Registrare le uscite e i rimborsi

Direttive e principi

Ogni palo e ogni rione possono rimborsare ai membri le spese autorizzate. I membri non devono pagare quote di partecipazione né devono provvedere a materiale, prodotti, quote di affitto o di ammissione, o trasporti su lunghe distanze a proprie spese. Le attività per le quali molti membri forniscono il cibo si possono tenere se non impongono loro indebiti fardelli.

Gli esborsi devono avere l’approvazione preventiva del presidente di palo o del vescovo, la cui approvazione può essere verbale o scritta.

I membri che richiedono il rimborso devono:

• Indicare la categoria di bilancio da addebitare.
• Fornire una ricevuta o una fattura in formato elettronico (immagine o scansione) oppure una copia cartacea.
  
  • Ogni ricevuta o fattura (comprese quelle fornite da Venmo, PayPal ecc.) deve includere il venditore o il luogo di acquisto, gli articoli acquistati, l’importo e la data di acquisto.
  • Ogni ricevuta comprende lo scorporo di qualsiasi importo fiscale obbligatorio (IVA ecc.) dall’importo totale.
  • Se una ricevuta o una fattura sono andate perdute o una prova di pagamento fondi scambiati elettronicamente (es. Venmo, PayPal o simili) non include il venditore o il luogo di acquisto, gli articoli acquistati, l’importo e la data di acquisto, allora il membro deve fornire una dichiarazione scritta con queste informazioni.

Le informazioni sul rimborso o sull’uscita vengono inserite in Risorse per i dirigenti e per l’archivista (LCR) o in Strumenti per i membri. Le unità che non usano LCR devono seguire le procedure locali.

Due dirigenti autorizzati devono approvare ogni uscita; uno di loro deve essere un membro della presidenza di palo o del vescovato. Un dirigente autorizzato non deve approvare l’uscita nel caso in cui egli sia il beneficiario del pagamento o dei fondi delle offerte di digiuno.

Il presidente di palo o il vescovo devono anche controllare ogni uscita, a meno che lui non sia uno dei due firmatari iniziali dell’approvazione.

Se l’uscita va pagata mediante trasferimento elettronico di fondi (EFT), l’archivista si assicura che il membro abbia aggiunto il suo conto bancario per il rimborso (cliccare qui per ulteriori informazioni). L’archivista inserisce e salva le uscite su LCR o su Strumenti per i membri. Verrà elaborato un EFT dalla banca e il membro riceverà un’e-mail di conferma che i fondi verranno depositati in un arco di tempo che va dai due ai quattro giorni lavorativi.

Se l’uscita deve essere pagata tramite assegno, l’archivista riceve i moduli e l’approvazione necessari. L’archivista prepara l’assegno e ottiene le firme necessarie. Un assegno non deve essere firmato prima di essere stato compilato in ogni sua parte.

1° PASSO

Ricevere una richiesta di pagamento con allegata una ricevuta o una fattura.

2° PASSO – SCHEDA INSERISCI SPESE

Inserire in LCR o Strumenti per i membri le informazioni relative all’uscita, allegare elettronicamente le ricevute e fare in modo che ogni uscita abbia una seconda approvazione (per i pagamenti con i fondi delle offerte di digiuno, inserire il destinatario).

3° PASSO – SCHEDA APPROVA USCITE

Ogni persona che approva deve controllare le ricevute e approvare ogni uscita. Le uscite possono essere approvate sul computer della Chiesa oppure da remoto, se le ricevute sono allegate elettronicamente.

Se sono stati creati assegni, firmarli (sono necessarie due firme).

4° PASSO – SCHEDA VERIFICA DEL PRESIDENTE/VESCOVO

Il presidente o vescovo deve approvare tutte le uscite. L’approvazione viene mostrata selezionando ogni uscita nella scheda Verifica e cliccando il pulsante Controllato.

Le uscite approvate compaiono nella scheda Riepilogo delle uscite.

Archiviare le ricevute, se non sono allegate elettronicamente.

5° PASSO

Le uscite tramite trasferimento elettronico di fondi (EFT) verranno inviate direttamente al conto bancario per i rimborsi che è stato impostato.

Consegnare o spedire l’assegno. Per i pagamenti con i fondi delle offerte di digiuno, spedire l’assegno a un terzo perché lo incassi; non consegnarlo al membro.

