35. Cura e utilizzo delle case di riunione

Un facilities manager che è dipendente della Chiesa aiuta ogni palo nella gestione delle case di riunione. Organizza le grandi riparazioni, le pulizie approfondite e la manutenzione ordinaria dell’edificio.

Secondo necessità, il facilities manager aiuta a istruire i rappresentanti degli edifici di palo e di rione su come pulire l’edificio e svolgere localmente altri compiti. Fornisce istruzioni, materiale e attrezzature.

Può anche esaminare le spese previste per l’edificio con i vescovati.

Il vescovato (o il rappresentante dell’edificio di rione) insegna ai membri come usare l’edificio, prendersene cura e metterlo in sicurezza. Il vescovato inoltre distribuisce le chiavi dell’edificio ai dirigenti del rione.

Si assicura che le attività svolte nell’edificio e sul terreno circostante siano condotte in sicurezza (vedere 20.7).

Comunica con il facilities manager della Chiesa in merito alle necessità di manutenzione e gestione. Può anche esaminare le relative spese con il facilities manager.

Il vescovato decide se chiamare un rappresentante dell’edificio di rione. Se decide di estendere questa chiamata, il vescovato può chiamare un membro adulto maschio o femmina. Se non viene chiamato un rappresentante dell’edificio di rione, il vescovo può assegnare questa responsabilità a uno dei suoi consiglieri, all’archivista di rione o a un assistente archivista di rione o al segretario esecutivo.

Il rappresentante dell’edificio di rione organizza membri e volontari per pulire e mantenere in buono stato l’edificio.

I dirigenti e i membri locali, compresi i giovani, hanno la responsabilità di contribuire a mantenere ogni edificio pulito e in buone condizioni.

Il programma delle pulizie non deve essere un peso per i membri. Per esempio, se il viaggio verso l’edificio è impegnativo, i membri possono pulire durante gli eventi settimanali in cui sono già presenti nell’edificio.

I membri dei consigli di rione e di palo possono riferire la necessità di riparazioni degli edifici. Questo può essere fatto utilizzando lo strumento Rapporto sulle problematiche dell’edificio (FIR).

I dirigenti e i membri sono tenuti a:

• Tenere liberi i corridoi, le scale, le uscite e le stanze di servizio per garantire un ingresso e un’uscita sicuri.

• Non usare o conservare materiali pericolosi o infiammabili negli edifici.

• Stabilire e seguire delle procedure per la chiusura dell’edificio.

• Mettere al sicuro l’attrezzatura di proprietà della Chiesa per prevenirne il furto.

• Saper chiudere le utenze come l’acqua, l’elettricità, il gas o il combustibile.

Secondo necessità, il facilities manager può fornire una mappa che mostri gli estintori, i kit di pronto soccorso e i punti in cui si possono chiudere le utenze. Ulteriori informazioni sulla sicurezza sono disponibili in “Procedure per la sicurezza e la chiusura degli edifici” in “Manutenzione delle case di riunione” (Guida delle Proprietà Immobiliari per le case di riunione). Vedere anche 20.7.

Tutti gli usi delle case di riunione della Chiesa devono soddisfare i seguenti requisiti di base:

• Essere in armonia con la dottrina, le direttive e le pratiche della Chiesa, inclusa la natura e gli scopi sacri delle case di riunione della Chiesa.

• Rientrare nei limiti stabiliti dalla legge.

• Essere in armonia con la condizione di esenzione fiscale della Chiesa, ove applicabile.

• Bisogna fare i passi necessari per evitare, ridurre e gestire i rischi per la sicurezza, comprese le linee guida e le direttive della Chiesa a protezione dei bambini e dei giovani (vedere 12.5.1 e 20.7.1).

• Rispettare le altre condizioni e limitazioni stabilite dal presidente di palo o dal vescovo.

In caso di sovrapposizione, le riunioni, i programmi e le attività della Chiesa hanno la priorità sugli altri usi nelle case di riunione.

I rioni e i pali possono anche offrire altri programmi della Chiesa a beneficio dei membri e della comunità, che comprendono:

• Corsi per l’autosufficienza.

• Gruppi di recupero dalle dipendenze.

• EnglishConnect.

• BYU–Pathway Worldwide.

I membri possono richiedere l’utilizzo di una casa di riunione all’interno del loro palo per attività personali o familiari. Per chiedere l’approvazione, contattano un membro del vescovato di un rione che si riunisce in quella casa di riunione (o qualcuno da lui designato). Si applicano le seguenti condizioni:

• L’utilizzo deve essere supervisionato di persona da un membro adulto responsabile di un rione che si riunisce nella casa di riunione.

• Gli utenti hanno la piena responsabilità di eventuali danni alle proprietà immobiliari o di eventuali lesioni o conseguenze legali relative a tale utilizzo.

• Gli utenti devono pulire e ripristinare completamente le strutture alle condizioni di pre-utilizzo.

• Gli utenti devono attenersi alle direttive e alle richieste dei dirigenti locali, comprese le richieste dei dirigenti di monitorarne l’utilizzo.

• I dirigenti della Chiesa possono chiedere a qualsiasi individuo o gruppo di smettere di usare la proprietà se non osservano le linee guida.

• Per le attività approvate, i dirigenti di rione e di palo devono prendere accordi per l’accesso alla casa di riunione. Le chiavi dell’edificio devono essere date solo a membri del rione o del palo designati.

Vedere 38.3.4 per l’utilizzo delle case di riunione per i matrimoni e i ricevimenti nuziali.

Vedere 29.5 per l’utilizzo delle case di riunione per i funerali e altre cerimonie per i defunti.

I dirigenti di area possono consentire a organizzazioni senza scopo di lucro, alla comunità e ad altri gruppi (come squadre sportive) o a persone non descritte in 35.5.3 di usare le case di riunione della Chiesa per sane attività o progetti di servizio. Si applicano le condizioni elencate in 35.5.3.

Per richiedere l’approvazione dei dirigenti di area per tali utilizzi, il presidente di palo contatta il facilities manager.

Le case di riunione della Chiesa possono essere usate per rendere il servizio essenziale alla comunità durante un’emergenza. Per esempio, un presidente di palo può permettere che le case di riunione del suo palo siano usate dagli enti della protezione civile e altri per iniziative congiunte (vedere 35.5.4).