Záznamy a zprávy

Na správu záznamů na úrovni sboru dohlíží biskup.

Každý sbor má mít kompetentního a schopného referenta sboru. Doporučuje ho biskupstvo a povolává a ustanovuje ho člen předsednictva kůlu nebo pověřený vysoký rádce. Má být nositelem Melchisedechova kněžství a mít platné chrámové doporučení. Je členem rady sboru. Účastní se sborových shromáždění, setkání a schůzek, jak je to uvedeno v oddíle 29.2.

Referent sboru pracuje pod vedením biskupstva. Povoláni mohou být i pomocní referenti sboru.

Církevní nástroje pro správu záznamů poskytují vedoucím přístup k seznamům členů. Tyto seznamy mohou vedoucím pomoci rozpoznat:

• kteří členové dosud nepřijali obřady, jež pro ně připadají v úvahu;

• kteří mladí muži a které mladé ženy připadají v úvahu ke službě na misii;

• kteří mladí muži a které mladé ženy nemají platné chrámové doporučení;

• kteří mladí muži a které mladé ženy potřebují naplánovat schůzku se členem biskupstva.

Vedoucí kvor a organizací mají mít přístup k seznamům členů, kteří patří do jejich kvora nebo organizace.

Na záznamech o členství a na osvědčeních o obřadech má být uvedeno úplné úředně platné jméno dané osoby, jak je definováno místními zákony nebo zvyky.

Zaznamenaní členové jsou níže uvedení jednotlivci, kteří mají mít záznam o členství:

• ti, kteří byli pokřtěni a konfirmováni;

• ti, kterým je 9 a méně let a kteří byli požehnáni, ale ne pokřtěni;

• ti, kteří nejsou svéprávní z důvodu mentálního postižení, bez ohledu na věk;

• nepožehnané děti mladší 9 let, pokud platí obě tyto podmínky:

  • alespoň jeden z rodičů nebo prarodičů je členem Církve,

  • oba rodiče udělili svolení k vytvoření záznamu. (Pokud je dítě soudně svěřeno do péče pouze jednomu z rodičů, stačí svolení jen tohoto rodiče.)

Osoba ve věku 9 a více let, která má záznam o členství, ale nebyla pokřtěna a konfirmována, není zaznamenaným členem. Avšak sbor, v němž tato osoba žije, uchovává záznam o členství až do doby, kdy bude této osobě 18 let. Pokud se tato osoba po dosažení věku 18 let rozhodne, že se pokřtít nenechá, biskup její záznam o členství zruší. K tomu je vyžadováno svolení presidenta kůlu.

Záznamy těch, kteří se nedali pokřtít kvůli svému mentálnímu postižení, se neruší, ledaže o to dotyčný člověk nebo jeho zákonný zástupce, počítaje v to i rodiče, požádá.

Referent sboru nebo pomocný referent sboru kontaktuje nové členy sboru krátce poté, co dorazí jejich záznamy o členství, aby s nimi prošel Přehled obřadů jednotlivce kvůli správnosti všech údajů.

Všechny záznamy o členství používají úředně platné jméno osoby, jak je definováno místními zákony nebo zvyky. To zahrnuje i děti rodičů, kteří jsou rozvedení.

Děti s rozvedenými rodiči často navštěvují církevní shromáždění v obou sborech svých rodičů. Ačkoli uchovávat a aktualizovat oficiální záznam o členství dítěte může pouze jedna jednotka, v druhém sboru, který dítě navštěvuje, pro ně může být vytvořen záznam o členovi z jiné jednotky. Toto umožňuje, aby se jméno dítěte a jeho kontaktní údaje zobrazovaly také na seznamech a prezenčních listinách tříd druhého sboru.

Děti se záznamem o členovi z jiné jednotky mohou v dané jednotce obdržet povolání.

Pokud se člen, u něhož je uplatněno formální omezení členství nebo u něhož panují jiné závažné okolnosti, přestěhuje, může biskup nebo oprávněný referent nastavit na záznamu o členství tohoto člena omezení převodu záznamu o členství. K tomuto úkonu použije systém LCR.

Záznam, u něhož je nastaveno omezení převodu, se do nové jednotky nepřevede, dokud kněžský vedoucí, který omezení nastavil, neschválí odstranění tohoto omezení.

Viz kapitola 18.

Každý rok referent kůlu nebo pomocný referent kůlu zajišťuje, aby byl v každém sboru pomocí systému LCR proveden audit záznamů o členství. Audit záznamů o členství má být každoročně proveden k 30. červnu.

Pán přikázal, aby byla zapisována a uchovávána historie všech důležitých záležitostí týkajících se Jeho Církve (viz Nauka a smlouvy 69:3, viz také verš 5; Alma 37:2).

Každá jednotka v Církvi má dokumentovat všechny důležité záležitosti týkající se dotyčné jednotky.

Správa historických záznamů je duchovní práce, jež posílí víru těch, kteří budou tyto záznamy zapisovat a číst.

Kněžští vedoucí a vedoucí organizací na úrovni kůlu i sborů přidávají příspěvky pomocí nástroje Historický přehled jednotky na stránkách ChurchofJesusChrist.org. Hlavní zodpovědnost za organizaci a koordinaci tohoto úsilí nesou referenti kůlu a sborů. Další pokyny jsou uvedeny v dokumentu Stručný návod dostupném v samotném nástroji.

Veškeré církevní záznamy, zprávy a údaje mají být chráněny před neoprávněným přístupem, změnami, zničením či zveřejněním. Tyto informace se mají uchovávat na bezpečném místě.

Ztracená nebo odcizená Církví vlastněná zařízení nebo úložiště dat se mají bezodkladně hlásit na stránkách incidents.ChurchofJesusChrist.org. Nahlášeno má být také zneužití církevních údajů.