Procedure di Strumenti per i membri

A seconda di dove ci si trova, le procedure per registrare le uscite in Strumenti per i membri possono variare leggermente dalle seguenti linee guida. In caso di domande, rivolgersi all’ufficio amministrativo di competenza. Le uscite possono essere inserite in Strumenti per i membri con o senza una connessione a Internet. Quando si inserisce una richiesta senza connessione Internet, le informazioni saranno conservate nel dispositivo e inviate una volta disponibile una connessione. Si consiglia di inserire il blocco del proprio dispositivo quando non è in uso.

Inserire le uscite

I dirigenti e gli archivisti delle unità possono presentare le uscite pertinenti alla Chiesa seguendo questa procedura:

• Da un dispositivo mobile, aprire Strumenti per i membri.
• Inserire le credenziali dell’account della Chiesa e il PIN secondo necessità.
• Andare al menu Finanze.
• Cliccare la voce Uscite nel menu.
• Cliccare il pulsante Aggiungi (+) per iniziare a inserire una nuova uscita.
• Selezionare dall’elenco la Persona che incassa desiderata.
  
  • Per aggiungere una persona che incassa, cliccare Nuova persona che incassa e inserire le informazioni secondo necessità, poi cliccare Aggiungi persona che incassa.
• Selezionare un Metodo di pagamento dall’elenco.
• Inserire lo Scopo dell’uscita (lo scopo dovrebbe essere il più breve possibile; se è necessario più spazio, mettere le informazioni aggiuntive — dattilografate o scritte a mano — su un documento separato e allegarlo alla transazione insieme alla ricevuta).
• Selezionare una Categoria dall’elenco. Se la categoria riguarda un’offerta di digiuno, selezionare Destinatario.
• Inserire l’Importo.
• Aggiungere altre categorie e importi, se necessario.
• Per aggiungere una ricevuta:
  
  • Cliccare Aggiungi ricevuta.
  • Caricare un’immagine della ricevuta oppure scattare una fotografia della stessa usando la fotocamera del proprio dispositivo. Controllare l’immagine.
  • Selezionare Ok oppure Riprova.
  • Controllare i dati del pagamento. Se necessario, aggiungere ulteriori informazioni o ricevute relative al pagamento (se è necessaria una descrizione più dettagliata, usare un foglio di carta separato per documentare il motivo. Questo documento potrà quindi essere fotografato e allegato come ulteriore supporto per la transazione).
• Cliccare Invia.

Verificare le uscite

I dirigenti e gli archivisti delle unità possono controllare e inviare le uscite relative alle richieste di pagamento per spese pertinenti alla Chiesa seguendo questa procedura:

• Da un dispositivo mobile, aprire Strumenti per i membri.
• Inserire le credenziali dell’account della Chiesa e il PIN secondo necessità.
• Andare al menu Finanze.
• Cliccare la voce Uscite nel menu.
• Andare alla sezione Uscite da controllare nella scheda Approva.
• Controllare le uscite, comprese le ricevute allegate.
• Modificare le uscite secondo necessità.
• Cliccare Invia o Cancella.

Approvare le uscite

Due persone autorizzate approvano ciascuna uscita. I firmatari autorizzati sono:

L’approvazione per le uscite in Strumenti per i membri può essere completata solo per le uscite che hanno una ricevuta allegata elettronicamente. Le uscite che non hanno una ricevuta allegata elettronicamente devono essere approvate in LCR.

I dirigenti e gli archivisti delle unità possono approvare le uscite pertinenti alla Chiesa seguendo questa procedura:

• Da un dispositivo mobile, aprire Strumenti per i membri.
• Inserire le credenziali dell’account della Chiesa e il PIN secondo necessità.
• Andare al menu Finanze.
• Cliccare la voce Uscite nel menu.
• Andare alla sezione Uscite da approvare nella scheda Approva.
• Controllare l’uscita, comprese le ricevute allegate.
• Cliccare Modifica per modificare l’uscita (inserire il motivo e poi Modifica).
• Cliccare Approva o Rifiuta per completare il processo (inserire il motivo e poi Rifiuta).

