Keuangan dan Audit

Uskup memiliki tanggung jawab berikut untuk keuangan lingkungan. Dia mendelegasikan sebagian dari pekerjaan ini kepada para penasihat dan juru tulisnya.

Uskup:

• Mengajari dan mengilhami para anggota untuk membayar persepuluhan secara penuh dan memberikan persembahan yang murah hati (lihat 34.3).

• Memastikan bahwa dana lingkungan ditangani dan dipertanggungjawabkan dengan benar (lihat 34.5).

• Meninjau laporan keuangan setiap bulan dan memastikan bahwa masalah apa pun diselesaikan dengan segera.

• Memastikan bahwa pemimpin dan juru tulis organisasi mempelajari tanggung jawab mereka untuk dana sakral Gereja.

• Mempersiapkan dan mengelola anggaran lingkungan tahunan (lihat 34.6).

• Bertemu dengan para anggota lingkungan setiap tahun untuk menerima deklarasi persepuluhan mereka.

Uskup menugasi juru tulis lingkungan atau asisten juru tulis lingkungan untuk menolong dengan penyimpanan catatan keuangan lingkungan. Juru tulis dengan cermat mengikuti kebijakan terkini untuk menjaga dana Gereja serta memastikan bahwa catatan Gereja akurat.

Juru tulis memiliki tanggung jawab berikut:

• Mencatat dan menyetorkan dana apa pun yang diterima bersama seorang anggota keuskupan.

• Meninjau laporan keuangan setiap bulan dan memastikan bahwa masalah apa pun diselesaikan dengan segera.

• Membantu keuskupan mempersiapkan anggaran tahunan lingkungan (lihat 34.6.1 dan 34.6.2).

• Memastikan bahwa para anggota memiliki akses ke laporan kontribusi mereka dan membantu sewaktu diperlukan.

Juru tulis hendaknya memegang Imamat Melkisedek dan memiliki rekomendasi bait suci yang masih berlaku.

Persepuluhan adalah sumbangan sepersepuluh dari pendapatan seseorang kepada Gereja Allah (lihat Ajaran dan Perjanjian 119:3–4; penghasilan dipahami sebagai pendapatan). Semua anggota yang memiliki pendapatan hendaknya membayar persepuluhan.

Para pemimpin Gereja mengimbau para anggota untuk menjalankan hukum puasa. Ini mencakup memberikan persembahan puasa dengan murah hati (lihat 22.2.2).

Pedoman untuk menggunakan dana persembahan puasa disediakan dalam 22.5.2.

Kontribusi pada dana misionaris lingkungan digunakan terutama untuk memenuhi komitmen kontribusi misionaris penuh waktu dari lingkungan.

Kontribusi untuk Dana Misionaris Umum digunakan oleh Gereja dalam upaya misionaris secara keseluruhan.

Ketika persepuluhan dan persembahan lain diberikan kepada Gereja, itu menjadi milik Tuhan. Itu dipersucikan bagi-Nya.

Presiden pasak dan uskup memberi tahu mereka yang memberikan kontribusi persepuluhan dan persembahan lain bahwa kontribusi ini tidak dapat dikembalikan.

Asas kerekanan memerlukan dua orang—seorang anggota keuskupan dan juru tulis, atau dua anggota keuskupan—untuk secara aktif terlibat ketika mencatat dan mengeluarkan dana Gereja.

Para pemimpin hendaknya melindungi dan tidak pernah berbagi password mereka (lihat 33.9.1.1).

Tuhan telah memberi para uskup kepercayaan sakral untuk menerima dan mempertanggungjawabkan persepuluhan dan persembahan lain dari para Orang Suci (lihat Ajaran dan Perjanjian 42:30–33; 119). Hanya uskup dan penasihatnya yang boleh menerima persepuluhan dan persembahan lain. Tidak dalam keadaan apa pun istri mereka, anggota keluarga mereka lainnya, juru tulis, atau anggota lingkungan lain boleh menerima kontribusi tersebut.

Sumbangan hendaknya diverifikasi dan dicatat pada hari Minggu kontribusi tersebut diterima. Seorang anggota keuskupan dan juru tulis, atau dua anggota keuskupan, membuka setiap amplop bersama-sama. Mereka memverifikasi bahwa dana terlampir adalah sama dengan jumlah yang tertulis pada formulir Persepuluhan dan Persembahan Lain. Mereka mencatat setiap sumbangan dengan benar. Jika dana dan jumlah tertulis berbeda, mereka hendaknya menghubungi penyumbang sesegera mungkin untuk menyelesaikan perbedaannya.

