Ausgaben und Erstattungen erfassen

Richtlinien und Bestimmungen

Jeder Pfahl und jede Gemeinde kann Mitgliedern genehmigte Ausgaben erstatten. Von Mitgliedern darf keine Teilnahmegebühr verlangt werden, auch sollten für sie keine Kosten für Material, Ausrüstung, Miete, Eintritt oder lange Fahrten anfallen. Aktivitäten, zu denen viele Mitglieder das Essen beisteuern, können veranstaltet werden, wenn dies für die Mitglieder keine übermäßige Belastung bedeutet.

Die Ausgaben müssen vom Pfahlpräsidenten oder Bischof im Voraus genehmigt werden. Die Genehmigung kann mündlich oder schriftlich erteilt werden.

Mitglieder, die Kosten erstattet bekommen möchten, sollen:

• Angeben, welche Kategorie belastet werden soll.
• Einen elektronischen Beleg oder eine elektronische Rechnung als Datei (Bild oder gescanntes Dokument) oder auf Papier vorlegen.
  
  • Aus jeder Quittung oder Rechnung (auch denen von Venmo, PayPal usw.) muss hervorgehen, welche Artikel wann und zu welchem Preis wo oder bei wem gekauft wurden.
  • Aus jeder Quittung gehen außerdem alle im Gesamtbetrag enthaltenen vorgeschriebenen Steuerbeträge hervor, aufgeschlüsselt nach Steuerart.
  • Wenn eine Quittung oder Rechnung verlorengegangen ist oder bei elektronischem Zahlungsverkehr (z. B. Venmo oder PayPal) aus einem Beleg nicht hervorgeht, welche Artikel wann und zu welchem Preis wo oder bei wem gekauft wurden, muss das Mitglied eine schriftliche Erklärung mit diesen Angaben vorlegen.

Die Angaben zur Erstattung und zur Ausgabe werden in LCR oder in „Tools für Mitglieder“ eingegeben. Einheiten, die LCR nicht nutzen, halten sich an die vor Ort geltenden Bestimmungen.

Zwei dazu befugte Führungsverantwortliche genehmigen jede Ausgabe; einer von ihnen muss Mitglied der Pfahlpräsidentschaft oder der Bischofschaft sein. Ein befugter Führungsverantwortlicher darf keine Ausgabe genehmigen, wenn er selbst der Zahlungsempfänger ist oder Zuwendungen aus dem Fastopferfonds erhält.

Der Pfahlpräsident oder der Bischof prüft jede Ausgabe, es sei denn, er war an der ersten Genehmigung beteiligt.

Wird die Ausgabe über den elektronischen Zahlungsverkehr EFT erstattet, vergewissert sich der Sekretär, dass das Mitglied ein Konto für die Erstattung angegeben hat (Näheres dazu hier). Der Sekretär gibt die Ausgaben in LCR oder in „Tools für Mitglieder“ ein und speichert sie. Der EFT läuft über die Bank, und das Mitglied erhält eine E-Mail mit der Information, dass das Geld innerhalb von zwei bis vier Werktagen auf dem Konto sein sollte.

Soll die Ausgabe per Scheck erstattet werden, erhält der Sekretär die entsprechende Genehmigung sowie die dazugehörigen Formulare. Der Sekretär stellt einen Scheck aus und holt die erforderlichen Unterschriften ein. Ein Scheck darf erst dann unterschrieben werden, wenn er vollständig ausgefüllt ist.

SCHRITT 1

Sie erhalten einen Zahlungsantrag, dem eine Quittung oder eine Rechnung beigefügt ist.

SCHRITT 2: REGISTERKARTE „AUSGABEN EINGEBEN“

Geben Sie die Angaben zu der Ausgabe in LCR oder in „Tools für Mitglieder“ ein, fügen Sie elektronisch alle Belege bei und holen Sie für jede Ausgabe eine zweite Genehmigung ein. (Bei Zahlungen aus dem Fastopfer geben Sie den Fastopferempfänger an.)

SCHRITT 3: REGISTERKARTE „AUSGABEN BEWILLIGEN“

Jeder Genehmiger muss die Belege überprüfen und jede Ausgabe genehmigen. Jede Ausgabe kann an einem Computer der Kirche oder von einem anderen Standort aus genehmigt werden, sofern die Belege elektronisch beigefügt sind.