Uscite rifiutate

Se un’uscita è stata rifiutata durante il processo di approvazione, apparirà nella scheda Rifiutate. L’uscita può essere modificata e ripresentata per l’approvazione. L’uscita può anche essere cancellata se non più valida.

A seconda di dove ci si trova, le procedure per verificare ed elaborare le uscite rifiutate possono variare leggermente dalle seguenti linee guida. Per eventuali domande, rivolgersi all’ufficio amministrativo di competenza.

• Da un dispositivo mobile, aprire Strumenti per i membri.
• Inserire le credenziali dell’account della Chiesa e il PIN secondo necessità.
• Andare al menu Finanze.
• Cliccare la voce Uscite nel menu.
• Andare alla scheda Rifiutate.
• Sulla scheda Rifiutate apparirà un elenco di tutte le uscite che sono state rifiutate e che potrebbero richiedere ulteriori informazioni o correzioni.
• Per modificare l’uscita, cliccare l’uscita rifiutata. Nota: se l’uscita deve essere cancellata, cliccare Cancella sull’uscita.

Una volta completate le modifiche, compreso il controllo delle ricevute, cliccare Invia. L’uscita sarà inviata per l’approvazione. In alternativa, cliccare Seleziona destinatario.

Procedure di LCR

A seconda di dove ci si trova, le procedure per registrare le uscite possono variare lievemente dalle seguenti linee guida. Per eventuali domande, rivolgersi all’ufficio amministrativo di competenza.

Inserire le uscite

1. Sulla barra del menu di LCR, cliccare Finanze, quindi Uscite.
2. Cliccare Inserisci uscite, poi selezionare il metodo di pagamento appropriato. Nota: non è possibile scegliere più di un metodo di pagamento se l’unità ne ha solo uno. Il metodo di pagamento predefinito per la maggior parte delle aree è l’EFT.
3. Nel campo Numero di riferimento, inserire il numero di riferimento se non ne viene indicato uno in automatico.
4. Nel campo Data, inserire la data se non ne viene indicata una in automatico.
5. Nel campo Persona che incassa, inserire il nome della persona che incassa oppure cliccare la freccia in giù e individuarla nell’elenco. Se la persona che incassa non è nell’elenco, si potrà dover cliccare la casella Includi fuori unità o aggiungerla come nuova persona che incassa cliccando il pulsante Aggiungi persona che incassa e compilando le informazioni richieste. Nota: se per la propria unità sono disponibili i pagamenti EFT e se la persona che incassa è un membro della Chiesa i cui dati bancari non sono disponibili, chiedere a chi incassa di aggiungere questi dati nella sezione Conto bancario per spese e rimborsi su ChurchofJesusChrist.org/donations/#/settings dopo aver effettuato l’accesso con il suo account della Chiesa. Nota: se viene fatto un pagamento anticipato a un membro della Chiesa, selezionare l’opzione Sì. Nel caso di un pagamento anticipato, non sarà necessario caricare una ricevuta a questo punto dell’operazione. Il Pannello comandi e il Rapporto finanziario dell’unità mostreranno un’azione da intraprendere come promemoria per i dirigenti affinché carichino la ricevuta quando sarà disponibile.
6. Inserire lo scopo dell’uscita nel campo Scopo. Nota: se ci si trova in un’area in cui alla Chiesa è richiesto di pagare un’imposta sul valore aggiunto o altre imposte sugli acquisti, la prima categoria sarà quella delle imposte.
7. Nel campo Importo, inserire l’ammontare dell’uscita. Nota: se ci si trova in un’area in cui alla Chiesa è richiesto di pagare un’imposta sul valore aggiunto o altre imposte sugli acquisti, l’importo sarà quello totale meno l’ammontare delle imposte.
8. Se il pagamento riguarda più di una categoria, cliccare il campo Categoria successivo e ripetere il passo 7.
9. Nel caso di un’uscita riguardante i fondi delle offerte di digiuno, inserire il nome del membro che riceve l’aiuto nel campo Seleziona destinatario o cliccare la freccia in giù e individuare il destinatario nell’elenco. Se il destinatario non è nell’elenco, si potrà dover cliccare la casella Includi fuori unità o aggiungere la persona come nuovo destinatario cliccando Aggiungi destinatario e compilando le informazioni richieste.
10. Per allegare una ricevuta in formato elettronico, cliccare Scegli file per cercare l’immagine della ricevuta, oppure cliccare e trascinare il file nello spazio Carica ricevute (il campo si evidenzia quando il file viene trascinato nello spazio giusto). Se si usa uno smartphone per inserire le uscite, si può usare la fotocamera per scattare e aggiungere una foto della ricevuta.
11. Dopo aver cliccato Verifica per visualizzare la ricevuta, cliccare Salva. Nota: ogni ricevuta caricata deve essere controllata prima che l’uscita possa essere salvata.
    

