Finanze e revisioni

Il vescovo ha le seguenti responsabilità per quanto attiene alle finanze del rione. Egli delega gran parte di questo lavoro ai suoi consiglieri e agli archivisti.

Il vescovo:

• Insegna ai membri e li esorta a pagare la decima per intero e a dare offerte generose (vedere 34.3).

• Si assicura che i fondi del rione siano amministrati e rendicontati correttamente (vedere 34.5).

• Esamina il rapporto finanziario ogni mese e si assicura che eventuali problemi siano risolti prontamente.

• Si assicura che i dirigenti delle organizzazioni e gli archivisti apprendano la loro responsabilità nei confronti dei sacri fondi della Chiesa.

• Prepara e gestisce il bilancio annuale del rione (vedere 34.6).

• Si incontra con i membri del rione ogni anno per ricevere la loro attestazione sulla decima.

Il vescovo incarica l’archivista di rione o un assistente archivista di rione di assisterlo nella tenuta dei registri finanziari di rione. Gli archivisti seguono attentamente le direttive correnti per salvaguardare i fondi della Chiesa e garantire che i registri della Chiesa siano accurati.

L’archivista ha le seguenti responsabilità:

• Registrare e versare i fondi ricevuti insieme a un membro del vescovato.

• Esaminare il rapporto finanziario ogni mese e assicurarsi che eventuali problemi siano risolti prontamente.

• Aiutare il vescovato a preparare il bilancio annuale del rione (vedere 34.6.1 e 34.6.2).

• Assicurarsi che i membri abbiano accesso alle dichiarazioni delle loro donazioni e assistere secondo necessità.

Gli archivisti devono detenere il Sacerdozio di Melchisedec e avere una raccomandazione per il tempio valida.

La decima è la donazione di un decimo delle proprie entrate alla Chiesa di Dio (vedere Dottrina e Alleanze 119:3–4; per guadagno si intendono le entrate). Tutti i membri che hanno delle entrate devono pagare la decima.

I dirigenti della Chiesa esortano i membri a osservare la legge del digiuno. Ciò comprende il fare una generosa offerta di digiuno (vedere 22.2.2).

Le linee guida relative all’utilizzo dei fondi delle offerte di digiuno sono contenute in 22.5.2.

Le donazioni versate al fondo missionario di rione vengono usate principalmente per assolvere gli impegni di versamento dei missionari a tempo pieno partiti dal rione.

Le donazioni al Fondo missionario generale vengono usate dalla Chiesa nel suo impegno missionario generale.

Quando sono state versate alla Chiesa, le decime e le altre offerte appartengono al Signore. Sono a Lui consacrate.

I presidenti di palo e i vescovi informano coloro che versano decime e offerte che queste donazioni non possono essere restituite.

Il principio di lavorare in coppia richiede che due persone — un membro del vescovato e un archivista, o due membri del vescovato — siano attivamente coinvolte nella registrazione e nell’esborso dei fondi della Chiesa.

I dirigenti devono proteggere e non condividere mai la propria password (vedere 33.9.1.1).

Il Signore ha affidato ai vescovi il sacro compito di ricevere le decime e le altre offerte dei Santi e di rendicontarle (vedere Dottrina e Alleanze 42:30–33; 119). Soltanto il vescovo e i suoi consiglieri possono ricevere le decime e le altre offerte. In nessun caso le loro mogli, gli altri familiari, gli archivisti o altri membri del rione possono ricevere queste donazioni.

Le donazioni devono essere verificate e registrate la domenica in cui sono ricevute. Un membro del vescovato e un archivista, o due membri del vescovato, aprono tutte le buste insieme. Verificano che i fondi allegati corrispondano all’importo scritto nel modulo Decima e altre offerte. Registrano correttamente ogni donazione. Se i fondi e la somma scritta differiscono, il donatore deve essere contattato al più presto per risolvere la discrepanza.

