Perawatan dan Penggunaan Gedung Pertemuan

Departemen Fasilitas Gedung Pertemuan di kantor pusat Gereja menetapkan asas dan pedoman untuk menyediakan dan memelihara tempat ibadat. Departemen ini beroperasi di bawah arahan Keuskupan Ketua.

Pegawai Fasilitas Gedung Pertemuan bertanggung jawab untuk menyediakan dan memelihara gedung pertemuan serta gedung-gedung Gereja lainnya. Ini dilakukan di bawah arahan Presidensi Area dan direktur area untuk urusan duniawi.

Manajer fasilitas yang dipekerjakan Gereja membantu setiap pasak mengoperasikan gedung pertemuan. Dia mengatur perbaikan besar, pembersihan mendalam, dan pemeliharaan bangunan rutin.

Sewaktu diperlukan, manajer fasilitas membantu memberikan petunjuk kepada perwakilan gedung pasak dan lingkungan mengenai cara membersihkan gedung dan melaksanakan tugas-tugas setempat lainnya. Dia menyediakan petunjuk, bahan-bahan, dan peralatan.

Manajer fasilitas bekerja dengan perwakilan gedung pasak untuk mengelola layanan ini dan perawatan bangunan secara keseluruhan. Dia juga dapat meninjau pengeluaran gedung bersama keuskupan.

Tujuh Puluh Area yang ditugasi bekerja secara erat dengan presiden pasak dalam proses perencanaan induk (lihat 35.3).

Presidensi pasak membimbing uskup dalam penggunaan, perawatan, dan keamanan gedung pertemuan. Mereka menugasi seorang anggota dewan tinggi untuk menjadi perwakilan gedung pasak (lihat 35.2.5). Mereka berunding dengannya untuk meninjau kebutuhan dan proyek terkait.

Jika para anggota memerlukan ruang tambahan untuk ibadat, presidensi pasak menyediakan informasi kepada Tujuh Puluh Area. Ini dilakukan melalui proses perencanaan induk (lihat 35.3).

Perwakilan gedung pasak membantu presidensi pasak dalam penggunaan, perawatan, dan keamanan gedung pertemuan dengan:

• Memberikan petunjuk kepada perwakilan gedung lingkungan dalam tugas-tugas mereka (lihat 35.2.9).

• Mendistribusikan kunci-kunci kepada para pemimpin unit.

• Berkomunikasi dengan manajer fasilitas Gereja tentang kebutuhan pemeliharaan dan operasional gedung.

Spesialis teknologi pasak dan lingkungan membantu mengatur dan memelihara teknologi di gedung-gedung. Ketika peralatan baru perlu dipasang, mereka berkoordinasi dengan manajer fasilitas. Untuk informasi lebih lanjut mengenai pemanggilan ini, lihat 33.10 (lihat juga mhtech.ChurchofJesusChrist.org).

Keuskupan (atau perwakilan gedung lingkungan) mengajarkan kepada para anggota cara menggunakan, merawat, dan mengamankan gedung. Keuskupan juga mendistribusikan kunci-kunci gedung kepada para pemimpin lingkungan.

Mereka memastikan bahwa kegiatan di dalam gedung dan di pelataran dilaksanakan dengan aman (lihat 20.7).

Mereka berkomunikasi dengan manajer fasilitas Gereja mengenai kebutuhan pemeliharaan dan operasional. Mereka juga dapat meninjau pengeluaran terkait dengan manajer fasilitas.

Jika lebih dari satu lingkungan mengadakan pertemuan di satu gedung, presidensi pasak memilih seorang uskup agen untuk mengoordinasikan penugasan dengan uskup-uskup lainnya. Penugasan ini mencakup menjadwalkan, membersihkan, dan mengamankan gedung. Presidensi pasak secara berkala merotasi tanggung jawab ini di antara para uskup yang lingkungannya mengadakan pertemuan di gedung tersebut.

Keuskupan menentukan apakah akan memanggil seorang perwakilan gedung lingkungan. Jika mereka memutuskan untuk menyampaikan pemanggilan ini, keuskupan dapat memanggil seorang anggota pria atau wanita dewasa. Jika perwakilan gedung lingkungan tidak dipanggil, uskup boleh menugaskan tanggung jawab ini kepada salah seorang penasihatnya, juru tulis lingkungan atau asisten juru tulis lingkungan, atau sekretaris pelaksana.