Approvare le uscite

Due persone autorizzate approvano ciascuna uscita. I firmatari autorizzati sono:

Per approvare le uscite senza ricevute allegate elettronicamente:

1. Cliccare Approva uscite alla pagina Uscite o nel Pannello comandi.
2. Cliccare Approva le uscite con ricevute cartacee.
3. Spuntare la casella accanto a ciascuna uscita dell’elenco oppure la casella in cima alla colonna per selezionare tutte le uscite dell’elenco.
4. Cliccare Approva.
5. Ove applicabile, LCR richiederà che due utenti autorizzati inseriscano il nome utente e la password del proprio account della Chiesa per approvare le uscite selezionate.
   

Per approvare le uscite create con ricevute allegate elettronicamente:

1. Cliccare Approva uscite nella pagina Uscite o nel Pannello comandi.
2. Cliccare Approva le uscite con ricevute allegate.
3. Cliccare Esamina le ricevute allegate (ciascuna ricevuta deve essere esaminata prima che l’uscita possa essere approvata).
4. Cliccare Accetta se la ricevuta documenta adeguatamente l’uscita. Altrimenti, cliccare Rifiuta. Nota: se l’uscita viene rifiutata, fornire un motivo per il rifiuto. L’uscita sarà quindi elencata nella scheda Uscite in sospeso e potrà essere modificata o eliminata.
5. Cliccare Approva.
6. Dopo aver cliccato Approva, sarà chiesto di inserire il nome utente e la password del proprio account della Chiesa. La seconda persona che approverà l’uscita potrà vedere chi l’ha approvata per primo. Se uno di quelli che approvano l’uscita non è il presidente del palo o il vescovo, l’uscita sarà elencata nella scheda Verifica del vescovo o nella scheda Verifica del presidente per l’approvazione finale.
   

Verificare le uscite

Tutte le uscite devono essere approvate da un vescovo o da un presidente di palo. LCR consente di approvare elettronicamente ogni uscita. Se il presidente di palo o il vescovo ha approvato l’uscita in un passaggio precedente, l’uscita non comparirà in questa pagina e non saranno richieste ulteriori azioni da parte loro.

1. Sulla barra del menu di LCR, cliccare Finanze quindi Uscite.
2. La scheda Verifica del vescovo mostrerà un elenco di tutte le uscite che non sono state approvate. Nota: se si è in un palo, un distretto o un ramo, questa scheda sarà chiamata Verifica del presidente.
3. Controllare i dettagli di ciascuna uscita. Se è disponibile una ricevuta elettronica, sarà presente un’icona PDF.
4. Per autorizzare l’uscita, spuntare la casella accanto a ciascuna riga e poi cliccare Controllato.
   

Uscite in sospeso

Se un’uscita è stata rifiutata durante il processo di approvazione, apparirà nella pagina Uscite in sospeso. L’uscita può essere modificata e ripresentata per l’approvazione. L’uscita può anche essere cancellata se non è più valida.

A seconda di dove ci si trova, le procedure per verificare ed elaborare le uscite in sospeso possono lievemente variare dalle seguenti linee guida. In caso di domande, rivolgersi all’ufficio amministrativo di competenza.

1. Sulla barra del menu di LCR, cliccare Finanze, quindi Uscite.
2. Nella scheda Uscite in sospeso apparirà un elenco di tutte le uscite che sono state rifiutate e che potrebbero richiedere ulteriori informazioni o correzioni.
3. Per modificare l’uscita, cliccare il numero di riferimento. Nota: se l’uscita deve essere cancellata, cliccare l’icona del cestino sulla riga dell’uscita.
4. Una volta completate le modifiche, cliccare Salva i cambiamenti e l’uscita sarà inviata per l’approvazione.