Falls ein Scheck ausgestellt wurde, unterschreiben Sie den Scheck (zwei Unterschriften erforderlich).

SCHRITT 4: REGISTERKARTE „ÜBERPRÜFUNG DURCH DEN PRÄSIDENTEN/BISCHOF“

Der Präsident oder der Bischof muss sämtliche Ausgaben genehmigen. Wählen Sie in der Registerkarte „Überprüfung“ jede Ausgabe aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Überprüft, um kenntlich zu machen, dass die Genehmigung erfolgt ist.

Genehmigte Ausgaben erscheinen auf der Registerkarte „Zusammenfassung der Ausgaben“.

Heften Sie die Belege ab, falls sie nicht elektronisch beigefügt sind.

SCHRITT 5

Eine elektronische Zahlung wird direkt auf das Konto überwiesen, das für die Erstattung eingerichtet wurde.

Händigen Sie den Scheck persönlich aus oder verschicken Sie ihn per Post. Verschicken Sie den Scheck bei Fastopferzahlungen an den Zahlungsempfänger; händigen Sie ihn nicht dem Mitglied aus.

Vorgehensweise in „Tools für Mitglieder“

In manchen Ländern geht man bei der Berichtführung über die Ausgaben in „Tools für Mitglieder“ möglicherweise etwas anders vor als in den folgenden Richtlinien beschrieben. Falls Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige Stelle der Verwaltung. Ausgaben kann man in „Tools für Mitglieder“ online oder offline eintragen. Bei einer Offline-Eintragung werden die Angaben auf dem Gerät gespeichert und übermittelt, sobald man online ist. Achten Sie darauf, dass das Gerät gesperrt ist, wenn Sie es gerade nicht nutzen.

Ausgaben eingeben

Führungsverantwortliche und Sekretäre der Einheit können Ausgaben für die Kirche wie folgt einreichen:

• Öffnen Sie auf einem Mobilgerät Tools für Mitglieder.
• Geben Sie bei Bedarf Benutzername und Passwort für Ihren Kirchenaccount ein.
• Rufen Sie das Menü Finanzen auf.
• Klicken Sie im Menü auf Zahlungsanträge.
• Klicken Sie auf Hinzufügen (+), um eine neue Ausgabe anzulegen.
• Wählen Sie den gewünschten Zahlungsempfänger aus der Liste aus.
  
  • Um einen Zahlungsempfänger hinzuzufügen, klicken Sie auf Neuer Zahlungsempfänger und tragen Sie bei Bedarf weitere Angaben ein. Klicken Sie dann auf Zahlungsempfänger hinzufügen.
• Wählen Sie eine Zahlungsart aus der Liste aus.
• Geben Sie den Verwendungszweck der Ausgabe ein. (Der Verwendungszweck sollte so kurz wie möglich sein; wenn Sie zusätzlichen Platz benötigen, ergänzen Sie die zusätzlichen Angaben getippt oder handschriftlich auf einem separaten Dokument und fügen Sie sie zusammen mit dem Beleg der Transaktion bei.)
• Wählen Sie eine Kategorie aus der Liste aus. Handelt es sich bei der Kategorie um ein Fastopfer, wählen Sie einen Empfänger aus.
• Geben Sie den Betrag ein.
• Fügen Sie gegebenenfalls weitere Kategorien und Beträge hinzu.
• So fügen Sie eine Quittung hinzu:
  
  • Klicken Sie auf Quittung hinzufügen.
  • Laden Sie ein Foto der Quittung hoch oder fotografieren Sie die Quittung mit der Kamera Ihres Geräts. Prüfen Sie das Foto.
  • Klicken Sie auf OK oder auf Erneut versuchen.
  • Überprüfen Sie die Angaben zur Zahlung. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Angaben zur Zahlung oder Quittungen hinzu. (Falls eine detailliertere Beschreibung erforderlich ist, verwenden Sie ein zusätzliches Blatt Papier, um den Grund zu belegen. Dieses Dokument kann dann abfotografiert und als zusätzlicher Beweis für den Zahlungsvorgang beigefügt werden.)
• Klicken Sie auf Einreichen.

