Chăm Nom và Sử Dụng Nhà Hội

Phòng Cơ Sở Vật Chất của Nhà Hội tại trụ sở Giáo Hội thiết lập các nguyên tắc và hướng dẫn nhằm cung cấp và bảo trì những nơi thờ phượng. Phòng này hoạt động dưới sự chỉ dẫn của Giám Trợ Đoàn Chủ Tọa.

Các nhân viên của phòng Cơ Sở Vật Chất có trách nhiệm cung cấp và bảo trì các nhà hội và các tòa nhà khác của Giáo Hội. Việc này được thực hiện dưới sự chỉ dẫn của Chủ Tịch Đoàn Giáo Vùng và giám đốc khu vực phụ trách các công việc thế tục.

Một giám đốc cơ sở vật chất là nhân viên của Giáo Hội giúp mỗi giáo khu điều hành các nhà hội. Người này sắp xếp những sửa chữa nghiêm trọng, dọn dẹp kỹ lưỡng và bảo trì tòa nhà định kỳ.

Khi cần, người giám đốc cơ sở vật chất giúp chỉ dẫn những người đại diện cho tòa nhà của giáo khu và tiểu giáo khu về cách dọn dẹp sạch tòa nhà và thực hiện các nhiệm vụ khác của địa phương. Người này cung cấp những chỉ dẫn, tài liệu và thiết bị.

Người giám đốc cơ sở vật chất làm việc với vị đại diện tòa nhà của giáo khu để quản lý các dịch vụ này và việc chăm nom tổng diện các tòa nhà. Người này cũng có thể cùng với giám trợ đoàn xem xét các chi phí xây cất.

Thầy Bảy Mươi Có Thẩm Quyền Giáo Vùng đã được chỉ định làm việc chặt chẽ với các chủ tịch giáo khu trong tiến trình lập kế hoạch tổng thể (xin xem phần 35.3).

Chủ tịch đoàn giáo khu hướng dẫn các giám trợ về việc sử dụng, chăm nom và an ninh của các nhà hội. Họ chỉ định một ủy viên hội đồng thượng phẩm làm người đại diện tòa nhà của giáo khu (xin xem đoạn 35.2.5). Họ hội ý với người này để xem xét lại các nhu cầu và dự án liên quan.

Nếu các tín hữu cần thêm chỗ để thờ phượng, chủ tịch đoàn giáo khu cung cấp thông tin cho Thầy Bảy Mươi Có Thẩm Quyền Giáo Vùng. Điều này được thực hiện qua tiến trình lập kế hoạch tổng thể (xin xem phần 35.3).

Người đại diện tòa nhà của giáo khu phụ giúp chủ tịch đoàn của giáo khu trong việc sử dụng, chăm nom và an ninh của các nhà hội bằng cách:

• Chỉ dẫn những người đại diện tòa nhà của tiểu giáo khu trong các nhiệm vụ của họ (xin xem đoạn 35.2.9).

• Phân phát chìa khóa cho các vị lãnh đạo đơn vị.

• Liên lạc trao đổi với người giám đốc cơ sở vật chất của Giáo Hội về nhu cầu bảo trì và điều hành các tòa nhà.

Các chuyên gia công nghệ giáo khu và tiểu giáo khu giúp thiết lập và bảo trì công nghệ trong các tòa nhà. Khi thiết bị mới cần được lắp đặt thì họ sẽ phối hợp với người giám đốc cơ sở vật chất. Để biết thêm thông tin về những chức vụ kêu gọi này, xin xem phần 33.10 (xin xem thêm mhtech.ChurchofJesusChrist.org).

Giám trợ đoàn (hoặc người đại diện tòa nhà của tiểu giáo khu) giảng dạy cho các tín hữu biết cách sử dụng, chăm nom và bảo vệ tòa nhà. Giám trợ đoàn cũng phân phát các chìa khóa của tòa nhà cho các vị lãnh đạo tiểu giáo khu.

Họ bảo đảm rằng các sinh hoạt trong tòa nhà và trên khu đất vườn được tiến hành một cách an toàn (xin xem phần 20.7).