Perwakilan gedung lingkungan mengorganisasi para anggota dan sukarelawan untuk membersihkan dan memelihara gedung. Dia mengajari mereka cara melakukan setiap tugas dengan persediaan dan peralatan yang tersedia.

Jika diperlukan, dia menerima petunjuk dari perwakilan gedung pasak dalam mengoperasikan sistem suara, pemanas, penyejuk ruangan, dan sistem gedung lainnya.

Di bawah arahan uskup, para pemimpin dewasa dan remaja mengimbau para anggota untuk membantu dalam perawatan dan pemeliharaan gedung. Keuskupan dan perwakilan gedung lingkungan menyesuaikan tugas-tugas sesuai keterampilan dan kemampuan mereka yang melakukan pekerjaan. Perawatan rutin oleh para anggota menolong sumber-sumber daya Gereja bertahan selama mungkin.

Upacara pencangkulan pertama boleh diadakan sebelum pembangunan. Setelah rampung, gedung-gedung baru dan penambahan besar hendaknya didedikasikan sesegera mungkin. Tempat yang disewa juga dapat didedikasikan.

Untuk informasi lebih lanjut, lihat “Upacara Pencangkulan Pertama” dan “Mendedikasikan Gedung” dalam “Menyediakan Gedung Pertemuan dan Tempat Ibadat Lainnya” (Penuntun Fasilitas Gedung Pertemuan).

Para pemimpin dan anggota lokal, termasuk remaja, memiliki tanggung jawab untuk membantu menjaga setiap gedung tetap bersih dan dalam kondisi yang baik. Ini membantu:

• Melestarikan sifat sakral gedung tersebut sebagai tempat di mana Roh dapat hadir.

• Mendorong kekhidmatan.

• Menyajikan citra martabat dan respek.

• Memperpanjang masa manfaat gedung.

Jadwal pembersihan hendaknya tidak menjadi beban bagi para anggota. Misalnya, jika perjalanan ke gedung sulit, para anggota dapat membersihkan sebagai bagian dari acara mingguan ketika mereka sudah berada di gedung.

Untuk informasi lebih lanjut, lihat “Memelihara Gedung Pertemuan” (Penuntun Fasilitas Gedung Pertemuan).

Para anggota dewan lingkungan dan pasak dapat melaporkan kebutuhan untuk perbaikan gedung. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan alat Pelaporan Masalah Fasilitas [Facility Issue Reporting (FIR)]. FIR memungkinkan para pemimpin untuk mengirimkan, melacak kemajuan, dan memberikan umpan balik mengenai perbaikan dan permintaan lainnya. Para anggota dewan juga dapat menghubungi manajer fasilitas untuk bantuan.

FIR juga tersedia sebagai aplikasi di Google Play dan Apple App Store. Petunjuk untuk menggunakan FIR tersedia di Pusat BantuanChurchofJesusChrist.org di .

Setiap gedung diinspeksi setiap tahun oleh manajer fasilitas. Maksudnya adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan dan perbaikan gedung jangka panjang. Manajer fasilitas kemudian membahas hasil inspeksi dan tindakan yang diperlukan dengan perwakilan gedung pasak atau uskup agen.

Gereja berusaha untuk menghemat air, energi, dan sumber-sumber daya lainnya. Para pemimpin mengimbau para anggota untuk menghemat energi dan air dalam gedung. Misalnya, ketika para anggota meninggalkan ruangan, mereka hendaknya mematikan lampu, keran air, serta peralatan atau pengaturan pemanas dan pendinginan yang digunakan selama pertemuan atau kegiatan. Para anggota melaporkan kepada para pemimpin mereka kondisi apa pun yang berkontribusi pada pemborosan.

Para anggota juga dapat mendukung proyek penghematan energi dan air yang disponsori komunitas. Upaya ini dapat mengurangi biaya utilitas [listrik, air, dst.].

Para pemimpin dan anggota dapat menghubungi manajer fasilitas untuk informasi lebih lanjut mengenai penggunaan dan penghematan air dan energi.

