Catatan dan Laporan

Uskup mengawasi penyimpanan catatan lingkungan.

Setiap lingkungan hendaknya memiliki seorang juru tulis lingkungan yang memenuhi syarat dan berfungsi dengan baik. Dia direkomendasikan oleh keuskupan dan dipanggil serta ditetapkan oleh seorang anggota presidensi pasak atau seorang anggota dewan tinggi yang ditugasi. Dia hendaknya memegang Imamat Melkisedek dan memiliki rekomendasi bait suci yang masih berlaku. Dia adalah anggota dewan lingkungan. Dia menghadiri pertemuan lingkungan sebagaimana diindikasikan dalam 29.2.

Juru tulis lingkungan bekerja di bawah arahan keuskupan. Asisten juru tulis lingkungan boleh dipanggil untuk membantu.

Alat bantu penyimpanan catatan Gereja menyediakan bagi para pemimpin akses ke daftar keanggotaan. Daftar ini dapat membantu para pemimpin mengidentifikasi:

• Anggota mana yang belum menerima tata cara yang untuknya mereka memenuhi syarat.

• Remaja putra dan remaja putri mana yang memenuhi syarat untuk melayani misi.

• Remaja mana yang tidak memiliki rekomendasi bait suci yang masih berlaku.

• Remaja mana yang perlu dijadwalkan untuk pertemuan dengan seorang anggota keuskupan.

Pemimpin kuorum dan organisasi hendaknya memiliki akses ke daftar mengenai mereka yang termasuk dalam kuorum atau organisasi mereka.

Nama lengkap yang sah dari seseorang, sebagaimana didefinisikan oleh undang-undang atau kebiasaan setempat, hendaknya digunakan pada catatan keanggotaan dan pada sertifikat tata cara.

Individu-individu berikut adalah anggota tercatat dan hendaknya memiliki catatan keanggotaan:

• Mereka yang telah dibaptis dan dikukuhkan

• Mereka yang berusia di bawah 9 tahun yang telah diberkati tetapi belum dibaptis

• Mereka yang tidak bertanggung jawab karena disabilitas intelektual, terlepas berapa usianya

• Anak-anak yang belum diberkati di bawah usia 9 tahun ketika kedua hal berikut ini berlaku:

  • Setidaknya satu orang tua atau satu kakek/nenek adalah anggota Gereja.

  • Kedua orang tua memberikan izin agar catatan dibuat. (Jika hanya satu orang tua yang memiliki hak asuh yang sah terhadap anak tersebut, izin dari orang tua itu adalah cukup.)

Seseorang berusia 9 tahun atau lebih yang memiliki catatan keanggotaan tetapi belum dibaptiskan dan dikukuhkan adalah bukan anggota tercatat. Namun, lingkungan di mana orang itu tinggal menyimpan catatan keanggotaan hingga orang tersebut berusia 18 tahun. Pada waktu itu, jika orang tersebut memilih untuk tidak dibaptiskan, uskup membatalkan catatan keanggotaan. Izin presiden pasak diperlukan.

Catatan tidak dibatalkan bagi mereka yang belum dibaptis karena disabilitas intelektual kecuali diminta oleh orang tersebut atau wali yang sah, termasuk orang tua.

Juru tulis lingkungan atau asisten juru tulis lingkungan menghubungi para anggota baru lingkungan segera setelah catatan keanggotaan mereka tiba untuk meninjau Ringkasan Tata Cara Individu untuk akurasi.

Semua catatan keanggotaan menggunakan nama sah seseorang, sebagaimana didefinisikan oleh undang-undang atau kebiasaan setempat. Ini termasuk anak-anak dari orang tua yang bercerai.

Anak-anak yang orangtuanya bercerai sering menghadiri pertemuan Gereja di lingkungan kedua orangtua. Sementara hanya satu unit yang dapat menyimpan dan memutakhirkan catatan keanggotaan resmi anak tersebut, catatan anggota di luar unit dapat dibuat di lingkungan lain yang dia hadiri. Ini memperkenankan nama dan informasi kontak anak tersebut untuk dimasukkan dalam daftar lingkungan dan absensi kelas.

Anak-anak dengan catatan anggota di luar unit dapat menerima pemanggilan di unit itu.

Jika seorang anggota pindah sementara restriksi keanggotaan formal atau masalah serius lainnya tertunda, uskup atau juru tulis yang diwenangkan dapat menempatkan restriksi perpindahan pada catatan keanggotaan. Dia menggunakan SPJ untuk melakukan ini.

Catatan yang memiliki restriksi perpindahan tidak akan dipindahkan ke unit yang baru sampai pemimpin imamat yang menempatkan restriksi mewenangkannya untuk dihapuskan.

Lihat bab 18.

Setiap tahun juru tulis pasak atau asisten juru tulis pasak memastikan bahwa audit catatan keanggotaan dilaksanakan di setiap lingkungan menggunakan SPJ. Audit hendaknya diselesaikan sebelum tanggal 30 Juni setiap tahunnya.

Tuhan telah memerintahkan agar “sejarah tentang segala hal penting” mengenai Gereja-Nya ditulis dan disimpan (Ajaran dan Perjanjian 69:3; lihat juga ayat 5; Alma 37:2).

Setiap unit di Gereja harus mendokumentasikan semua hal penting mengenai unit.

Menyimpan sejarah adalah pekerjaan rohani yang akan memperkuat iman mereka yang menulis dan membacanya.

Para pemimpin imamat dan organisasi pasak dan lingkungan menyumbangkan kisah dengan menggunakan alat bantu Sejarah Unit di ChurchofJesusChrist.org. Juru tulis pasak dan lingkungan memiliki tanggung jawab utama untuk mengorganisasikan dan mengoordinasikan upaya ini. Petunjuk tambahan tersedia di Panduan Memulai Cepat alat bantu.

Semua catatan, laporan, dan data Gereja hendaknya dilindungi terhadap akses, perubahan, pemusnahan, atau pengungkapan yang tak diwenangkan. Informasi ini hendaknya disimpan di tempat yang aman.

Perangkat atau media penyimpanan milik Gereja yang hilang atau dicuri hendaknya segera dilaporkan di incidents.ChurchofJesusChrist.org. Penyalahgunaan informasi Gereja hendaknya juga dilaporkan.