Họ liên lạc trao đổi với người giám đốc cơ sở vật chất của Giáo Hội về các nhu cầu bảo trì và điều hành. Họ cũng có thể cùng với người giám đốc cơ sở vật chất xem xét về các chi phí liên quan.

Nếu có nhiều hơn một tiểu giáo khu nhóm họp trong một tòa nhà, thì chủ tịch đoàn giáo khu chọn ra một vị giám trợ đại diện để phối hợp các nhiệm vụ với các giám trợ khác. Những chỉ định này gồm có hoạch định, dọn dẹp và bảo vệ tòa nhà. Chủ tịch giáo khu luân phiên theo định kỳ trách nhiệm này giữa các giám trợ mà có các tiểu giáo khu nhóm họp trong tòa nhà.

Giám trợ đoàn quyết định có nên kêu gọi một người đại diện tòa nhà của tiểu giáo khu hay không. Nếu họ quyết định đưa ra sự kêu gọi này thì giám trợ đoàn có thể kêu gọi một người nam tín hữu hay nữ tín hữu trưởng thành. Nếu một người đại diện tòa nhà của tiểu giáo khu không được kêu gọi thì vị giám trợ có thể chỉ định trách nhiệm này cho một trong các cố vấn của ông, thư ký tiểu giáo khu hoặc một phụ tá thư ký tiểu giáo khu, hay người thư ký chấp hành.

Người đại diện tòa nhà tiểu giáo khu thu xếp cho các tín hữu và tình nguyện viên dọn dẹp và bảo trì tòa nhà. Người này dạy cho họ cách thực hiện từng nhiệm vụ với những vật dụng và thiết bị sẵn có.

Nếu cần, người này nhận được sự chỉ dẫn từ người đại diện tòa nhà của giáo khu trong việc điều khiển âm thanh, hệ thống sưởi, điều hòa không khí, và các hệ thống khác của tòa nhà.

Dưới sự hướng dẫn của vị giám trợ, các vị lãnh đạo nhóm người lớn và giới trẻ khuyến khích các tín hữu giúp đỡ trong việc chăm nom và bảo trì tòa nhà. Giám trợ đoàn và người đại diện tòa nhà của tiểu giáo khu điều chỉnh các nhiệm vụ tùy theo các kỹ năng và khả năng của những người làm công việc đó. Sự chăm nom thường xuyên của các tín hữu giúp cho các tài nguyên của Giáo Hội được bền lâu nhất có thể.

Lễ Động Thổ có thể được tổ chức trước khi bắt đầu xây cất. Một khi đã hoàn tất, các tòa nhà mới và các công trình bổ sung quan trọng phải được làm lễ cung hiến càng sớm càng tốt. Những chỗ thuê theo hợp đồng cũng có thể được làm lễ cung hiến.

Để biết thêm thông tin, xin xem “Lễ Động Thổ” và “Làm Lễ Cung Hiến Các Tòa Nhà” trong “Cung Cấp Các Nhà Hội và Nơi Thờ Phượng Khác” (Hướng Dẫn Về Cơ Sở Vật Chất của Nhà Hội).

Các vị lãnh đạo và tín hữu địa phương, kể cả giới trẻ, đều có trách nhiệm giúp giữ cho mỗi tòa nhà được sạch sẽ và ở trong tình trạng tốt. Việc này giúp:

• Giữ gìn tính chất thiêng liêng của tòa nhà là nơi mà Thánh Linh có thể hiện diện.

• Khuyến khích sự tôn kính.

• Biểu thị một hình ảnh tôn nghiêm và kính trọng.

• Kéo dài tuổi thọ hữu ích của tòa nhà.

Lịch trình dọn dẹp không nên là một gánh nặng cho các tín hữu. Ví dụ, nếu việc di chuyển đến tòa nhà quá khó khăn, thì các tín hữu có thể dọn dẹp như là một phần lịch trình hằng tuần khi họ đã ở trong tòa nhà rồi.

