Зарегистрировать расходные операции и операции по возмещению средств

Политика и принципы

Каждый кол и приход могут возмещать членам Церкви одобренные расходы. Члены Церкви не должны вносить плату за участие, а также предоставлять материалы, средства, вносить арендную плату, вступительные взносы или самостоятельно оплачивать дальние переезды. Мероприятия, для которых члены Церкви предоставляют пищу, могут проводиться при условии, что они не налагают на членов Церкви чрезмерное бремя.

Расходные операции подлежат предварительному одобрению президентом кола или епископом. Одобрение может быть дано в устной форме или в письменной.

Члены Церкви, запрашивающие возмещение расходов, должны:

• Указывать категорию, по которой будут списываться средства.
• Предоставлять товарно-кассовый чек или счет-фактуру в электронном виде (изображение или скан-копию) или физическую копию.
  
  • Каждый товарно-кассовый чек или счет-фактура (в том числе предоставленные Venmo, PayPal и т. д.) должны указывать поставщика или место покупки, приобретенные товары, сумму и дату покупки.
  • В каждом товарно-кассовом чеке должна быть указана разбивка любой обязательной к уплате суммы налога (налог с продаж, налог на добавленную стоимость и т. д.) от общей суммы.
  • Если товарно-кассовый чек или счет-фактура были утеряны или если подтверждение об оплате в электронном виде (например, предоставленные Venmo, PayPal или аналогичные) не включает поставщика или место покупки, приобретенные товары, сумму и дату покупки, тогда член Церкви должен предоставить письменное заявление с указанными сведениями.

Информация о возмещении расходов или расходных операциях вводится в систему Материалы для руководителей и секретарей (LCR) или в систему Инструменты для членов Церкви. Подразделения, которые не используют систему LCR, должны руководствоваться местными инструкциями.

Два уполномоченных руководителя должны одобрить каждую расходную операцию, и один из них должен быть членом президентства кола или епископства. Уполномоченный руководитель не должен одобрять расходную операцию, если он сам является конечным получателем платежа или получателем помощи из фонда пожертвований от поста.

Президент кола или епископ обязан проверять каждую расходную операцию, за исключением тех случаев, когда он является одним из первоначальных одобряющих.

Если расходная операция осуществляется при помощи электронного платежа (ЭПC), секретарь отслеживает, чтобы член Церкви внес данные о своем расчетном счете для получения возмещаемых средств (нажмите здесь для получения дополнительной информации). Секретарь вводит в систему LCR или в систему Инструменты для членов Церкви данные о расходах и сохраняет их. Электронный платеж будет обработан банком. Член Церкви в свою очередь получит электронное сообщение о том, что денежные средства поступят на счет в течение от двух до четырех рабочих дней.

Если расходы оплачиваются чеком, секретарю должны быть переданы соответствующие формуляры, а также сформировано одобрение в системе. Затем секретарь подготавливает чек и организует получение соответствующих подписей. Чек не следует подписывать до тех пор, пока он не будет заполнен целиком.

ШАГ 1

Получите запрос на оплату с приложенным товарно-кассовым чеком или счетом.

ШАГ 2 – ВКЛАДКА «ВВЕСТИ РАСХОДЫ»

Введите информацию о расходных операциях в систему LCR или Инструменты для членов Церкви, прикрепите товарно-кассовый чек(и) в электронном виде и получите второе одобрение для каждой операции. (При внесении данных о платежах из фонда пожертвований от поста укажите получателя помощи из фонда пожертвований от поста.)

ШАГ 3 – ВКЛАДКА «ОДОБРИТЬ РАСХОДНЫЕ ОПЕРАЦИИ»

Каждый одобряющий должен проверить товарно-кассовые чеки и одобрить каждую расходную операцию. Расходную(-ые) операцию(-и) можно одобрять на церковных компьютерах или удаленно, если товарно-кассовые чеки прилагаются в электронном виде.

Если были созданы квитанции, подпишите их (необходимы две подписи).

ШАГ 4 – ВКЛАДКА «ПРОВЕРКА ПРЕЗИДЕНТА/ЕПИСКОПА»

Президент или епископ должен одобрить все расходные операции. Чтобы подтвердить, что расходные операции одобрены, выберите каждую расходную операцию во вкладке «Проверка» и нажмите кнопку Проверено.

Одобренные расходные операции появятся во вкладке «Сводка расходных операций».