Ausgaben durchsehen

Führungsverantwortliche und Sekretäre der Einheit können Ausgaben infolge von Zahlungsanträgen für Ausgaben für die Kirche überprüfen und einreichen, indem sie die folgenden Schritte befolgen:

• Öffnen Sie auf einem Mobilgerät Tools für Mitglieder.
• Geben Sie bei Bedarf Benutzername und Passwort für Ihren Kirchenaccount ein.
• Rufen Sie das Menü Finanzen auf.
• Klicken Sie im Menü auf Zahlungsanträge.
• Rufen Sie im Register Zu überprüfende Ausgaben den Abschnitt Genehmigen auf.
• Überprüfen Sie die Ausgaben und die beigefügten Belege.
• Bearbeiten Sie die Ausgaben bei Bedarf.
• Klicken Sie auf Einreichen oder auf Löschen.

Ausgaben genehmigen

Jede Ausgabe wird von zwei dazu befugten Benutzern genehmigt. Die befugten Benutzer können sein:

Die Genehmigung für Ausgaben in „Tools für Mitglieder“ kann nur für Ausgaben erfolgen, für die ein elektronisch beigefügter Beleg vorliegt. Ausgaben ohne elektronisch beigefügten Beleg müssen in LCR genehmigt werden.

Führungsverantwortliche und Sekretäre der Einheit können Ausgaben für die Kirche genehmigen, indem sie die folgenden Schritte befolgen:

• Öffnen Sie auf einem Mobilgerät Tools für Mitglieder.
• Geben Sie bei Bedarf Benutzername und Passwort für Ihren Kirchenaccount ein.
• Rufen Sie das Menü Finanzen auf.
• Klicken Sie im Menü auf Zahlungsanträge.
• Rufen Sie im Register Zu genehmigende Ausgaben den Abschnitt Ausgaben genehmigen auf.
• Überprüfen Sie die Ausgabe und die beigefügten Belege.
• Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Ausgabe zu ändern (geben Sie einen Grund an und bearbeiten Sie die Ausgabe dann).
• Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen, um den Vorgang abzuschließen (geben Sie einen Grund an und lehnen Sie dann ab).

Abgelehnte Ausgaben

Wenn eine Ausgabe bei der Genehmigung abgelehnt wurde, wird sie auf der Seite mit den abgelehnten Ausgaben angezeigt. Die Ausgabe kann bearbeitet und erneut zur Genehmigung eingereicht werden. Wenn die Ausgabe nicht mehr gültig ist, kann sie auch gelöscht werden.

In manchen Ländern geht man bei der Überprüfung und Bearbeitung abgelehnter Ausgaben möglicherweise etwas anders vor als in den folgenden Richtlinien beschrieben. Falls Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige Stelle der Verwaltung.

• Öffnen Sie auf einem Mobilgerät Tools für Mitglieder.
• Geben Sie bei Bedarf Benutzername und Passwort für Ihren Kirchenaccount ein.
• Rufen Sie das Menü Finanzen auf.
• Klicken Sie im Menü auf Zahlungsanträge.
• Öffnen Sie das Register Abgelehnt.
• Auf der Registerkarte „Abgelehnt“ sind alle abgelehnten Ausgaben aufgeführt, bei denen unter Umständen zusätzliche Angaben oder Korrekturen erforderlich sind.
• Um eine Ausgabe zu bearbeiten, klicken Sie auf die abgelehnte Ausgabe. Hinweis: Wenn die Ausgabe gelöscht werden soll, klicken Sie bei der Ausgabe auf Löschen.

Wenn die Bearbeitungen abgeschlossen sind, einschließlich der Überprüfung der Belege, klicken Sie auf Einreichen. Die Ausgabe wird zur Genehmigung eingereicht. Oder klicken Sie auf Empfänger auswählen.

Vorgehensweise in LCR

In manchen Ländern geht man bei der Berichtführung über die Ausgaben möglicherweise etwas anders vor als in den folgenden Richtlinien beschrieben. Falls Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige Stelle der Verwaltung.