Để biết thêm thông tin, xin xem “Bảo Trì Các Nhà Hội” (Hướng Dẫn về Cơ Sở Vật Chất của Nhà Hội).

Các thành viên của hội đồng tiểu giáo khu và giáo khu có thể báo cáo nhu cầu sửa chữa tòa nhà. Việc này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng công cụ Facility Issue Reporting (FIR). FIR cho phép các vị lãnh đạo đệ trình, theo dõi tiến độ và đưa ra phản hồi về những sửa chữa và những yêu cầu khác. Các thành viên hội đồng cũng có thể liên lạc với người giám đốc cơ sở vật chất để được phụ giúp.

FIR cũng có sẵn dưới dạng ứng dụng trong Google Play và Apple App Store. Những chỉ dẫn để sử dụng FIR có sẵn trong Help Center [Trung Tâm Giúp Đỡ] trên trang mạng ChurchofJesusChrist.org.

Mỗi tòa nhà được kiểm tra hằng năm bởi một người giám đốc cơ sở vật chất. Mục đích là nhằm xác định các nhu cầu xây cất và sửa chữa dài hạn. Sau đó, người giám đốc cơ sở vật chất thảo luận về kết quả kiểm tra và các hành động cần thiết với người đại diện của tòa nhà giáo khu hoặc vị giám trợ đại diện.

Giáo Hội cố gắng tiết kiệm nước, năng lượng và các nguồn tài nguyên khác. Các vị lãnh đạo khuyến khích các tín hữu nên tiết kiệm năng lượng và nước trong tòa nhà. Ví dụ, khi các tín hữu rời phòng, họ nên tắt đèn, vòi nước và máy sưởi cùng máy lạnh hoặc những thiết bị được sử dụng trong buổi họp hoặc sinh hoạt. Các tín hữu báo cáo với các vị lãnh đạo của họ bất cứ tình trạng nào đang góp phần gây ra sự lãng phí.

Các tín hữu cũng có thể hỗ trợ các dự án tiết kiệm năng lượng và nước do cộng đồng tài trợ. Các nỗ lực này có thể giảm chi phí tiện ích.

Các vị lãnh đạo và các tín hữu có thể liên lạc với người giám đốc cơ sở vật chất để biết thêm thông tin về việc sử dụng và tiết kiệm nước và năng lượng.

Các vị lãnh đạo và các tín hữu nên:

• Giữ cho hành lang, cầu thang, lối ra và các phòng tiện ích được thông trống để ra vào được an toàn.

• Không sử dụng hoặc cất giữ các vật liệu nguy hiểm hoặc dễ cháy trong các tòa nhà.

• Thiết lập và tuân theo các thủ tục khóa chặt tòa nhà.

• Bảo đảm thiết bị do Giáo Hội sở hữu khỏi bị trộm.

• Biết cách tắt các tiện ích như nước, điện và ga hoặc nhiên liệu.

Khi cần, người giám đốc cơ sở vật chất có thể cung cấp một bản đồ cho thấy các bình chữa cháy, bộ sơ cứu và các vị trí để tắt các tiện ích. Thông tin thêm về sự an toàn có sẵn trong “Các Thủ Tục về An Ninh và Khóa Cửa Tòa Nhà” trong “Bảo Trì Các Nhà Hội” (Hướng Dẫn về Cơ Sở Vật Chất của Nhà Hội). Xin xem thêm phần 20.7.

Các nhà hội của Giáo Hội là tài sản tôn giáo tư nhân được làm lễ cung hiến cho việc thờ phượng, học hỏi phúc âm, tình bằng hữu, và các sinh hoạt thích hợp nhằm giúp mang mọi người đến với Đấng Ky Tô. Việc sử dụng các nhà hội của Giáo Hội là một đặc ân.

Mọi sử dụng nhà hội của Giáo Hội phải đáp ứng những điều kiện cơ bản sau đây:

• Phù hợp với giáo lý, chính sách và lối thực hành của Giáo Hội, kể cả tính chất thiêng liêng và mục đích của các nhà hội Giáo Hội.

• Ở trong giới hạn của luật pháp.