Para pemimpin dan anggota hendaknya:

• Menjaga agar lorong, tangga, pintu keluar, dan ruang utilitas aman untuk masuk dan keluar dengan aman.

• Tidak menggunakan atau menyimpan bahan-bahan berbahaya atau mudah terbakar dalam bangunan.

• Menetapkan dan mengikuti prosedur penguncian gedung.

• Mengamankan peralatan milik Gereja dari pencurian.

• Mengetahui cara mematikan utilitas seperti air, listrik, dan gas atau bahan bakar.

Sewaktu diperlukan, manajer fasilitas dapat menyediakan peta yang memperlihatkan alat pemadam kebakaran, perangkat pertolongan pertama, dan lokasi untuk mematikan utilitas. Informasi lebih lanjut mengenai keselamatan tersedia dalam “Prosedur Keamanan dan Penguncian” di “Memelihara Gedung Pertemuan” (Penuntun Fasilitas Gedung Pertemuan). Lihat juga 20.7.

Gedung pertemuan Gereja adalah properti keagamaan privat yang didedikasikan untuk peribadatan, pemelajaran Injil, penemanan, dan kegiatan yang pantas yang membantu membawa orang-orang kepada Kristus. Penggunaan gedung pertemuan Gereja adalah suatu privilese.

Semua penggunaan gedung pertemuan Gereja harus memenuhi persyaratan dasar berikut:

• Konsisten dengan doktrin, kebijakan, dan praktik Gereja, termasuk sifat dan tujuan sakral gedung pertemuan Gereja.

• Berada dalam batas-batas hukum.

• Konsisten dengan status bebas-pajak Gereja apabila berlaku.

• Mengambil langkah-langkah yang tepat untuk menghindari, mengurangi, dan mengelola risiko keamanan, termasuk pedoman dan kebijakan Gereja untuk melindungi anak dan remaja (lihat 12.5.1 dan 20.7.1)

• Tunduk pada persyaratan dan batasan lain yang disediakan oleh presiden pasak atau uskup.

Pertemuan, program, dan kegiatan Gereja memiliki prioritas di atas penggunaan gedung pertemuan lainnya jika ada konflik. Penggunaan Gereja meliputi:

• Kebaktian ibadat dan pertemuan-pertemuan hari Sabat lainnya.

• Pertemuan kepemimpinan.

• Pertemuan dan kegiatan Lembaga Pertolongan.

• Pertemuan dan kegiatan imamat.

• Pertemuan dan kegiatan Pratama, Imamat Harun, dan Remaja Putri.

• Pertemuan dan kegiatan seminari, institut, dewasa lajang muda, dan dewasa lajang.

• Pekerjaan sejarah keluarga.

• Pertemuan dan acara misionaris.

• Kegiatan kesiapsiagaan darurat.

Lingkungan dan pasak juga dapat menawarkan program Gereja lainnya yang bermanfaat bagi anggota dan komunitas. Ini termasuk:

• Kursus kemandirian.

• Kursus pemulihan kecanduan.

• EnglishConnect.

• BYU–Pathway Worldwide.

Presiden pasak mengupayakan bimbingan dari kantor area untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum setempat.

Untuk informasi lebih lanjut, lihat A Leader’s Guide to Sharing Church Resources [Panduan Pemimpin untuk Berbagi Sumber Daya Gereja].

Di beberapa lokasi dengan konsentrasi anggota Gereja yang tinggi, sebuah gedung pertemuan dapat digunakan oleh lebih dari satu pasak. Dalam kasus seperti itu, presiden pasak berkonsultasi bersama tentang penggunaan dan penjadwalan gedung. Mereka dapat menghubungi Tujuh Puluh Area untuk arahan jika diperlukan.

Persetujuan dari direktur untuk urusan duniawi dan Presidensi Area diperlukan sebelum menggunakan gedung pertemuan untuk menjadi tempat berkumpul bagi dewasa lajang muda di mana peralatan atau sumber daya tambahan yang tidak standar dimintakan. Untuk meminta persetujuan, presiden pasak menghubungi manajer fasilitas.

