“33. Opptegnelser og rapporter”, Utdrag fra Generell håndbok (2023).
“33. Opptegnelser og rapporter”, Utdrag fra Generell håndbok
33.
Opptegnelser og rapporter
33.0
Innledning
Opptegnelsesføring har alltid vært viktig i Herrens kirke. For eksempel:
Adam førte “en minnebok” (Moses 6:5).
Moroni underviste at navnene på dem som ble døpt inn i Kristi kirke, ble nedtegnet slik at “de kunne bli husket og næret ved Guds gode ord” (Moroni 6:4).
Joseph Smith instruerte at en skriver skulle kalles i hver menighet for å “føre en sannferdig opptegnelse for Herren” (Lære og pakter 128:2).
33.1
Oversikt over Kirkens opptegnelser
Kirkens opptegnelser er hellige. Informasjonen i dem er sensitiv og skulle beskyttes. Kirkens opptegnelsessystemer gir tilgang til medlemsopplysninger basert på kall.
Opptegnelser kan hjelpe ledere å:
-
Finne ut hvem som kan trenge spesiell omsorg.
-
Finne ut hvilke ordinanser en person har mottatt eller kan trenge.
-
Finne medlemmer.
Følgende opptegnelser føres i Kirkens enheter:
-
Rapporter om medlemmers deltagelse (se 33.5)
-
Medlemsopptegnelser (se 33.6)
-
Historiske opptegnelser (se 33.7)
-
Finansopptegnelser (se kapittel 34)
33.2
Generelle instruksjoner for sekretærer
De skulle ha en gyldig tempelanbefaling.
Sekretærer er nøye med å følge gjeldende retningslinjer for å verne om Kirkens midler og sørge for at Kirkens opptegnelser er korrekte. Sekretærer underretter umiddelbart prestedømsledere om eventuelle uregelmessigheter. Hvis det oppstår vanskeligheter med å løse uregelmessigheter, skulle sekretærer kontakte Kontoret for konfidensielle opptegnelser ved Kirkens hovedkvarter.
Telefon: +1 801 240 2053 eller 1 800 453 3860, linje 2-2053
Gratisnummer (GSD-telefon): 855 537 4357
E-post: ConfidentialRecords@ChurchofJesusChrist.org
Sekretærer skulle virke lenge nok til at de kan lære sine plikter og bevare kontinuitet i sitt arbeid. Ettersom de ikke er medlem av stavspresidentskapet eller biskopsrådet, behøver de ikke å bli avløst når stavspresidentskapet eller biskopsrådet omorganiseres.
33.4
Opptegnelser og rapporter på menighetsplan
33.4.1
Biskopsrådet
Biskopen har oppsyn med føring av menighetens opptegnelser.
33.4.2
Menighetssekretær
Alle menigheter skulle ha en kvalifisert, velfungerende menighetssekretær. Han anbefales av biskopsrådet og kalles og beskikkes av et medlem av stavspresidentskapet eller et utpekt høyrådsmedlem. Han skulle ha Det melkisedekske prestedømme og ha en gyldig tempelanbefaling. Han er medlem av meninghetsrådet. Han deltar på meninghetsmøter som angitt i 29.2.
Menighetens sekretær virker under ledelse av biskopsrådet. Assisterende menighetssekretærer kan kalles for hjelp.
33.4.2.1
Ansvar for føring av opptegnelser
Menighetssekretæren, eller en tildelt assisterende sekretær, har følgende ansvarsoppgaver:
-
Fører opptegnelser over oppdrag og beslutninger på menighetens lederskapsmøter.
-
Påser at opptegnelser og rapporter er nøyaktige og betimelige.
Menighetssekretæren skulle gjøre seg kjent med Kirkens verktøy for føring av opptegnelser (se 33.0). Han bruker disse verktøyene til å hjelpe lederne å identifisere:
-
Medlemmenes og organisasjonenes behov.
-
Tilgjengelige ressurser, herunder økonomi.
Menighetssekretæren oppfordrer medlemmene til å rapportere eventuelle feil i medlemsopplysningene.
Andre plikter for føring av opptegnelser kan innbefatte:
-
Påse at ordinanser blir riktig og raskt registrert.
-
Fylle ut blanketten Oppholdte funksjonærer til menighetskonferansen.
-
Føre opptegnelser for medlemskapsråd på menighetsplan.
-
Vedlikehold av finansopptegnelser (se 34.2.2).
33.5
Rapporter om medlemmers deltagelse
Rapporter om medlemmers deltagelse hjelper ledere å fokusere på medlemmenes fremgang og behov.
33.5.1
Rapporter
33.5.1.1
Fremmøterapporter
Fremmøte på nadverdsmøter og søndagens prestedømsmøter og organisasjonsmøter registreres elektronisk ved hjelp av LCR eller Medlemsverktøy.
Nadverdsmøtet. Fremmøtet på nadverdsmøtet registreres hver uke av menighetssekretæren eller en assisterende menighetssekretær. Antallet utgjør dem som deltar på møtet i egen person eller virtuelt, herunder besøkende.
