記錄支出及退款

政策及原則

各支聯會及支會可以把經授權的支出退款給成員。教會成員不應付費才能參加活動，也不應自費支付材料費、用品費、租金、入場費，或長途交通費。由多數成員提供食物的活動，只要不會對成員造成過度的負擔，都可以舉辦。

所有的支出在實際產生前都必須先得到支聯會會長或主教核准。他們可以口頭或書面方式核准。

請款的成員應：

• 指出支付類別。
• 提供電子收據或發票（拍照或掃描），或是實體紙本收據或發票。
  
  • 每張收據或發票（包括供Venmo、PayPal等提供的收據或發票）都必須包括供貨商或購買地點、購買對象、金額和購買日期。
  • 每張收據要包含總金額裡任何應付稅額的細目（營業稅、加值稅等）。
  • 如果遺失收據或發票，或是以電子方式兌換款項的付款證明（例如：Venmo、PayPal或類似）不包括供應商或購買地點、購買對象、金額和購買日期，因此該成員必須針對此資訊提供書面聲明。

在「領袖及文書資源」（LCR）或「成員工具」中輸入退款或支出的資料。尚未使用LCR的單位則遵照當地程序處理。

每一筆支出都要由兩位經授權的領袖核准，其中一位必須是支聯會會長團或主教團成員。經授權的領袖如果是受款人或禁食捐獻受援者，則不應核准該支出。

支聯會會長或主教也必須審閱每一筆支出，除非他是最初的核准人之一。

該支出若由電子款項轉帳（EFT）支付，文書就要確保該成員已加入其退款帳戶（按一下這裡，以取得更多資訊）。文書要把支出輸入並儲存在LCR或「成員工具」裡。銀行會處理電子款項轉帳，成員會收到一封電子郵件，說明該款項應該會在二到四個工作天內存入帳戶。

如果要用支票支付支出，文書要收到正確的表格和獲得核准才行。文書要填寫好支票，並取得正確的簽名。支票如果沒有填寫完整，不得簽名。

步驟1

收到附有收據或發票的付款申請表。

步驟2——「輸入支出」頁籤

在LCR或「成員工具」中輸入支出資料，以電子方式附加收據，並為每筆支出取得第二個核准。（若是禁食捐獻付款，則輸入禁食捐獻受援者。）

步驟3——「核准支出」頁籤

每位核准人必須審閱收據並核准每筆支出。各筆支出可以在教會電腦加以核准；以電子方式附加收據者，可以遠端核准之。

若已開立支票，請在支票上簽名（需要兩人簽名）。

步驟4——「會長／主教審閱」頁籤

會長或主教必須核准所有開支。選取「審閱」頁籤的每筆支出，並按一下已審閱按鈕，來證明已經核准。

經核准的支出會顯示在「支出摘要」頁籤上。

若支出並非以電子方式附加收據，請將收據歸檔。

步驟5

電子款項轉帳（EFT）會直接匯款到已設定好的退款帳戶。

分發或寄出支票。若是禁食捐獻付款，請寄出支票給受款人，不要將支票交給成員。

「成員工具」程序

在「成員工具」中記錄支出的程序可能會因為你的所在地，而與下列指導方針稍有不同。如果你有任何問題，請聯絡你的行政辦公室。無論有沒有網路連線，都可以在「成員工具」中輸入支出。在沒有連線的情況下輸入時，資料會儲存在裝置上，當有連線時，就會提交。在不使用裝置時，請注意，要將裝置鎖定。

輸入支出

單位領袖和文書可以完成下列步驟，來提交教會相關支出：

• 在行動裝置上，開啟成員工具。
• 視需要輸入教會帳號認證和密碼。
• 前往財務選單。
• 在選單上按一下支出。
• 按一下加入按鈕（+）來開始輸入新的支出。
• 從清單中選取你想要的受款人。
  
  • 若要加入受款人，按一下新受款人，視需要輸入資料，然後按一下加入受款人。
• 從清單中選取一個付款方式。
• 輸入支出的用途。（用途應盡可能簡短；如果需要額外的空白處，請將額外的資料——打字或手寫——記在另一份文件裡，連同收據附在交易上。）
• 從清單中選取一個類別。如果類別是禁食捐獻，選取受援者。
• 輸入金額。
• 加入其他類別和金額（若適用）。
• 若要加入收據：
  