Dopo aver accertato che gli importi registrati corrispondono ai fondi ricevuti, deve essere preparato un versamento.

Laddove è disponibile la cassa continua, il membro del vescovato, accompagnato da un altro detentore del Sacerdozio di Melchisedec, versa i fondi in banca il giorno stesso in cui sono stati aperti e controllati.

Dove non è disponibile una cassa continua e la banca è chiusa la domenica, il vescovo incarica un detentore del Sacerdozio di Melchisedec di effettuare il versamento il primo giorno lavorativo disponibile. Egli deve:

• Assicurarsi che i fondi siano tenuti al sicuro finché non sono versati.

• Ricevere, al momento del versamento, una ricevuta che indichi la data e l’importo del versamento.

I membri che sono responsabili dei fondi della Chiesa non devono mai lasciarli di notte nella casa di riunione né lasciarli mai incustoditi in alcun momento, come per esempio durante le riunioni e le attività.

Non si può effettuare né pagare alcuna spesa di palo o di rione senza l’autorizzazione del dirigente presiedente.

Due dirigenti autorizzati devono approvare ogni pagamento. Uno di essi deve essere un membro della presidenza di palo o del vescovato. Sebbene i consiglieri possano essere autorizzati ad approvare i pagamenti, il presidente di palo o il vescovo devono verificare ogni pagamento. I dirigenti non devono approvare un pagamento a se stessi.

Prima che un vescovo possa usare le offerte di digiuno o approvare un ordine del vescovo per se stesso o per la sua famiglia è necessaria l’approvazione scritta del presidente di palo. È necessaria l’approvazione scritta di un membro della presidenza di area prima che un vescovo possa usare le offerte di digiuno o approvare un ordine del vescovo per il presidente di palo o per la sua famiglia. Vedere 22.5.1.2 per le linee guida.

Un membro che richiede il rimborso fornisce una copia cartacea o elettronica di qualsiasi ricevuta/scontrino o fattura. Indica anche lo scopo, l’importo e la data dell’acquisto.

Se i fondi sono anticipati, il membro invia un modulo di richiesta di pagamento, annotando lo scopo, l’importo e la data. Dopo che la spesa è stata pagata, il membro 1) fornisce ricevute/scontrini o fatture per i fondi spesi e 2) restituisce eventuali fondi non spesi. I fondi restituiti devono essere nuovamente versati.

Ogni palo e rione deve tenere registri finanziari aggiornati e accurati.

Per informazioni sull’utilizzo e la conservazione dei registri e dei rapporti, gli archivisti devono basarsi sulle istruzioni ricevute dalla sede centrale della Chiesa o dall’ufficio di area. I registri finanziari devono essere conservati per almeno tre anni oltre quello in corso.

Ogni palo e rione prepara un bilancio annuale e opera in base ad esso. Il presidente di palo gestisce il bilancio del palo e il vescovo gestisce il bilancio del rione.

Le linee guida sono elencate di seguito:

• Esaminare le spese effettuate durante l’anno precedente per assicurarsi di prendere in considerazione le spese ricorrenti.

• Chiedere alle organizzazioni di stimare in maniera dettagliata le loro necessità di bilancio.

• Stilare il bilancio usando le procedure approvate per l’assegnazione di bilancio.

Il presidente di palo nomina un comitato di revisione di palo. Questo comitato si assicura che le finanze di palo e di rione siano gestite secondo le direttive della Chiesa.

I revisori di palo controllano i registri finanziari del palo, dei rioni e dei centri FamilySearch due volte all’anno.

Il dirigente presiedente dell’unità e l’archivista assegnato alle finanze devono essere disponibili per rispondere alle domande durante le revisioni.

Il presidente di palo o il presidente del comitato di revisione di palo devono essere prontamente informati se:

• Dei fondi della Chiesa sono stati smarriti o rubati.

• Un dirigente si è appropriato illecitamente di fondi della Chiesa o li ha malversati.