Søndagens møter i quorumene og organisasjonene. Fremmøtet registreres hver uke av sekretærer og veiledere i quorumet og organisasjonene. Ungdomsledere kan også bidra til å registrere fremmøtet. Antallet utgjør dem som deltar på møtet i egen person eller virtuelt, herunder besøkende. Medlemmer som virker i Primær eller som ungdomsledere i menigheten, regnes også som tilstedeværende.
Menighetssekretæren kan registrere fremmøte på vegne av en hvilken som helst organisasjon.
33.5.1.2
Rapport om omsorgsintervjuer
Se 21.3.
33.5.1.3
Kvartalsrapport
Hvert tall i en rapport representerer en person som har unike behov (se Helaman 15:13).
Kvartalsrapporten inneholder nyttig informasjon som kan gi lederne innsikt når de søker inspirasjon om sin omsorgstjeneste.
Lederne på stavs- og menighetsplan henviser regelmessig til kvartalsrapporten for å gjennomgå enkeltpersoners fremgang.
Hver menighet fyller ut og sender en kvartalsrapport til Kirkens hovedkvarter. Sekretæren gjennomgår rapporten sammen med biskopen og sender den før den 15. i måneden etter slutten av hvert kvartal.
33.5.2
Medlemslister
Kirkens verktøy for føring av opptegnelser gir lederne tilgang til medlemslister. Disse listene kan hjelpe lederne å identifisere:
-
Hvilke medlemmer som ennå ikke har mottatt ordinanser som de er aktuelle for.
-
Hvilke unge menn og unge kvinner som er aktuelle for å reise på misjon.
-
Hvilke ungdommer som ikke har gyldig tempelanbefaling.
-
Hvilke ungdommer som det må planlegges møter for med et medlem av biskopsrådet.
Ledere i quorum og organisasjoner skulle ha tilgang til lister over dem som tilhører deres quorum eller organisasjon.
33.6
Medlemsopptegnelser
Medlemsopptegnelser omfatter medlemmers navn, kontaktopplysninger, ordinansdetaljer og annen viktig informasjon.
Medlemsopptegnelsene skal befinne seg i menigheten der medlemmene bor. Unntak, som bør være sjeldne, krever samtykke fra de involverte biskoper og stavspresidenter. For å anmode om et unntak bruker stavspresidenten LCR til å sende anmodningen til Det første presidentskaps kontor.
Det er viktig å gjøre følgende omgående:
-
Registrere ordinansinformasjon.
-
Flytte opptegnelser over medlemmer som flytter inn i eller ut av menigheten.
-
Opprette opptegnelser for nye medlemmer og nye barn av medlemsforeldre.
-
Registrere et medlems dødsfall.
-
Registrere opplysninger om ekteskap og husstand.
Biskopen eller stavspresidenten påser at en medlemsopptegnelse befinner seg i riktig menighet før et medlem blir intervjuet for å motta:
-
Et kall i Kirken.
-
En tempelanbefaling.
-
Det melkisedekske prestedømme eller å bli ordinert til et embede i dette prestedømmet.
Han påser også at opptegnelsen ikke inneholder noe av det følgende:
-
En anmerkning
-
En kommentar om restriksjon mot besegling eller ordinans
-
Formelle restriksjoner på medlemskap
Medlemsopptegnelser skal ikke under noen omstendighet gis eller vises til andre enn biskopen eller en sekretær.
Medlemmer kan se medlemsopplysninger for seg selv og for barn man har forsørgeransvar for som bor hjemme, i Medlemsverktøy-appen. De kan også be om trykte eksemplarer av sitt individuelle ordinanssammendrag fra sekretæren. Hvis det finnes feil, sørger en sekretær for at de blir korrigert på medlemsopptegnelsen.
33.6.1
Navn i Kirkens opptegnelser
En persons fulle juridiske navn, ifølge landets lov eller skikk, skulle benyttes i medlemsopptegnelser og på ordinansattester.
33.6.2
Registrerte medlemmer
Følgende personer er registrerte medlemmer og skulle ha en medlemsopptegnelse:
-
De som er døpt og bekreftet
-
De som er under 9 år som har blitt velsignet, men ikke døpt
-
De som ikke er ansvarlige på grunn av intellektuelle funksjonshemninger, uansett alder
-
Barn under 9 år som ikke har blitt velsignet, når begge disse gjelder:
-
Minst én av foreldrene eller en av besteforeldrene er medlem av Kirken.
-
Begge foreldrene gir tillatelse til at det opprettes en opptegnelse. (Hvis bare én av foreldrene har juridisk foreldrerett til barnet, er denne forelderens tillatelse tilstrekkelig.)
-
En person som er 9 år eller eldre som har medlemsopptegnelse, men som ikke har blitt døpt og bekreftet, er ikke et registrert medlem. Menigheten hvor vedkommende bor, oppbevarer imidlertid medlemsopptegnelsen til han eller hun blir 18 år. Hvis vedkommende på det tidspunktet velger å ikke bli døpt, annullerer biskopen medlemsopptegnelsen. Stavspresidentens tillatelse er påkrevd.
