Registri e rapporti

Il vescovo sovrintende alla tenuta dei registri del rione.

Ogni rione deve avere un archivista di rione qualificato e operante. È raccomandato dal vescovato e chiamato e messo a parte da un membro della presidenza di palo o da un sommo consigliere incaricato. Deve detenere il Sacerdozio di Melchisedec e avere una raccomandazione per il tempio valida. È membro del consiglio di rione. Partecipa alle riunioni di rione come indicato in 29.2.

L’archivista di rione è istruito dal vescovato e dagli archivisti di palo. Possono essere chiamati ad aiutarlo degli assistenti archivisti di rione.

Gli strumenti per la tenuta dei registri della Chiesa forniscono ai dirigenti l’accesso agli elenchi dei membri. Questi elenchi possono aiutare i dirigenti a individuare:

• Quali membri non hanno ancora ricevuto le ordinanze per le quali sono idonei.

• Quali giovani uomini e giovani donne sono idonei a svolgere una missione.

• Quali giovani non hanno una raccomandazione per il tempio valida.

• Quali incontri dei giovani con un membro del vescovato devono essere programmati.

I dirigenti dei quorum e delle organizzazioni devono avere accesso agli elenchi di coloro che appartengono ai loro quorum o alle loro organizzazioni.

Sui certificati di appartenenza e sui certificati delle ordinanze si deve usare il nome legale per esteso della persona, come definito dalle leggi locali o dalla consuetudine.

Le seguenti persone sono membri registrati e dovrebbero avere un certificato di appartenenza:

• Coloro che sono stati battezzati e confermati

• I bambini al di sotto dei 9 anni che sono stati benedetti ma non battezzati

• Coloro che non sono responsabili a causa di disabilità intellettive, a prescindere dall’età

• Bambini non benedetti al di sotto dei 9 anni di età quando si applicano entrambe le seguenti condizioni:

  • Almeno un genitore o un nonno è membro della Chiesa.

  • Entrambi i genitori danno il permesso di creare un certificato (se solo un genitore ha la custodia legale del figlio, il permesso di quel genitore è sufficiente).

Una persona dai 9 anni in su che ha il certificato di appartenenza ma non è stata battezzata e confermata non è un membro registrato. Tuttavia, il rione in cui vive la persona conserva il certificato di appartenenza sino a quando non compirà diciotto anni. Allora, se la persona sceglie di non essere battezzata, il vescovo cancella il certificato di appartenenza. È obbligatorio il permesso del presidente di palo.

Non vengono eliminati i certificati di coloro che non sono stati battezzati a causa di una disabilità intellettiva, a meno che ciò non sia richiesto dalla persona o dal tutore legale, compreso un genitore.

L’archivista di rione o un assistente archivista di rione contattano i nuovi membri del rione subito dopo l’arrivo dei certificati di appartenenza per esaminare il loro Certificato individuale delle ordinanze e verificarne l’esattezza.

Tutti i certificati di appartenenza usano il nome legale di una persona, così com’è definito dalle leggi o dalle consuetudini locali. Questo comprende i figli dei genitori divorziati.

Spesso i figli di genitori divorziati frequentano le riunioni della Chiesa in entrambi i rioni dei genitori. Anche se solo un’unità può conservare e aggiornare il certificato di appartenenza ufficiale di un figlio, si può creare un certificato di membro fuori unità nell’altro rione che frequenta. Questo consente di far includere il nome e le informazioni di contatto del figlio sugli elenchi del rione e sui registri di classe.

I figli con un certificato di membro fuori unità possono ricevere una chiamata in quell’unità.

Se un membro si trasferisce mentre sono in corso delle limitazioni formali all’appartenenza alla Chiesa o altre gravi questioni, il vescovo o un archivista autorizzato possono apporre un divieto di trasferimento sul certificato di appartenenza. Per farlo, si usa Risorse per i dirigenti e per l’archivista.

Un certificato che ha un divieto di trasferimento non viene trasferito in una nuova unità sino a quando il dirigente del sacerdozio che ha posto il divieto non ne autorizza la rimozione.

A volte un membro viene rintracciato dopo che il suo certificato è stato posto nell’archivio “Indirizzo sconosciuto” presso la sede centrale della Chiesa. In questa situazione, l’archivista del rione richiede il certificato usando Risorse per i dirigenti e per l’archivista.

Vedere il capitolo 18.

Ogni anno l’archivista di palo o un assistente archivista di palo si assicurano che sia fatta una revisione dei certificati di appartenenza in ogni rione utilizzando Risorse per i dirigenti e per l’archivista. Le revisioni vanno completate entro il 30 giugno di ogni anno.

Il Signore ha comandato che sia scritta e conservata “una storia di tutte le cose importanti” riguardo alla Sua chiesa (Dottrina e Alleanze 69:3; vedere anche il versetto 5; Alma 37:2).

Ogni unità della Chiesa deve documentare tutte le questioni importanti che la riguardano.

Tenere una storia è un’opera spirituale che rafforza la fede di coloro che la scrivono e di coloro che la leggono.

I dirigenti del sacerdozio e delle organizzazioni di palo e di rione inviano le storie usando lo strumento Storia dell’unità su ChurchofJesusChrist.org. Gli archivisti di palo e di rione hanno la responsabilità principale di organizzare e coordinare questo impegno. Ulteriori istruzioni sono disponibili nella Guida rapida dello strumento.

Tutti i certificati, i rapporti e i dati della Chiesa devono essere protetti da ogni accesso, cambiamento, distruzione o divulgazione non autorizzati. Queste informazioni devono essere conservate in un luogo sicuro.

I dispositivi o i mezzi di archiviazione di proprietà della Chiesa che vengono smarriti o rubati devono essere riferiti prontamente a incidents.ChurchofJesusChrist.org. Anche l’uso improprio delle informazioni della Chiesa deve essere segnalato.