Сохраните товарно-кассовые чеки в архиве, если они не прикреплены в электронном виде.

ШАГ 5

Платежи посредством электронных переводов (ЭПC) будут направляться непосредственно на специально созданный счет возмещения расходов.

Отдайте квитанцию(-и) или отправьте ее (их) по почте. В случае платежей из фонда пожертвований от поста отправьте квитанцию по почте получателю платежа; не отдавайте ее члену Церкви.

Порядок действий в системе Инструменты для членов Церкви

В зависимости от вашего местонахождения, ваш метод регистрации расходов в системе Инструменты для членов Церкви может немного отличаться от метода, приведенного ниже. При наличии вопросов свяжитесь со своим административным управлением. Расходные операции можно вводить в системе Инструменты для членов Церкви с подключением или без подключения к Интернету. При вводе без подключения информация сохраняется на устройстве и отправляется сразу после подключения. Необходимо настроить и использовать блокировку устройства, когда оно не используется активно.

Ввести расходные операции

Руководители подразделения и секретари могут предоставлять в качестве отчетной документации товарно-кассовые чеки, связанные с церковной деятельностью. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

• На мобильном устройстве откройте Инструменты для членов Церкви.
• Если это необходимо, введите данные учетной записи Church Account и пин-код.
• Перейдите в меню Финансы.
• Нажмите строку меню Расходные операции.
• Нажмите кнопку Добавить (+), чтобы начать оформление новой расходной операции.
• Выберите нужного Получателя платежа из списка.
  
  • Чтобы добавить получателя выплаты, нажмите Новый получатель платежа и введите необходимую информацию, а затем нажмите Добавить получателя платежа.
• Выберите из списка Способ оплаты.
• Введите Цель расходной операции. (Цель необходимо излагать как можно короче. Если необходимо дополнительное место для записи, внесите дополнительную информацию – напечатанную или рукописную – в отдельный документ и прикрепите ее к операции вместе с товарно-кассовым чеком.)
• Выберите Категорию из списка. Если категория соотнесена с пожертвованием от поста, выберите Получателя.
• Введите сумму.
• Добавьте другие категории и суммы, если применимо.
• Чтобы добавить товарно-кассовый чек:
  
  • Нажмите Добавить товарно-кассовый чек.
  • Загрузите изображение товарно-кассового чека или сделайте его фотоснимок с помощью камеры вашего устройства. Просмотрите изображение.
  • Нажмите OK или Повторить.
  • Проверьте информацию о платеже. При необходимости добавьте дополнительную платежную информацию или товарно-кассовые чеки. (Если необходимо подробное описание, используйте отдельный лист бумаги для документирования обоснования. Затем этот документ можно сфотографировать и прикрепить в качестве дополнительного обоснования для данной операции.)
• Нажмите Предоставить.

Проверить расходные операции

Руководители подразделения и секретари могут проверять и предоставлять данные о расходных операциях из запросов на оплату, связанных с церковной деятельностью. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

• На мобильном устройстве откройте Инструменты для членов Церкви.
• Если это необходимо, введите данные учетной записи Church Account и пин-код.
• Перейдите в меню Финансы.
• Нажмите строку меню Расходные операции.
• Перейдите в раздел Расходные операции для проверки во вкладке Одобрить.
• Просмотрите расходные операции, включая прилагаемые товарно-кассовые чеки.
• Отредактируйте расходные операции по мере необходимости.
• Нажмите Предоставить или Удалить.

Одобрить расходные операции

Каждую расходную операцию одобряют два уполномоченных пользователя. К уполномоченным пользователям относятся следующие категории:

Одобрение расходных операций в системе Инструменты для членов Церкви может быть выполнено только для тех из них, которые имеют прилагаемый в электронном виде товарно-кассовый чек. Расходные операции без прилагаемого в электронном виде товарно-кассового чека должны быть одобрены в системе LCR.

Руководители подразделения и секретари могут одобрять расходные операции, связанные с церковной деятельностью. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

• На мобильном устройстве откройте Инструменты для членов Церкви.
• Если это необходимо, введите данные учетной записи Church Account и пин-код.
• Перейдите в меню Финансы.
• Нажмите строку меню Расходные операции.
• Перейдите в раздел Расходные операции для одобрения во вкладке Одобрить.
• Просмотрите расходную операцию, включая прилагаемые товарно-кассовые чеки.
• Нажмите Редактировать, чтобы изменить расходную операцию (введите обоснование, а затем нажмите Редактировать).
• Нажмите Одобрить или Отклонить, чтобы завершить процесс (введите обоснование, а затем нажмите Отклонить).

