้สอนศาสนาวอร์ดจะใช้ตามคำมั่นสัญญาเรื่องการบริจาคของผู้สอนศาสนาเต็มเวลาจากวอร์ดเป็นหลัก

ศาสนจักรใช้เงินบริจาคสมทบทุนผู้สอนศาสนาทั่วไปในงานสอนศาสนาทั้งหมด

เมื่อมอบส่วนสิบและเงินบริจาคอื่นๆ ให้ศาสนจักร เงินดังกล่าวเป็นของพระเจ้า เป็นเงินที่อุทิศถวายแด่พระองค์

ประธานสเตคและอธิการแจ้งผู้บริจาคส่วนสิบและเงินบริจาคว่าไม่สามารถขอเงินบริจาคเหล่านี้คืนได้

หลักการทำงานเป็นคู่กำหนดให้สองคน—สมาชิกคนหนึ่งในฝ่ายอธิการและพนักงาน หรือสมาชิกสองคนในฝ่ายอธิการ—มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันเมื่อลงบันทึกและเบิกจ่ายเงินทุนศาสนจักร

ผู้นำควรปกป้องและไม่บอกรหัสผ่านของตน (ดู 33.9.1.1)

พระเจ้าทรงมอบความไว้วางใจอันศักดิ์สิทธิ์ให้อธิการรับและทำบัญชีส่วนสิบและเงินบริจาคอื่นๆ ของวิสุทธิชน (ดู หลักคำสอนและพันธสัญญา 42:30–33; 119) เฉพาะอธิการและที่ปรึกษาเท่านั้นจึงจะรับส่วนสิบและเงินบริจาคอื่นๆ ได้ ไม่ว่าสภาวการณ์ใดก็ตาม ภรรยาของอธิการ สมาชิกคนอื่นๆ ในครอบครัว พนักงาน หรือสมาชิกวอร์ดคนอื่นๆ ต้องไม่รับการบริจาคเหล่านี้

ควรตรวจสอบและลงบันทึกเงินบริจาคในวันอาทิตย์ที่ได้รับ สมาชิกคนหนึ่งในฝ่ายอธิการและพนักงานหรือสมาชิกสองคนในฝ่ายอธิการเปิดซองแต่ละซองด้วยกัน พวกเขาตรวจสอบว่าเงินในซองตรงกับจำนวนที่เขียนไว้ในใบส่วนสิบและเงินบริจาคอื่นๆ และลงบันทึกการบริจาคแต่ละครั้งให้ถูกต้อง หากเงินไม่ตรงกับจำนวนที่เขียนไว้ พวกเขาติดต่อผู้บริจาคทันทีเพื่อแก้ไขความคลาดเคลื่อน

ควรเตรียมการนำฝากหลังจากแน่ใจว่าจำนวนที่ลงบันทึกตรงกับเงินที่ได้รับ

หากในพื้นที่มีบริการรับฝากเงินตลอด 24 ชั่วโมง สมาชิกฝ่ายอธิการกับผู้นำฐานะปุโรหิตแห่งเมลคีเซเดคอีกคนหนึ่งนำเงินไปฝากธนาคารในวันเดียวกับที่เปิดซองและตรวจสอบเงินทุน

หากในพื้นที่ไม่มีบริการรับฝากเงินตลอด 24 ชั่วโมงและธนาคารปิดทำการวันอาทิตย์ อธิการกำหนดให้ผู้ดำรงฐานะปุโรหิตแห่งเมลคีเซเดคคนหนึ่งนำเงินไปฝากในวันทำการถัดไป เขาควรทำดังนี้:

• เก็บเงินไว้ในที่ปลอดภัยจนกว่าจะนำฝาก

• เก็บใบเสร็จเงินฝากแสดงวันนำฝากและจำนวนเงินฝาก

สมาชิกผู้รับผิดชอบเงินทุนศาสนจักรต้องไม่เก็บเงินไว้ข้ามคืนในอาคารประชุมหรือวางทิ้งไว้โดยไม่ดูแล เช่น ในระหว่างการประชุมและกิจกรรม

จะไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ เกิดขึ้นในสเตคหรือวอร์ดโดยไม่ได้รับอนุมัติจากเจ้าหน้าที่ควบคุม

ผู้นำที่ได้รับมอบอำนาจสองคนต้องอนุมัติการจ่ายเงินแต่ละครั้ง หนึ่งในนั้นต้องเป็นสมาชิกคนหนึ่งในฝ่ายประธานสเตคหรือฝ่ายอธิการ แม้ที่ปรึกษาจะได้รับมอบอำนาจให้อนุมัติการจ่ายเงิน แต่ประธานสเตคหรืออธิการต้องทบทวนการจ่ายเงินแต่ละครั้ง ผู้นำจะไม่อนุมัติการจ่ายเงินให้ตนเอง

ต้องได้รับอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรจากประธานสเตคก่อนอธิการจึงจะใช้เงินบริจาคอดอาหารหรืออนุมัติใบสั่งซื้อของอธิการให้ตนเองหรือครอบครัวได้ ต้องได้รับอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรจากฝ่ายประธานภาคก่อนอธิการจึงจะใช้เงินบริจาคอดอาหารหรืออนุมัติใบสั่งซื้อของอธิการให้ประธานสเตคหรือครอบครัวของเขาได้ ดูแนวทางใน 22.5.1.2

สมาชิกที่ขอเบิกเงินคืนจะให้สำเนากระดาษหรือสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของใบเสร็จหรือใบกำกับสินค้า พร้อมระบุจุดประสงค์ จำนวน และวันจัดซื้อด้วย

หากมีการเบิกเงินล่วงหน้า สมาชิกส่งแบบฟอร์มขอเบิกจ่ายโดยระบุจุดประสงค์ จำนวนเงิน และวันที่ หลังจากชำระค่าใช้จ่ายแล้ว สมาชิกจะ (ก) ให้ใบเสร็จหรือใบกำกับสินค้าระบุเงินที่จ่ายไปแล้วและ (ข) คืนเงินที่ไม่ได้ใช้ ควรนำเงินที่คืนมาฝากเข้าไปใหม่

แต่ละสเตคและแต่ละวอร์ดควรจดบันทึกการเงินให้ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการใช้และการเก็บบันทึกและรายงาน พนักงานควรอ่านคำแนะนำจากสำนักงานใหญ่ของศาสนจักรหรือสำนักงานภาค บันทึกการเงินควรเก็บไว้อย่างน้อยสามปีบวกกับปีปัจจุบัน

ทุกสเตคและวอร์ดเตรียมและดำเนินงานตามงบประมาณประจำปี ประธานสเตคบริหารงบประมาณสเตค และอธิการบริหารงบประมาณวอร์ด

แนวทางมีดังนี้:

• ทบทวนจำนวนเงินที่จ่ายในช่วงปีที่แล้วเพื่อพิจารณาค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นอีก

• ขอให้องค์การต่างๆ ประเมินงบประมาณที่ต้องใช้โดยละเอียด

• รวบรวมงบประมาณโดยใช้แนวทางปฏิบัติด้านงบประมาณที่อนุมัติแล้ว

ประธานสเตคตั้งคณะกรรมการตรวจสอบบัญชีสเตค คณะกรรมการชุดนี้ต้องแน่ใจว่ามีการจัดการการเงินสเตคและวอร์ดตามนโยบายศาสนจักร

ผู้ตรวจสอบบัญชีสเตคตรวจสอบบันทึกการเงินของสเตค วอร์ด สาขา และศูนย์ FamilySearch ปีละสองครั้ง

ระหว่างตรวจสอบบัญชี เจ้าหน้าที่ควบคุมของหน่วยและพนักงานที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลการเงินจะอยู่ตอบคำถามต่างๆ

ประธานสเตคหรือประธานคณะกรรมการตรวจสอบบัญชีสเตคควรได้รับแจ้งทันทีหาก:

• เงินทุนศาสนจักรสูญหายหรือถูกขโมย

• ผู้นำยักยอกหรือเบียดบังเงินทุนศาสนจักร