Ausgaben eingeben

1. Klicken Sie in der LCR-Menüleiste auf Finanzen und anschließend auf Ausgaben.
2. Klicken Sie auf Ausgaben eingeben und wählen Sie die zutreffende Zahlungsmethode aus. Hinweis: Wenn für Ihre Einheit nur eine Zahlungsmethode in Frage kommt, kann es sein, dass diese Option gar nicht angezeigt wird. Standardmäßig wird in den meisten Gebieten der elektronische Zahlungsverkehr für Zahlungen genutzt.
3. Geben Sie ins Feld Bezugsnummer die Bezugsnummer ein, wenn sie nicht automatisch angegeben ist.
4. Geben Sie ins Feld Datum das Datum ein, wenn es nicht automatisch angegeben ist.
5. Tragen Sie unter Zahlungsempfänger den Namen des Empfängers ein oder klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie einen Zahlungsempfänger aus der Liste aus. Wenn der Empfänger dort nicht aufgeführt ist, müssen Sie entweder die Option Teilnehmer berücksichtigen, die nicht der Einheit angehören auswählen oder den Betreffenden als neuen Zahlungsempfänger hinzufügen, indem Sie auf Zahlungsempfänger hinzufügen klicken und die erforderlichen Angaben eintragen. Hinweis: Wenn in Ihrer Einheit die elektronische Zahlung möglich ist und es sich bei dem Zahlungsempfänger um ein Mitglied handelt, dessen Bankverbindung nicht bekannt ist, dann bitten Sie ihn, sich bei seinem Kirchenaccount anzumelden und seine Angaben dann in den Bereich für die Erstattungen unter ChurchofJesusChrist.org/donations/#/settings einzutragen. Hinweis: Falls eine Vorauszahlung an ein Mitglied erfolgt, wählen Sie die Option Ja aus. Für eine Vorauszahlung muss zu diesem Zeitpunkt kein Beleg hochgeladen werden. Auf der Übersichtsseite und im Finanzbericht der Einheit wird ein offener Vorgang angezeigt, womit die Führer der Einheit daran erinnert werden, den Beleg hochzuladen, wenn er vorliegt.
6. Geben Sie in das Feld Verwendungszweck ein, wofür die Ausgabe getätigt wurde. Hinweis: Befinden Sie sich in einem Gebiet, in dem die Kirche der Umsatzsteuer oder anderen Verkaufssteuern unterliegt, erscheint die Steuerkategorie als Erstes.
7. Geben Sie ins Feld Betrag den Betrag der Ausgabe ein. Hinweis: Befinden Sie sich in einem Gebiet, in dem die Kirche der Umsatzsteuer oder anderen Verkaufssteuern unterliegt, ist der Betrag der Gesamtbetrag abzüglich Steueranteil.
8. Wenn die Zahlung auf mehrere Kategorien aufgeteilt wird, klicken Sie auf das Feld für die nächste Kategorie und wiederholen dann Schritt 7.
9. Geben Sie bei Fastopferzahlungen in das Feld Empfänger auswählen den Namen des Mitglieds ein, das die Zahlung empfängt, oder klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie den Zahlungsempfänger aus der Liste aus. Wenn der Empfänger dort nicht aufgeführt ist, müssen Sie entweder die Option Teilnehmer berücksichtigen, die nicht der Einheit angehören auswählen oder den Betreffenden als neuen Empfänger hinzufügen, indem Sie auf Zahlungsempfänger hinzufügen klicken und die erforderlichen Angaben eintragen.
10. Um einen Beleg elektronisch beizufügen, klicken Sie auf Datei auswählen und suchen Sie nach dem Bild des Belegs, oder ziehen Sie die Datei in den Bereich Belege hochladen und legen Sie sie dort ab. (Das Feld wird farblich hervorgehoben, wenn die Datei in den richtigen Bereich gezogen wurde.) Falls Sie die Ausgabe über ein Smartphone eingeben, können Sie den Beleg mit der Kamera fotografieren und das Bild beifügen.
11. Klicken Sie anschließend auf Überprüfen, um sich den Beleg anzusehen, und danach auf Speichern. Hinweis: Jeder hochgeladene Beleg muss überprüft werden, ehe die Ausgabe gespeichert werden kann.
    

Ausgaben genehmigen

Jede Ausgabe wird von zwei dazu befugten Benutzern genehmigt. Die befugten Benutzer können sein:

Ausgaben ohne elektronisch beigefügte Belege genehmigen:

1. Klicken Sie auf der Seite mit den Ausgaben oder auf der Übersichtsseite auf Ausgaben genehmigen.
2. Klicken Sie auf Ausgaben mit Papierbelegen genehmigen.
3. Klicken Sie auf das jeweilige Kästchen neben der Ausgabe in der Liste, oder klicken Sie auf das Kästchen in der Kopfzeile der Spalte, um alle Ausgaben in der Liste auszuwählen.
4. Klicken Sie auf Genehmigen.
5. Falls erforderlich, müssen zwei befugte Benutzer den Benutzernamen und das Passwort für ihren Kirchenaccount eingeben, um die ausgewählten Ausgaben zu genehmigen.
   