Отклоненные расходные операции

Если расходная операция отклонена в ходе процесса одобрения, то она будет отображаться во вкладке Отклоненные. Данную расходную операцию можно изменить и повторно отправить для одобрения. Если расходная операция уже недействительна, ее также можно удалить.

В зависимости от вашего местонахождения ваш способ проверки и обработки отклоненных расходных операций может немного отличаться от способа, приведенного ниже. При наличии вопросов свяжитесь со своим административным управлением.

• На мобильном устройстве откройте Инструменты для членов Церкви.
• Если это необходимо, введите данные учетной записи Church Account и пин-код.
• Перейдите в меню Финансы.
• Нажмите строку меню Расходные операции.
• Перейдите на вкладку Отклоненные.
• Во вкладке Отклоненные система будет отображать в списке все отклоненные расходные операции, требующие дополнительной информации и внесения исправлений.
• Для изменения расходной операции нажмите отклоненную расходную операцию. Примечание: Если расходную операцию необходимо удалить, нажмите Удалить на расходной операции.

По завершении редактирования, включая проверку товарно-кассовых чеков, нажмите Предоставить. Расходная операция будет предоставлена для одобрения. Или нажмите Выбрать получателя.

Порядок действий в системе LCR

В зависимости от вашего местонахождения, ваш метод регистрации расходных операций может немного отличаться от метода, приведенного ниже. При наличии вопросов свяжитесь со своим административным управлением.

Ввести расходные операции

1. В строке меню системы LCR нажмите Финансы, a затем Расходные операции.
2. Нажмите Ввести расходные операции, а затем выберите соответствующий Способ оплаты. Примечание: Вариант выбора способа оплаты может отсутствовать, если ваше подразделение имеет исключительно один способ оплаты. Электронный платеж для большинства регионов является способом оплаты по умолчанию.
3. В поле Справочный номер введите справочный номер в том случае, если он не формируется в системе автоматически.
4. В поле Дата введите дату, если она не создается в системе автоматически.
5. В поле Получатель платежа введите ФИО получателя платежа или щелкните по стрелке вниз, а затем найдите этого получателя в списке. Если получатель платежа отсутствует в списке, необходимо нажать кнопку-флажок напротив Включить всех вне подразделения или добавить этого человека в качестве нового получателя платежа, нажав Добавить получателя платежа и внеся его данные. Примечание: Если ваше подразделение осуществляет Электронные платежи, а также если получатель платежа является членом Церкви без информации о банковском счете, попросите его или ее добавить соответствующие данные в раздел Счет для возмещения расходов по ссылке ChurchofJesusChrist.org/donations/#/settings сразу после входа в систему при помощи учетной записи Church Account. Примечание: Если предоплата была осуществлена члену Церкви, выберите вариант Да. Если это предоплата, нет необходимости загружать товарно-кассовый чек. Панель управления и Финансовая декларация подразделения будут отображать перечень действий с напоминаем руководству подразделения о необходимости загрузить товарно-кассовый чек, когда он станет доступным.
6. В поле Цель введите цель расходной операции. Примечание: Если вы проживаете в регионе, в котором от Церкви требуется платить налоги с продаж или иные подобные налоги, то первой категорией будет категория налогов.
7. В поле Сумма введите сумму расходной операции. Примечание: если вы проживаете в регионе, в котором от Церкви требуется платить налоги с продаж или иные подобные налоги, то сумма будет общей суммой с вычетом налогов.
8. Если оплата проходит по нескольким категориям, щелкните по строке Категория, а затем повторите шаг 7.
9. Для расходной операции из фонда пожертвований от поста введите ФИО члена Церкви, получающего помощь в строке Выбрать получателя или щелкните по стрелке вниз и найдите получателя в списке. Если получатель отсутствует в списке, необходимо нажать кнопку Включить всех вне подразделения или добавить этого человека в качестве нового получателя, нажав Добавить получателя и внеся его данные.
10. Для присоединения чека в электронном виде необходимо нажать Выбрать файл. Это позволит осуществить поиск товарно-кассового чека или перетащить файл в область Загрузки товарно-кассовых чеков. (При перемещении файла в правильную область строка изменит свой цвет.) Если вы используете смартфон для ввода данных о расходных операциях, воспользуйтесь его камерой для создания изображения товарно-кассового чека и для добавления его в систему.
11. После нажатия Проверить для проверки товарно-кассового чека, нажмите Сохранить. Примечание: Каждый загруженный файл чека должен быть проверен перед сохранением расходов.
    