Semua yang menggunakan gedung pertemuan hendaknya menunjukkan timbang rasa terhadap orang lain. Setiap upaya hendaknya dilakukan untuk mengakomodasi kebutuhan orang lain. Upaya semacam itu termasuk menjadwalkan penggunaan ruang, mengendalikan kebisingan, dan menjaga penggunaan dalam batas waktu yang dijadwalkan.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai kegiatan-kegiatan Gereja, lihat bab 20.

Para anggota dapat meminta untuk menggunakan gedung pertemuan di dalam pasak mereka untuk kegiatan pribadi atau keluarga. Untuk meminta persetujuan, mereka menghubungi seorang anggota keuskupan dari lingkungan yang bertemu di gedung pertemuan itu (atau seseorang yang dia tunjuk). Ketentuan berikut berlaku:

• Penggunaan harus mematuhi asas dan persyaratan dasar dalam 35.5.1.

• Penggunaan harus diawasi secara pribadi oleh seorang anggota dewasa yang bertanggung jawab dari lingkungan yang mengadakan pertemuan di gedung pertemuan tersebut.

• Penggunaannya hendaknya tidak mengganggu kegiatan Gereja yang telah dijadwalkan.

• Pengguna memiliki tanggung jawab penuh atas kerusakan apa pun terhadap fasilitas atau cedera atau kewajiban sehubungan dengan penggunaan tersebut.

• Pengguna harus membersihkan dan sepenuhnya mengembalikan fasilitas ke kondisi sebelum digunakan.

• Pengguna harus mematuhi arahan dan permintaan dari pemimpin lokal, termasuk permintaan oleh pemimpin untuk memonitor penggunaannya.

• Pemimpin Gereja dapat meminta individu atau kelompok mana pun untuk berhenti menggunakan properti jika mereka tidak mematuhi pedoman.

• Untuk kegiatan yang disetujui, para pemimpin lingkungan dan pasak hendaknya membuat pengaturan untuk akses gedung pertemuan. Kunci gedung hendaknya diberikan hanya kepada anggota lingkungan atau pasak yang ditunjuk.

Lihat 38.3.4 untuk penggunaan gedung pertemuan untuk pernikahan dan resepsi pernikahan.

Lihat 29.5 untuk penggunaan gedung pertemuan untuk kebaktian pemakaman dan kebaktian lainnya untuk orang yang telah meninggal.

Kepemimpinan area dapat mengizinkan organisasi nirlaba, komunitas, dan kelompok lain (seperti tim olahraga), atau individu yang tidak diuraikan dalam 35.5.3 untuk menggunakan gedung pertemuan Gereja untuk kegiatan atau pelayanan yang sehat. Ketentuan yang tercantum dalam 35.5.3 berlaku.

Untuk meminta persetujuan kepemimpinan area untuk penggunaan semacam itu, presiden pasak menghubungi manajer fasilitas.

Jika kepemimpinan area menyetujui penggunaan oleh organisasi nirlaba, Perjanjian Penggunaan Sementara akan diperlukan. Perjanjian ini tersedia dari kantor area. Sertifikat asuransi dari organisasi nirlaba tersebut juga diperlukan kecuali direktur untuk urusan duniawi menegaskan bahwa Divisi Manajemen Risiko Gereja telah menyetujui suatu pengecualian.

Kelompok dalam komunitas yang bukan organisasi nirlaba yang memenuhi syarat, serta individu yang tidak dijelaskan dalam 35.5.3, harus memenuhi persyaratan apa pun yang dikomunikasikan melalui manajer fasilitas.

Gedung pertemuan Gereja dapat digunakan untuk pelayanan esensial komunitas dalam keadaan darurat. Misalnya, presiden pasak boleh memperkenankan gedung pertemuan di pasaknya digunakan oleh badan-badan bantuan bencana dan orang lain dalam upaya terkait (lihat 35.5.4). Dalam keadaan ini, dia bekerja dengan manajer fasilitas dan manajer kesejahteraan dan kemandirian, juga dengan perwakilan Gereja lainnya sebagaimana diperlukan (lihat 22.9.1.3).

Jika gedung pertemuan akan digunakan untuk tujuan darurat, para pemimpin pasak diimbau untuk berkoordinasi dengan para pemimpin masyarakat.