  • 按一下加入收據。
  • 上傳收據的照片，或是用裝置的相機拍攝收據的新照片。審閱這張照片。
  • 選取確定或重試。
  • 審閱付款資料。必要時，加入額外的付款資料或收據。（如果需要更詳細的說明，請用另外一張紙來記錄原因，然後可以拍攝並附加此紀錄作為交易的額外證明資料。）
• 點選提交。

審閱支出

單位領袖和文書可以完成下列步驟，來審閱及提交從教會相關支出的付款申請而產生的支出：

• 在行動裝置上，開啟成員工具。
• 視需要輸入教會帳號認證和密碼。
• 前往財務選單。
• 在選單上按一下支出。
• 前往核准頁籤中要審閱的支出部分。
• 審閱支出，包括附上的收據。
• 視需要編輯支出。
• 按一下提交或刪除。

核准支出

由兩名經授權的使用者核准每一筆支出。經授權的使用者如下：

只有附上電子收據的支出，才能在「成員工具」內完成支出核准。沒有電子收據的支出，必須在LCR中核准。

單位領袖和文書可以完成下列步驟，來核准教會相關支出：

• 在行動裝置上，開啟成員工具。
• 視需要輸入教會帳號認證和密碼。
• 前往財務選單。
• 在選單上按一下支出。
• 前往核准頁籤中的核准支出部分。
• 審閱支出，包括附上的收據。
• 按一下編輯來修改支出（先輸入原因，然後按編輯）。
• 按一下核准或拒絕來完成程序（先輸入原因，然後按拒絕）。

被拒絕的支出

如果一筆支出在核准過程期間被拒絕，就會出現在「被拒絕」頁籤上。可以再次編輯及提交支出以取得核准。若支出已失效，也可將之刪除。

審閱與處理被拒絕的支出的程序可能會因為你的所在地，而與下列指導方針稍有不同。如果你有任何問題，請聯絡你的行政辦公室。

• 在行動裝置上，開啟成員工具。
• 視需要輸入教會帳號認證和密碼。
• 前往財務選單。
• 在選單上按一下支出。
• 前往被拒絕頁籤。
• 在「被拒絕」頁籤上會顯示一份所有被拒絕的支出清單，這些被拒絕的支出可能需要額外的資料或更正。
• 按一下被拒絕的支出來編輯支出。注意：如果應當刪除這筆支出，按一下支出上的刪除。

當編輯支出，包括審閱收據都完成後，按一下提交。這筆支出將會提交出去以取得核准。或按一下選取接收者。

LCR（領袖及文書資源）程序

記錄支出的程序可能會因為你的所在地，而與下列指導方針稍有不同。如果你有任何問題，請聯絡你的行政辦公室。

輸入支出

1. 在LCR功能表列，按一下財務，再按一下支出。
2. 按一下輸入支出，然後選取適當的付款方式。注意：如果貴單位只有一種付款方式，可能就沒有付款方式的選項。電子款項轉帳會是大部分區域的預設付款方式。
3. 在參考編號欄位中，如果沒有自動提供參考編號，請自行輸入。
4. 在日期欄位中，如果沒有自動提供日期，請自行輸入。
5. 在受款人欄位中，輸入受款人姓名，或按一下下拉箭號，從清單中尋找受款人。若受款人不在清單上，你可能需要按一下包含非單位內人員的方塊，或增加受款人來新增此人為受款人，並填妥受款人資料。注意：如果貴單位可使用電子款項轉帳，而受款人是教會成員但沒有銀行帳戶資料，請受款人至ChurchofJesusChrist.org/donations/#/settings使用其教會帳號登入，在「支出退款帳戶」的部份填入資料。注意：如果正在支付預付款給教會成員，選取是選項。就預付款來說，收據不需在此時上傳。「控制面版」和「單位財務報表」上會顯示行動項目，提醒單位領袖在取得收據後，將其上傳。
6. 在目的欄位中，輸入支出的用途。注意：如果你所在的區域，教會必須支付營業稅或其他交易稅，則第一個類別將會是稅金類別。
7. 在總額欄位中，輸入支出的金額。注意：如果你所在的區域，教會必須支付營業稅或其他交易稅，則此處的金額就是總金額減除稅額後的餘額。
8. 如果付款的類別不只一種，請按下一個類別欄位，然後重複步驟7。
9. 有關禁食捐獻的支出，在選取受援者欄位中，輸入接受援助的成員姓名，或按一下下拉箭號，在清單中尋找受援者。若受援者不在清單中，你可能需要按一下包含非單位內人員的方塊，或按一下加入受援者，將此人新增為受援者，並填妥受援者的資料。
10. 若要以電子方式附上收據，請按一下選擇檔案來搜尋收據的圖像，或是將檔案拖放至上傳收據的區域。（檔案拖放至正確區域時，欄位便會有醒目標示。）若你是使用智慧型手機輸入支出，可以用手機拍照，新增收據的照片。
11. 按一下審閱來檢視收據，然後按儲存。注意：必須先審閱每一張上傳的收據，才能儲存這筆支出。
    