Setoran hendaknya disiapkan setelah memastikan jumlah yang dicatat cocok dengan dana yang diterima.

Jika penyetoran bank 24 jam tersedia, anggota keuskupan dan seorang pemegang Imamat Melkisedek lainnya menyetorkan dana ke bank pada hari yang sama dana dibuka dan diverifikasi.

Jika penyetoran bank 24 jam tidak tersedia dan bank itu tutup pada hari Minggu, uskup menunjuk seorang pemegang Imamat Melkisedek untuk melakukan setoran pada hari kerja berikutnya. Dia hendaknya:

• Memastikan bahwa dana disimpan dengan aman sampai disetorkan.

• Memperoleh tanda terima setoran yang memperlihatkan tanggal dan jumlah setoran.

Para anggota yang bertanggung jawab atas dana Gereja tidak boleh meninggalkannya di gedung pertemuan semalaman atau meninggalkannya tanpa diawasi pada waktu kapan pun, misalnya selama pertemuan dan kegiatan.

Tidak ada pengeluaran pasak atau lingkungan yang dapat dilakukan atau dibayar tanpa wewenang pejabat ketua.

Dua pemimpin yang berwenang harus menyetujui setiap pembayaran. Salah satunya haruslah seorang anggota presidensi pasak atau keuskupan. Meskipun para penasihat dapat diwenangkan untuk menyetujui pembayaran, presiden pasak atau uskup harus meninjau setiap pembayaran. Para pemimpin hendaknya tidak menyetujui pembayaran bagi diri mereka sendiri.

Persetujuan tertulis presiden pasak diperlukan sebelum uskup dapat menggunakan persembahan puasa atau menyetujui pesanan uskup untuk dirinya sendiri atau keluarganya. Persetujuan tertulis dari seorang anggota Presidensi Area diperlukan sebelum uskup dapat menggunakan persembahan puasa atau menyetujui pesanan uskup untuk presiden pasak atau keluarganya. Lihat 22.5.1.2 untuk pedoman.

Seorang anggota yang meminta penggantian menyediakan salinan fisik atau elektronik dari kuitansi atau faktur apa pun. Dia juga menyertakan tujuan, jumlah, dan tanggal pembelian.

Jika dana dibayar di muka, anggota mengirimkan formulir permintaan pembayaran, menyatakan tujuan, jumlah, dan tanggal. Setelah pengeluaran dibayarkan, anggota itu kemudian (1) menyediakan kuitansi atau faktur untuk dana yang dibelanjakan dan (2) mengembalikan dana apa pun yang tidak terpakai. Dana yang dikembalikan hendaknya disetorkan kembali.

Setiap pasak dan lingkungan hendaknya menyimpan catatan keuangan terkini dan akurat.

Untuk informasi tentang penggunaan dan penyimpanan catatan serta laporan, juru tulis hendaknya merujuk pada petunjuk dari kantor pusat Gereja atau kantor area. Catatan keuangan hendaknya disimpan selama setidaknya tiga tahun plus tahun berjalan.

Setiap pasak dan lingkungan menyiapkan dan mengoperasikan anggaran tahunan. Presiden pasak mengelola anggaran pasak, dan uskup mengelola anggaran lingkungan.

Pedoman tercantum di bawah ini:

• Meninjau jumlah yang dipakai selama tahun sebelumnya untuk memastikan bahwa pengeluaran yang berulang dipertimbangkan.

• Meminta organisasi-organisasi untuk mengestimasi kebutuhan anggaran mereka secara detail.

• Menyusun anggaran menggunakan praktik penganggaran yang disetujui.

Presiden pasak menunjuk sebuah komite audit pasak. Komite ini memastikan bahwa keuangan pasak dan lingkungan ditangani menurut kebijakan Gereja.

Auditor pasak mengaudit catatan keuangan pasak, lingkungan, dan pusat FamilySearch dua kali setahun.

Pejabat ketua unit dan juru tulis yang ditugasi dengan keuangan hendaknya hadir untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan selama audit.

Presiden pasak atau ketua komite audit pasak hendaknya segera diberi tahu jika:

• Dana Gereja telah hilang atau dicuri.

• Seorang pemimpin telah menggelapkan atau menyalahgunakan dana Gereja.