• Phù hợp với tình trạng được miễn thuế của Giáo Hội nếu có.

• Thực hiện các biện pháp thích hợp để tránh, giảm thiểu và quản lý các rủi ro về an toàn, kể cả những hướng dẫn và chính sách của Giáo Hội để bảo vệ trẻ em và giới trẻ (xin xem đoạn 12.5.1 và đoạn 20.7.1)

• Tuân thủ các điều kiện và giới hạn khác do chủ tịch giáo khu hoặc giám trợ cung cấp.

Các buổi họp, chương trình và sinh hoạt của Giáo Hội được ưu tiên hơn mọi sử dụng nhà hội cho việc khác nếu có mâu thuẫn. Việc sử dụng của Giáo Hội gồm có:

• Các buổi lễ thờ phượng và các buổi họp khác trong ngày Sa Bát.

• Các buổi họp giới lãnh đạo.

• Các buổi họp và sinh hoạt của Hội Phụ Nữ.

• Các buổi họp và sinh hoạt của chức tư tế.

• Các buổi họp và sinh hoạt của Hội Thiếu Nhi, Chức Tư Tế A Rôn và Hội Thiếu Nữ.

• Các buổi họp và sinh hoạt của lớp giáo lý, viện giáo lý, người thành niên trẻ tuổi độc thân và người thành niên độc thân.

• Công việc lịch sử gia đình.

• Các buổi họp và sự kiện của người truyền giáo.

• Các sinh hoạt chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp.

Các tiểu giáo khu và giáo khu cũng có thể cung cấp các chương trình khác của Giáo Hội mà mang lại lợi ích cho các tín hữu và cộng đồng. Các trách nhiệm này gồm có:

• Các khóa học về sự tự lực.

• Các khóa học khắc phục thói nghiện.

• EnglishConnect.

• BYU–Pathway Worldwide.

Chủ tịch giáo khu tìm kiếm sự hướng dẫn từ văn phòng giáo vùng để bảo đảm sự tuân thủ luật pháp địa phương.

Để biết thêm thông tin, xin xem A Leader’s Guide to Sharing Church Resources.

Ở một số địa điểm tập trung nhiều tín hữu Giáo Hội, một nhà hội có thể được nhiều giáo khu sử dụng. Trong những trường hợp như vậy, các chủ tịch giáo khu cùng nhau hội ý về việc sử dụng và sắp xếp lịch sử dụng tòa nhà. Họ có thể liên lạc với Thầy Bảy Mươi Có Thẩm Quyền Giáo Vùng để được hướng dẫn khi cần.

Cần có sự chấp thuận của vị giám đốc phụ trách các vấn đề thế tục và Chủ Tịch Đoàn Giáo Vùng trước khi sử dụng nhà hội để thiết lập một chỗ quy tụ dành cho những người thành niên trẻ tuổi độc thân nơi mà cần thêm thiết bị hoặc nguồn lực không theo tiêu chuẩn. Để xin sự chấp thuận, chủ tịch giáo khu liên lạc với người giám đốc cơ sở vật chất.

Tất cả những người sử dụng nhà hội nên cho thấy sự quan tâm đến những người khác. Mọi nỗ lực nên được thực hiện để đáp ứng nhu cầu của người khác. Những nỗ lực như vậy gồm có lập lịch trình sử dụng chỗ, kiểm soát tiếng ồn và duy trì việc sử dụng trong thời gian đã định.

Để biết thêm thông tin về các sinh hoạt của Giáo Hội, xin xem chương 20.

Các tín hữu có thể yêu cầu được sử dụng một nhà hội trong giáo khu của họ cho các sinh hoạt cá nhân hoặc gia đình. Để xin sự chấp thuận, họ liên lạc với một thành viên của giám trợ đoàn trong một tiểu giáo khu nhóm họp trong nhà hội đó (hoặc một người mà ông chỉ định). Những điều kiện sau đây được áp dụng:

• Việc sử dụng phải tuân thủ các nguyên tắc và những điều kiện cơ bản trong đoạn 35.5.1.