Opptegnelser annulleres ikke for dem som ikke har blitt døpt på grunn av en intellektuell funksjonshemning, med mindre vedkommende eller en verge anmoder om det, herunder en forelder.
33.6.3
Opptegnelser på nye medlemmer av menigheten
Menighetssekretæren eller en assisterende menighetssekretær kontakter nye medlemmer av menigheten kort tid etter at medlemsopptegnelsene har kommet, for å kontrollere at Individuelt ordinanssammendrag stemmer.
33.6.6
Opptegnelser for medlemmer som virker utenfor sin geografiske menighet
33.6.6.2
Medlemsopptegnelser for heltidsmisjonærer
Se 24.6.2.8.
33.6.13
Opptegnelser for barn av skilte foreldre
Alle medlemsopptegnelser bruker en persons juridiske navn, som definert av lokal lov eller skikk. Dette innbefatter barn av foreldre som er skilt.
Barn med skilte foreldre er ofte til stede på Kirkens møter i begge foreldrenes menigheter. Mens bare én enhet kan føre og oppdatere et barns offisielle medlemsopptegnelse, kan det opprettes en medlemsopptegnelse utenfor enheten i den andre menigheten eller grenen han eller hun er til stede i. Dette muliggjør at barnets navn og kontaktinformasjon vises på menighetens lister og klasselister.
Barn med en medlemsopptegnelse utenfor enheten kan motta et kall i denne enheten.
33.6.15
Fjerning av restriksjoner på medlemsopptegnelser
Hvis et medlem flytter mens en formell restriksjon på medlemskapet eller en annen alvorlig sak pågår, kan biskopen eller en bemyndiget sekretær påføre en overføringsrestriksjon på medlemsopptegnelsen. Han bruker LCR til å gjøre dette.
En opptegnelse med overføringsrestriksjon blir ikke overført til en ny enhet før prestedømslederen som ga restriksjonen, gir tillatelse til at den oppheves.
33.6.17
Påføring og korrigering av ordinansopplysninger
Se kapittel 18.
33.6.19
Revisjoner av medlemsopptegnelser
Hvert år påser stavssekretæren eller en assisterende stavssekretær at det blir gjennomført en revisjon av medlemsopptegnelser i hver menighet ved hjelp av LCR. Revisjoner skulle være gjennomført innen 30. juni hvert år.
33.7
Historiske opptegnelser
33.7.1
Menighets- og stavshistorier
Herren har befalt at “en historie om alle de viktige ting” som angår hans kirke, skal skrives og oppbevares (Lære og pakter 69:3; se også vers 5; Alma 37:2).
Hver enhet i Kirken skal dokumentere alle viktige saker angående enheten.
Å føre en historie er et åndelig arbeid som vil styrke troen til dem som skriver og leser den.
Ledere i prestedømmet og organisasjonene på stavs- og menighetsplan bidrar med historier ved hjelp av Enhetens historie-verktøyet på ChurchofJesusChrist.org. Stavs- og menighetssekretærer har hovedansvaret for å organisere og koordinere dette arbeidet. Du finner flere instruksjoner i verktøyets Hurtiginnføring.
33.8
Konfidensielle opptegnelser
Kirkens opptegnelser er konfidensielle, enten de finnes på papir eller digitalt. Det kan være:
-
Medlemsopptegnelser.
-
Finansopptegnelser.
-
Notater fra møter.
-
Offisielle skjemaer og dokumenter (inkludert opptegnelser fra medlemskapsråd).
Lederne påser at informasjon som innhentes fra medlemmer, er:
-
Begrenset til hva Kirken krever.
-
Kun brukt til godkjente formål i Kirken.
-
Gis bare til dem som er bemyndiget til å bruke den.
Opplysninger som er lagret elektronisk, må behørig sikres og beskyttes (se 33.9.1).
33.9
Behandling av opptegnelser
33.9.1
Beskyttelse
Alle Kirkens opptegnelser, rapporter og opplysninger skulle beskyttes mot uautorisert innsyn, endring, ødeleggelse eller utlevering. Denne informasjonen skulle oppbevares på et trygt sted.
Bortkomne eller stjålne enheter eller lagringsmedier fra Kirken skulle rapporteres omgående på incidents.ChurchofJesusChrist.org. Misbruk av Kirkens informasjon skulle også rapporteres.
33.9.1.1
Brukernavn og passord
Stavspresidenter, biskoper og andre ledere skulle aldri dele sitt brukernavn og passord med rådgivere, sekretærer, utøvende sekretærer eller andre.
33.9.1.3
Personvern
Mange land har vedtatt lover om databeskyttelse som regulerer behandlingen av personopplysninger. Dette innbefatter informasjonen i medlemsopptegnelser og andre av Kirkens opptegnelser som identifiserer personer. Ledere som har spørsmål om anvendelse av personvernlover til den lokale forvaltningen av Kirkens opptegnelser, kan kontakte Kirkens personvernkontor på DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org.