Одобрить расходные операции

Каждую расходную операцию одобряют два уполномоченных пользователя. К уполномоченным пользователям относятся следующие категории:

Для одобрения расходных операций без прилагаемых товарно-кассовых чеков в электронном виде:

1. Нажмите Одобрить расходные операции на странице Расходы или на панели управления.
2. Нажмите Одобрить расходные операции с бумажными товарно-кассовыми чеками.
3. Нажмите кнопку-флажок напротив каждой расходной операции в списке или нажмите кнопку-флажок в заголовке столбца для того, чтобы одновременно выбрать все расходные операции в списке.
4. Нажмите Одобрить.
5. Там, где это применимо, система LCR запросит, чтобы два уполномоченных пользователя ввели свои имена пользователей и пароли учетных записей Church Account для одобрения выбранных расходных операций.
   

Для одобрения расходных операций, созданных с прилагаемыми в электронном виде товарно-кассовыми чеками:

1. Нажмите Одобрить расходные операции на странице Расходы или на панели управления.
2. Нажмите Одобрить расходные операции с прилагаемыми товарно-кассовыми чеками.
3. Нажмите Проверить прилагаемые товарно-кассовые чеки (необходимо проверить каждый товарно-кассовый чек перед одобрением расходной операции).
4. Нажмите Принять в том случае, если товарно-кассовый чек действительно соответствует расходной операции. В противном случае нажмите Отклонить. Примечание: Если расходная операция отклонена, укажите причину ее отклонения. В этом случае расходная операция попадет во вкладку Текущие расходные операции, которую в дальнейшем можно изменить или удалить.
5. Нажмите Одобрить.
6. После нажатия кнопки Одобрить система предложит вам ввести имя и пароль вашей учетной записи Church Account. После этого второй одобряющий увидит в системе первого одобряющего расходную операцию. Если один из одобряющих не является президентом кола или епископом, то расходы будут отображаться во вкладке Проверка епископа или Проверка президента для их окончательного одобрения.
   

Проверить расходные операции

Все расходные операции должны быть одобрены епископом или президентом кола. Система LCR позволяет осуществлять одобрение каждой расходной операции в электронном виде. Если президент кола или епископ ранее (предшествующий шаг) одобрил расходную операцию, то она не будет отображаться на данной странице и не потребует каких-либо дополнительных действий со стороны президента кола или епископа.

1. В строке меню системы LCR нажмите Финансы, a затем нажмите Расходные операции.
2. Во вкладке Проверка епископа будет отображен список всех расходных операций, которые не были одобрены. Примечание: Если ваше подразделение является колом, округом или небольшим приходом, то эта вкладка будет называться Проверка президента.
3. Просмотрите детали каждой расходной операции. Если прилагается электронный товарно-кассовый чек, то в системе будет отображаться пиктограмма PDF.
4. Для одобрения данной расходной операции нажмите кнопку-флажок напротив каждой строки расходной операции, а затем нажмите Проверено.
   

Незаконченные расходные операции

Если расходная операция отклонена в ходе процесса одобрения, то она будет отображаться на странице Текущие расходные операции. Данную расходную операцию можно изменить и повторно отправить для одобрения. Если расходная операция уже недействительна, ее также можно удалить.

В зависимости от вашего местонахождения ваш способ проверки и обработки расходных операций может немного отличаться от способа, приведенного ниже. При наличии вопросов свяжитесь со своим административным управлением.

1. В строке меню системы LCR нажмите Финансы, а затем нажмите Расходы.
2. Во вкладке Незаконченные расходные операции система будет отображать в списке все отклоненные расходные операции, требующие дополнительной информации или внесения исправлений.
3. Для изменения расходной операции нажмите идентификационный номер. Примечание: Если расходную операцию необходимо удалить, нажмите пиктограмму корзины в строке расходной операции.
4. После внесения изменений нажмите Сохранить изменения. После этого расходные операции будут отправлены системой соответствующим адресатам для одобрения.