Ausgaben mit elektronisch beigefügten Belegen genehmigen:

1. Klicken Sie auf der Seite mit den Ausgaben oder auf der Übersichtsseite auf Ausgaben genehmigen.
2. Klicken Sie auf Ausgaben mit beigefügten Belegen genehmigen.
3. Klicken Sie auf Beigefügte Belege prüfen (jeder Beleg muss geprüft werden, bevor die Ausgabe genehmigt werden kann).
4. Klicken Sie auf Annehmen, wenn der Beleg die Ausgabe hinreichend rechtfertigt. Klicken Sie andernfalls auf Ablehnen. Hinweis: Bei Ablehnung der Ausgabe geben Sie einen Grund für die Ablehnung an. Die Ausgabe wird dann im Register „Ausstehende Ausgaben“ aufgeführt, wo sie bearbeitet oder gelöscht werden kann.
5. Klicken Sie auf Genehmigen.
6. Nachdem Sie auf Genehmigen geklickt haben, werden Sie aufgefordert, den Benutzernamen und das Passwort Ihres Kirchenaccounts einzugeben. Der zweite Genehmiger der Ausgabe kann sehen, wer die Ausgabe zuerst genehmigt hat. Wenn keiner der beiden der Bischof oder der Pfahlpräsident ist, wird die Ausgabe zur abschließenden Genehmigung im Register „Überprüfung durch den Bischof“ oder im Register „Überprüfung durch den Präsidenten“ aufgeführt.
   

Ausgaben durchsehen

Alle Ausgaben müssen entweder vom Bischof oder vom Pfahlpräsidenten genehmigt werden. In LCR kann jede Ausgabe auf elektronischem Weg genehmigt werden. Wenn der Pfahlpräsident oder der Bischof die Ausgabe bereits in einem früheren Schritt genehmigt hat, erscheint die Ausgabe nicht auf dieser Seite und der Pfahlpräsident oder der Bischof muss nichts weiter tun.

1. Klicken Sie in der LCR-Menüleiste auf Finanzen und anschließend auf Ausgaben.
2. In der Registerkarte „Überprüfung durch den Bischof“ ist eine Liste aller Ausgaben zu sehen, die nicht genehmigt wurden. Hinweis: Wenn Ihre Einheit ein Pfahl, ein Distrikt oder ein Zweig ist, heißt die Registerkarte „Überprüfung durch den Präsidenten“.
3. Überprüfen Sie die Einzelheiten zu jeder Ausgabe. Wenn es einen elektronischen Beleg gibt, ist ein PDF-Symbol zu sehen.
4. Um die Ausgabe zu genehmigen, klicken Sie in der Zeile der Ausgabe auf das Kästchen und dann auf Geprüft.
   

Ausstehende Ausgaben

Wenn eine Ausgabe bei der Genehmigung abgelehnt wurde, wird sie auf der Seite mit den ausstehenden Ausgaben angezeigt. Die Ausgabe kann bearbeitet und erneut zur Genehmigung eingereicht werden. Wenn die Ausgabe nicht mehr gültig ist, kann sie auch gelöscht werden.

In manchen Ländern geht man bei der Überprüfung und Bearbeitung ausstehender Ausgaben möglicherweise etwas anders vor als in den folgenden Richtlinien beschrieben. Falls Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige Stelle der Verwaltung.

1. Klicken Sie in der Menüleiste in LCR auf Finanzen und anschließend auf Ausgaben.
2. In der Registerkarte „Ausstehende Ausgaben“ sind alle abgelehnten Ausgaben aufgeführt, bei denen unter Umständen zusätzliche Angaben oder Korrekturen erforderlich sind.
3. Um eine Ausgabe zu bearbeiten, klicken Sie auf die Bezugsnummer. Hinweis: Wenn die Ausgabe gelöscht werden soll, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol in der Zeile der Ausgabe.
4. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf Änderungen speichern. Damit wird die Ausgabe zur Genehmigung eingereicht.