• Việc sử dụng phải được đích thân giám sát bởi một tín hữu thành niên có trách nhiệm của một tiểu giáo khu nhóm họp trong nhà hội.

• Việc sử dụng không được cản trở các sinh hoạt của Giáo Hội đã được hoạch định.

• Những người sử dụng hoàn toàn chịu trách nhiệm về bất cứ thiệt hại nào đối với các cơ sở hoặc bất cứ thương tích hay trách nhiệm pháp lý nào liên quan đến việc sử dụng như vậy.

• Những người sử dụng phải dọn dẹp và trả lại nguyên vẹn cơ sở vật chất theo tình trạng trước khi sử dụng.

• Những người sử dụng phải tuân thủ sự hướng dẫn và những yêu cầu từ các vị lãnh đạo địa phương, kể cả những yêu cầu của các vị lãnh đạo để giám sát việc sử dụng.

• Các vị lãnh đạo Giáo Hội có thể yêu cầu bất cứ cá nhân hoặc nhóm nào ngừng sử dụng bất cứ tài sản nào nếu họ không tuân thủ các hướng dẫn.

• Đối với các sinh hoạt được chấp thuận, các vị lãnh đạo tiểu giáo khu và giáo khu nên sắp xếp cho việc sử dụng nhà hội. Chìa khóa của tòa nhà chỉ nên được đưa cho các tín hữu của tiểu giáo khu hoặc giáo khu đã được chỉ định.

Xin xem đoạn 38.3.4 về việc sử dụng nhà hội cho lễ cưới và tiệc cưới.

Xin xem phần 29.5 về việc sử dụng nhà hội cho tang lễ và các lễ khác dành cho người qua đời.

Giới lãnh đạo giáo vùng có thể cho phép các tổ chức phi lợi nhuận, cộng đồng và các nhóm khác (chẳng hạn như các đội thể thao) hoặc các cá nhân không được mô tả trong đoạn 35.5.3 để sử dụng nhà hội của Giáo Hội cho các sinh hoạt hoặc sự phục vụ lành mạnh. Những điều kiện được liệt kê trong đoạn 35.5.3 sẽ áp dụng.

Để tìm kiếm sự chấp thuận của giới lãnh đạo giáo vùng cho việc sử dụng như vậy, chủ tịch giáo khu liên lạc với người quản lý cơ sở.

Nếu giới lãnh đạo giáo vùng chấp thuận việc sử dụng của một tổ chức phi lợi nhuận, thì cần phải có Giấy Thỏa Thuận Sử Dụng Tạm Thời. Giấy thỏa thuận này có sẵn từ văn phòng giáo vùng. Cũng cần có giấy chứng nhận bảo hiểm từ tổ chức phi lợi nhuận trừ khi giám đốc về các vấn đề thế tục xác nhận rằng Ban Quản Lý Rủi Ro của Giáo Hội đã chấp thuận một ngoại lệ.

Các nhóm trong cộng đồng không phải là tổ chức phi lợi nhuận hội đủ điều kiện, cũng như các cá nhân không được mô tả trong đoạn 35.5.3, phải đáp ứng bất cứ điều kiện nào được thông báo qua người quản lý cơ sở vật chất.

Các nhà hội của Giáo Hội có thể được sử dụng cho sự phục vụ cộng đồng thiết yếu trong trường hợp khẩn cấp. Ví dụ, một chủ tịch giáo khu có thể cho phép các cơ quan cứu trợ thiên tai và các cơ quan khác sử dụng các nhà hội trong giáo khu của mình trong các nỗ lực liên quan (xin xem đoạn 35.5.4). Trong những trường hợp này, ông làm việc với giám đốc cơ sở vật chất và người quản lý chương trình an sinh và tự lực, cũng như với những người đại diện khác của Giáo Hội khi cần (xin xem mục 22.9.1.3).

Nếu các nhà hội sẽ được sử dụng cho các mục đích khẩn cấp, thì các vị lãnh đạo giáo khu được khuyến khích phối hợp với các nhà lãnh đạo cộng đồng.