核准支出

由兩名經授權的使用者核准每一筆支出。經授權的使用者如下：

核准沒有以電子方式附上收據的支出：

1. 在「支出」頁面上或「控制面版」上，按一下核准支出。
2. 按一下以紙張收據核准支出。
3. 從清單中選取支出旁的方塊，或選取標題欄位上的方塊來選取清單中的所有支出。
4. 按一下核准。
5. 在可使用此功能的地方，LCR會要求兩位經授權的使用者輸入自己的教會帳號使用者名稱及密碼，以核准所選取的支出。
   

核准以電子方式附上收據的支出：

1. 在「支出」頁面上或「控制面版」上，按一下核准支出。
2. 按一下以收據附件核准支出。
3. 按一下審閱收據附件（必須先審閱每張收據才能核准支出）。
4. 如果收據能妥善證明這筆支出，請按一下接受。否則，請按一下拒絕。注意：若拒絕支出，請提供一個拒絕支出的理由。支出接著會列在「有待處理的支出」頁籤上，以供編輯或刪除。
5. 按一下核准。
6. 按一下核准之後，系統會提示你輸入自己的教會帳號使用者名稱及密碼。這筆支出的第二位核准人將能看到這筆支出的最初核准人。如果這筆支出的核准人中有一位不是支聯會會長或主教，這筆支出會列在「主教審閱」頁籤或是「會長審閱」頁籤，來進行最後的核准。
   

審閱支出

所有支出必須經主教或支聯會會長核准。LCR讓每筆支出能以電子方式核准。如果支聯會會長或主教在上一步核准支出，該支出便不會出現在此頁面上，支聯會會長或主教也不需要採取進一步行動。

1. 在LCR功能表列，按一下財務，再按一下支出。
2. 「主教審閱」頁籤會顯示一份清單，列出尚未核准的所有支出。注意：如果貴單位是支聯會、區會或分會，這個頁籤的名稱是「會長審閱」。
3. 審閱每筆支出的詳細資料。如果有電子收據，就會出現PDF圖示。
4. 若要核准支出，請按一下每一行支出旁的方塊，然後按一下已審閱。
   

待核准的支出

如果一筆支出在核准過程期間被拒絕，就會出現在「待核准的支出」頁面。可以再次編輯及提交支出以取得核准。若支出已失效，也可將之刪除。

審閱與處理待核准的支出的程序可能會因為你的所在地，而與下列指導方針稍有不同。如果你有任何問題，請聯絡你的行政辦公室。

1. 在LCR選單列上，按一下財務，再按一下支出。
2. 在「待核准的支出」頁籤上會顯示一份所有被拒絕的支出清單，這些被拒絕的支出可能需要額外的資料或更正。
3. 按一下參考編號以編輯支出。注意：如果應當刪除這筆支出，請點選該筆支出那一行上的垃圾桶圖示。
4. 編輯完畢後，請按一下儲存變更，該筆支出便會提交出去以取得核准。